Kontrakt om IT-system til affaldsadministration

Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, AffaldVarme Aarhus

Kontrakten vedrører levering, klargøring, implementering samt vedligeholdelse af et IT-system til affaldsadministration i Aarhus Kommune.
AffaldVarme Aarhus (herefter betegnet som AVA) ønsker, at systemet sikrer en understøttelse af væsentlige aftalemæssige og økonomiske forhold i forbindelse med AVA's administration af de forskellige affaldsordninger, som forvaltningen tilbyder kommunens borgere og virksomheder.
Det ønskes endvidere, at systemet understøtter den daglige drift vedrørende tømninger og udskiftning af affaldsbeholdere m.v., samt at systemet opsamler og håndterer de hændelser, der knytter sig til den daglige drift, herunder registrering af hver enkelt tømning. Den daglige drift varetages af selvstændige vognmænd og af AVA's eget Beholderværksted, der begge anvender egne driftssystemer med integration til AVA's administrationssystem.
Det udbudte system skal – via de i udbudsmaterialet nærmere beskrevne snitflader – integrere med en række øvrige kommunale systemer og fælles-offentlige systemer, beregne regningslinjer samt anvende fælles-offentlige digitale tjenester.
Der ønskes en løsning, hvor det udbudte system udgøres af en kerne, hvis primære funktionalitet omfatter håndtering af kunder, kundeaftaler, leverandøraftaler og økonomi. Som en del af systemkernen ønskes mulighed for at integrere til forskellige funktionaliteter i form af moduler, f.eks. til CRM, hændelsesstyring og rapportering samt Business Intelligence m.fl.
I overensstemmelse med Aarhus Kommunes byrådsbeslutning vedrørende fremme af OSS er AVA i nærværende udbudsforretning indstillet på at modtage tilbud på systemløsninger, der indeholder eller anvender software, hvortil der er knyttet forskellige licensbetingelser m.v. De nærmere vilkår herfor vil fremgå af udbudsmaterialet.
Link til byrådsbeslutningen: http://195.41.32.55/412566C800454806/UNIDSortInfo/D63AE51788401452C125794B003C45F8?OpenDocument />Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter leverandørens pligt til at levere systemløsning, vedligeholdelse m.v. ud fra det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af rammeaftale i forbindelse med Ordregivers muligheder for i kontraktperioden at bestille konsulentydelser, herunder udviklingsarbejder, relateret til den leverede løsning.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2013-09-26. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-08-16.

Hvem?
Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2013-08-16 Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbekendtgørelse (2013-08-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:
Med udgangspunkt i aktuelle data om det nuværende administrationssystem, forventes det udbudte system at skulle administrere cirka 65 000 aftaler vedrørende affald.Aftalerne vedrører cirka 2 300 000 årlige tømninger fordelt på omtrentligt 70 000 enheder af forskellig art og omfang anvendt til opsamling af dagrenovation, papir, haveaffald m.v.Hertil kommer administration af en række andre affaldsordninger, såsom eksempelvis storskraldsordning, bringeordninger for papir og glas samt ordninger for erhvervsvirksomheder.Systemet håndterer endvidere bestillingsopgaver og engangsydelser, herunder eksempelvis sækkemærker, vask af beholdere, ekstra tømning m.v.Som følge af udlicitering varetages tømningen af affaldsenhederne af private vognmænd. Som led i opgavevaretagelsen kommunikerer vognmændene løbende med administrationssystemet, eksempelvis i form af indberetninger om vejdata, problemer med tømningen m.v.Tømningsområdet er dækket af 10 kontrakter.
Vis mere
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Aarhus Kommune, Teknik og Miljø, AffaldVarme Aarhus
Postadresse: Bautavej 1
Postnummer: 8210
Postby: Aarhus V
Kontakt
Internetadresse: http://www.aarhus.dk/sitecore/content/Subsites/affaldvarmeaarhus/Home.aspx?sc_lang=da 🌏
E-mail: affaldvarme@aarhus.dk 📧
Telefon: +45 89401500 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-08-16 📅
Tilbudsfrist: 2013-09-26 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-08-21 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 161-281178
EUT-S-nummer: 161
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra Ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud. Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside (http://www.aarhus.dk/udbud). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer m.v. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. For sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes sammenslutningens soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre virksomheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre virksomheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. 3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation. 4) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4). 5) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 2 fysiske (papirbaserede) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash. 6) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail. 7) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 48 måneder skal regnes fra tidspunktet for overtagelsesdagen. 8) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk og engelsk. IV.3.6) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse Følgende officielle EU-sprog: DA Andet: Tekniske dokumenter kan dog fremsendes på dansk eller engelsk.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Kontrakten vedrører levering, klargøring, implementering samt vedligeholdelse af et IT-system til affaldsadministration i Aarhus Kommune.
AffaldVarme Aarhus (herefter betegnet som AVA) ønsker, at systemet sikrer en understøttelse af væsentlige aftalemæssige og økonomiske forhold i forbindelse med AVA's administration af de forskellige affaldsordninger, som forvaltningen tilbyder kommunens borgere og virksomheder.
Vis mere
Det ønskes endvidere, at systemet understøtter den daglige drift vedrørende tømninger og udskiftning af affaldsbeholdere m.v., samt at systemet opsamler og håndterer de hændelser, der knytter sig til den daglige drift, herunder registrering af hver enkelt tømning. Den daglige drift varetages af selvstændige vognmænd og af AVA's eget Beholderværksted, der begge anvender egne driftssystemer med integration til AVA's administrationssystem.
Vis mere
Det udbudte system skal – via de i udbudsmaterialet nærmere beskrevne snitflader – integrere med en række øvrige kommunale systemer og fælles-offentlige systemer, beregne regningslinjer samt anvende fælles-offentlige digitale tjenester.
Der ønskes en løsning, hvor det udbudte system udgøres af en kerne, hvis primære funktionalitet omfatter håndtering af kunder, kundeaftaler, leverandøraftaler og økonomi. Som en del af systemkernen ønskes mulighed for at integrere til forskellige funktionaliteter i form af moduler, f.eks. til CRM, hændelsesstyring og rapportering samt Business Intelligence m.fl.
Vis mere
I overensstemmelse med Aarhus Kommunes byrådsbeslutning vedrørende fremme af OSS er AVA i nærværende udbudsforretning indstillet på at modtage tilbud på systemløsninger, der indeholder eller anvender software, hvortil der er knyttet forskellige licensbetingelser m.v. De nærmere vilkår herfor vil fremgå af udbudsmaterialet.
Vis mere
Udbuddet omfatter en kontrakt, der indeholder elementer af såvel en offentlig kontrakt som en rammeaftale, idet kontrakten både omfatter leverandørens pligt til at levere systemløsning, vedligeholdelse m.v. ud fra det ovenfor angivne, ligesom der vil indgå et element af rammeaftale i forbindelse med Ordregivers muligheder for i kontraktperioden at bestille konsulentydelser, herunder udviklingsarbejder, relateret til den leverede løsning.
Vis mere
Mængde eller omfang:
Med udgangspunkt i aktuelle data om det nuværende administrationssystem, forventes det udbudte system at skulle administrere cirka 65 000 aftaler vedrørende affald.
Aftalerne vedrører cirka 2 300 000 årlige tømninger fordelt på omtrentligt 70 000 enheder af forskellig art og omfang anvendt til opsamling af dagrenovation, papir, haveaffald m.v.
Hertil kommer administration af en række andre affaldsordninger, såsom eksempelvis storskraldsordning, bringeordninger for papir og glas samt ordninger for erhvervsvirksomheder.
Systemet håndterer endvidere bestillingsopgaver og engangsydelser, herunder eksempelvis sækkemærker, vask af beholdere, ekstra tømning m.v.
Som følge af udlicitering varetages tømningen af affaldsenhederne af private vognmænd. Som led i opgavevaretagelsen kommunikerer vognmændene løbende med administrationssystemet, eksempelvis i form af indberetninger om vejdata, problemer med tømningen m.v.
Vis mere
Tømningsområdet er dækket af 10 kontrakter.
Beskrivelse af mulighederne:
1) Forlængelse af kontrakten:
Kontrakten vil indeholde en option på forlængelse af kontraktens løbetid i 24 måneder. I givet fald vil meddelelse om optionens udnyttelse blive givet til Leverandøren senest 3 måneder før kontraktens udløb, eller senest 3 måneder før udløb af en eventuelt tidligere udnyttet option. Optionen kan anvendes op til 2 gange.
Vis mere
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 24 måneder
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos Ordregiver.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark.
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
På udbuddets hjemmeside (http://www.aarhus.dk/udbud) findes en skabelon til tro og love erklæring, som ansøgerne kan anvende.
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
2) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitals værdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
For sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes sammenslutningens soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.
Såfremt ansøgeren baserer sig på andre virksomheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre virksomheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.
Teknisk og faglig kompetence:
Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser (referenceliste), jf. punkt II.1.5, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af tidspunkter for leverancen afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Vis mere
Ansøger bedes for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegøre for, hvorfor tjenesteydelsen er relevant for AffaldVarme.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
I tilfælde af forudbetaling forventes det, at der kræves anfordringsgaranti fra et anerkendt garanti- eller finansieringsinstitut. Eventuelle øvrige krav til sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår, herunder betalingsplan, vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form.
Samtlige deltagere i en sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt samt udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Eventuel begrænsning af antallet af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter en vurdering af,hvilke ansøgere, der (I) har dokumenteret den bedste økonomiske kapacitet på baggrund af den oplysteomsætning samt soliditetsgrad, jf. pkt. III.2.2, og (II) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer, jf. pkt. III.2.3) I vurderingen vægter (II) mere end (I).
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Navn: Rambøll Management Consulting A/S
Postadresse: Olof Palmes Allé 20
Postby: Aarhus N
Postnummer: 8200
Enhed: Charlotte Mozart Ernst
Telefon: +45 51613408 📞
E-mail: cme@ramboll.com 📧
URL til yderligere oplysninger: http://ramboll-management.dk 🌏
URL til dokumenter: http://ramboll-management.dk 🌏
URL til deltagelse: http://ramboll-management.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
1) I henhold til pkt. I.1), bemærkes, at der ikke er yderligere dokumenter, som ansøgeren kan rekvirere fra Ordregiver under prækvalifikationsfasen. Yderligere dokumenter i form af udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der efter prækvalifikationen opfordres til at afgive tilbud.
Vis mere
Eventuelle spørgsmål og svar vedrørende prækvalifikationen vil tilsvarende blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside (http://www.aarhus.dk/udbud). Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.
2) Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2) angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1), III.2.2) og III.2.3) angivne oplysninger, erklæringer m.v. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.
Vis mere
For sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes sammenslutningens soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.
Såfremt ansøgeren baserer sig på andre virksomheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre virksomheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.
3) Hver ansøger kan kun afgive 1 anmodning om prækvalifikation.
4) Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4).
5) Anmodningen om prækvalifikation skal sendes til Rambøll Management Consulting, jf. kontaktdata i pkt. I.1). Anmodningen om prækvalifikation skal afgives i 1 fysisk (papirbaseret) eksemplar. Ordregiver ser desuden gerne, at ansøgeren herudover vedlægger 2 fysiske (papirbaserede) kopier af anmodningen samt 1 elektronisk kopi af anmodningen vedlagt på et fysisk medium, f.eks. CD/DVD-rom eller USB-flash.
Vis mere
6) Anmodningen om prækvalifikation kan ikke afgives pr. e-mail.
7) Med henvisning til punkt II.3) oplyses supplerende, at kontraktens varighed på 48 måneder skal regnes fra tidspunktet for overtagelsesdagen.
8) Med henvisning til punkt IV.3.5) oplyses supplerende, at ansøgning om prækvalifikation skal være på dansk, ligesom udbudsmaterialet vil foreligge på dansk, og tilbud skal afgives på dansk.
I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk, eksempelvis i relation til teknisk dokumentation, der forventes at kunne afleveres på dansk og engelsk.
IV.3.6) Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse
Følgende officielle EU-sprog: DA
Andet:
Tekniske dokumenter kan dog fremsendes på dansk eller engelsk.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. med senere ændringer. Loven med senere ændringer er offentliggjort på: www.retsinfo.dk
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Tilbagevendende udbud
Det forventes, at kontrakten bliver udbudt igen ved udbud af ny kontrakt til erstatning af den udbudte kontrakt. Afhængigt af udnyttelsen af optionen om forlængelse af kontraktens løbetid, jf. punkt II.2.3), forventes et nyt udbud iværksat i løbet af år 2018-2021.
Vis mere
Kilde: OJS 2013/S 161-281178 (2013-08-16)