Kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning til understøttelse af indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen for statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner

Moderniseringsstyrelsen

1: Baggrund of formål
Moderniseringsstyrelsen ønsker at indgå en kontrakt om tilrådighedsstillelse af en fælles løsning (også benævnt IFS) til understøttelse af indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Løsningen skal erstatte Moderniseringsstyrelsens nuværende IndFak-løsning. Løsningen skal indgå som en del af Moderniseringsstyrelsens system-portefølje på økonomiområdet. Løsningen skal anvendes obligatorisk af de fleste statslige myndigheder, jf. bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 om statens regnskabsvæsen m.v. Desuden kan løsningen anvendes af en række selvejende institutioner. På: http://www.modst.dk/Systemer/Projekter/Genudbud-af-RejsUd-og-IndFak kan ses en liste over statslige selvejende institutioner, der med den nuværende organisering potentielt har mulighed for at anvende løsningen.
Moderniseringsstyrelsen vil være direkte kontraktpart med tjenesteyderen. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af løsningen skulle indgå tilslutningsaftaler med Moderniseringsstyrelsen.
Den eksisterende IndFak løsning anvendes af ca. 175 statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner, der i alt har ca. 27 000 brugere, som årligt behandler ca. 1 000 000 fakturaer i systemet.
I alt vil ca. 460 statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner have mulighed for at tilslutte sig løsningen. Moderniseringsstyrelsen skønner, at disse statslige myndigheder og statslige selvejende institutioner behandler ca. 2 000 000 elektroniske fakturaer årligt, og at de afgiver ca. 1 000 000 indkøbsordrer årligt elektronisk eller på en anden måde.
Det forventes, at antallet af elektroniske indkøbsordrer, der vil blive oprettet i løsningen, vil starte på et lavt niveau, men at mængden vil stige, så op mod halvdelen af ordrer fra IFS-brugerinstitutionerne vil blive afgivet elektronisk fra løsningen i løbet af et par år.
Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Moderniseringsstyrelsen tilrådighedstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet. Løsningen skal kunne understøtte anvendelsen af fællesstatslige indkøbsaftaler, brug af elektroniske varekataloger, elektronisk håndtering af indkøbsordrer og fakturaer samt understøtte en effektiv organisering af forretningsgangene på området i henhold til Moderniseringsstyrelsens best practice for digitale indkøb (http://www.modst.dk/Regnskab/Indkoeb-i-staten/Best-Practice-for-Digitale-Indkoeb). Løsningen skal kunne integreres med Navision Stat samt Statens datavarehus ØSLDV. Løsningen skal kunne tages i brug kort tid efter kontraktindgåelse og den nødvendige integration til Navision Stat skal derfor kunne etableres hurtigt. Løsningen skal endvidere kunne anvende NemHandel og de relevante OIO-standarder på e-handelsområdet, og skal på sigt kunne understøtte anvendelsen af de fælles europæiske PEPPOL standarder. Derudover skal løsningen kunne understøtte tværgående konsolidering i administrative fællesskaber, der varetager administrative opgaver på tværs af organisatoriske enheder både inden for det enkelte ministerområde og på tværs af ministerområder, samt på tværs af Navision Stat installationer, ligesom løsningen skal kunne understøtte statens kontoplan, der er en dimensionskontoplan, hvor antallet af anvendte dimensioner og dimensionsværdier varierer fra regnskab til regnskab.
Moderniseringsstyrelsen vil indgå en kontrakt, som vil indebære en købspligt for etablering af integrationer og anvendelse svarende til 1 000 000 fakturaer årligt. Dette anses for at udgøre den væsentligste del af kontraktens værdi henset til de omkostninger, der er forbundet med etablering af løsningen. Hertil kommer et kontraktuelt krav om en prisstruktur, der giver betydelige rabatter, når mængden af fakturaer i løsningen øges. For at skabe den nødvendige fleksibilitet i kontraktperioden og tilgodese behovet for eventuel udvidet anvendelse af løsningen, har Moderniseringsstyrelsen mulighed for at benytte de i punkt II.2.2) beskrevne optioner.
2: Ydelsernes hovedområder
Moderniseringsstyrelsen ønsker at indgå en kontrakt, der i hovedtræk forventes at omfatte følgende ydelser:
A) Software-as-a-Service
— Tilrådighedsstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, som drives og hostes af tjenesteyderen (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke skal foretages væsentlige tilpasninger udover de nødvendige integrationer.
— Tjenesteyderen skal udover drift og hosting levere vedligeholdelse og support af løsningen.
— Løsningen skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå løsningen med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i løsningen på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.
— Løsningen skal omfatte integrationer til Navision Stat, Statens data-varehus ØSLDV og NemHandel.
— Løsningen skal kunne understøtte en dimensionskontoplan.
— Løsningen skal understøtte høj grad af anvendelse af elektroniske indkøbsordrer samt understøtte mulighederne for at opnå en høj grad af automatch mellem fakturaer og indkøbsordrer.
— Løsningen skal være en koncernløsning til Staten, som kan understøtte tværgående konsolidering i administrative fællesskaber.
B) Videreudvikling
— Ved videreudvikling forstås bl.a. ændring af etablerede integrationer.
C) Værktøjer, uddannelses- og vejledningsmaterialer samt konsulentydelser
— Tjenesteyder skal levere implementeringsværktøjer og uddannelses- og vejledningsmaterialer vedrørende løsningen.
— Tjenesteyderen skal i mindre omfang tilbyde konsulentydelser i tilknytning til løsningen, f.eks. til rådgivning af Moderniseringsstyrelsen og uddannelse af Moderniseringsstyrelsens ansatte.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-08-15. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-06-17.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Miracle A/S

Hvem?

• • Moderniseringsstyrelsen

Hvad?

• • It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• • Danmark › Hovedstaden