Koncernløsning (økonomi, debitor, løn, vagtplan)

Aalborg Kommune, Borgmesterens Forvaltning, IT- og Personalekontoret

Aalborg Kommune har til 31.12.2014 kontrakt med KMD om adgang til Opus Koncernløsning. Herudover har Aalborg Kommune kontrakt med KMD om Opus Debitor til 31.12.2014.Der er medio april 2013 omkring 3.000 brugere tilsammen på de to løsninger. Ligeledes til 31.12.2014 har Aalborg Kommune kontrakt med KMD om Vagtplan med p.t. ca. 700 brugere.
Aalborg Kommune udbyder fremtidig kontrakt om en koncernløsning omfattende understøttelse af kommunens opgaver og processer indenfor økonomi, debitor, løn og vagtplan. Der er forventning om en stor stigning i antallet af brugere i.f.t. nuværende kontrakter. Dette vil nærmere fremgå af udbudsmaterialet.
Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning af løsningen, herunder:
- Brugsret til løsningen.
- Drift og support.
- Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningmæssig, faglig og teknologisk udvikling.
- Implementering af løsningen, herunder projektledelse, konvertering, superbrugeruddannelse, afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af løsningen.
- Integration og snitflader til/fra andre systemer.
- Levering og vedligeholdelse af dokumentation på dansk
- Uddannelse i henhold til aftalt omfang (option).
Aalborg Kommune ønsker én koncernløsning med understøttelse af bl.a. følgende målsætninger:
1. Effektiv administration med forenklede og effektiviserede arbejdsgange.
2. Øget decentralisering og effektivisering, herunder mulighed for selvbetjening og egen indberetning. Understøtte decentralisering således, at data i videst muligt omfang "fanges" og indberettes ved kilden. Omfanget af manuelle, papirbaserede "videreforsendelser" skal minimeres.
3. Fleksibilitet i forhold til tilrettelæggelse af arbejdsopgaver og arbejdsgange.
4. Nem, hurtig og fleksibel adgang til data, information og udtræk på alle niveauer.
5. Data i løsningen og data om organisationen og brugerne skal kun indberettes én gang og skal kunne genbruges i alle relevante processer. Indberetninger skal slå igennem i hele løsningen online.
6.Tværgående overblik, styring og opfølgning i den enklete forvaltning, i den enkelte insittution og i kommunen som helhed. Understøttelse af såvel den decentrale leder, som koncernledelsen.
7. Brug af én løsning, der minimerer behovet for "sidesystemer", interne snitflader, lokale regneark m.v.
8. Brugerne skal opleve løsningen som nem at bruge og som ét fælles system i kommunen.
Løsningen skal tilbydes som en servicebureauløsning.
Aalborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én hovedleverandør om en samlet leverance.
Aalborg Kommune ønsker at indgå kontrakt om et standardsystem med mindst muligt behov for udvikling.
Hovedparten af 2014 afsættes til implementering. Løsningen skal sættes i drift i Aalborg Kommunes forvaltninger og institutioner, herunder selvejende institutioner pr. 1.1.2015 med hensyntagen til forsupplementsperiode pr. 1.12.2014 og udbetaling af løn til forudlønnede pr. 1.1.2015.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-05-23. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-04-16.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Fujitsu A/S

Hvem?

• • Aalborg Kommune, Borgmesterens Forvaltning, IT- og Personalekontoret

Hvad?

• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelvedligeholdelses- og reparationstjenester
• • Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med vedligeholdelse af databehandlingssystemer

Hvor?

• • Nordjylland › Nordjylland