Framework contract for the provision of travel arrangement services for the European Environment Agency (EEA)

EEA Procurement Services

The purpose of this call for tenders is to conclude a contract with a travel agency capable of providing the services and handling the number of travel arrangements — mainly flight tickets but also hotel bookings and car rentals — for both the EEA staff members and invitees to EEA's meetings as stated in the tender specifications.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2014-02-07. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-12-16.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2013-12-16 Udbudsbekendtgørelse
2014-05-22 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2013-12-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Rammekontrakt vedrørende tilrettelæggelse af rejser for Det Europæiske Miljøagentur (EEA)
Mængde eller omfang:
Den samlede anslåede værdi af rammekontrakten er 5 800 000 EUR for en periode på højst 48 måneder. Rammekontrakten vil blive indgået for en indledende periode på 24 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for 1 forlængelse for en periode på 24 måneder.5 800 000
Vis mere
Den samlede værdi af udbuddet: 5 800 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: engelsk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Europæisk institution/agentur eller international organisation
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Hjælpevirksomhed i forbindelse med transport; rejsebureauvirksomhed 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Europæisk institution/agentur eller international organisation
Navn på ordregivende myndighed: EEA's indkøbstjeneste
Postadresse: Kongens Nytorv 6
Postnummer: 1050
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.eea.europa.eu 🌏
E-mail: procurement@eea.europa.eu 📧
Telefon: +45 33367138 📞
Fax: +45 33367271 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-12-16 📅
Tilbudsfrist: 2014-02-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-12-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 249-433889
EUT-S-nummer: 249
Yderligere oplysninger
Alle udbudsdokumenterne og alle yderligere oplysninger kan ses og downloades fra EEA's eksterne websted på følgende adresse: http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Formålet med dette udbud er at indgå en kontrakt med et rejsebureau, der kan levere tjenesteydelser og forestå rejsearrangementer — hovedsageligt reservering af flybilletter, men også booking af hotelværelser og udlejningsbiler — for både ansatte og mødedeltagere ved EEA, som anført i udbudsmaterialet.
Vis mere
Mængde eller omfang:
Den samlede anslåede værdi af rammekontrakten er 5 800 000 EUR for en periode på højst 48 måneder. Rammekontrakten vil blive indgået for en indledende periode på 24 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for 1 forlængelse for en periode på 24 måneder.
Vis mere
Antal mulige forlængelser: 1
Varighed: 24 måneder
Referencenummer: EEA/ADS/13/002.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: i kontrahentens lokaler.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Udelukkelseskriterier — for at være valgbare til deltagelse i denne udbudsprocedure må tilbudsgiverne ikke befinde sig i en situation, der omtales i artikel 106 og 107 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25.10.2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298/1 af 26.10.2012). Til godtgørelse heraf skal tilbudsgivere afgive en tro og love-erklæring (bilag 2 til udbudsmaterialet) i overensstemmelse med artikel 143 i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om gennemførelsesbestemmelserne til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (EUT L 362/1 af 31.12.2012). I henhold til samme bestemmelse skal den tilbudsgiver, der får kontrakten tildelt, fremlægge bevis, der bekræfter ovenstående erklæring (se afsnit 9.1.2 i udbudsmaterialet).
Vis mere
Juridisk kapacitet — Tilbudsgiverne skal dokumentere, at de er autoriserede til at udføre kontrakten i henhold til national lovgivning, ved at fremlægge bevis for optagelse i handels- eller erhvervsregister eller bevis for momsregistrering. Til godtgørelse af dette skal tilbudsgiveren vedlægge et behørigt udfyldt og underskrevet skema om juridisk status (jf. bilag 3 til udbudsmaterialet), vedlagt en kopi af registrering i handelsregistret og/eller, i givet fald, en kopi af registrering i momsregistret. Ydermere skal tilbudsgivere angive det land, hvori de har deres hovedsæde, registrerede forretnings- eller hjemsted, ved fremlæggelse af de nødvendige støttedokumenter i overensstemmelse med den pågældende nationale lovgivning (jf. bilag 1 til udbudsmaterialet).
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet skal fremlægges i form af et eller flere af følgende dokumenter:
— behørige bankerklæringer eller bevis for erhvervsansvarsforsikring
— balancer eller uddrag heraf for mindst de seneste 2 år, for hvilke regnskaberne er afsluttet, hvis offentliggørelse af balancer er pligtig i henhold til selskabslovgivningen i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret
— en erklæring om den samlede omsætning og omsætningen i forbindelse med tjenester lig dem, som er omfattet af kontrakten, udført i løbet af de seneste 2 regnskabsår.
Hvis, af en særlig grund som EEA finder begrundet, en tilbudsgiver ikke er i stand til at fremlægge de ovenfor anførte referencer, kan den økonomiske og finansielle kapacitet godtgøres ved et hvilket som helst andet middel, som EEA finder tilstrækkeligt.
Vis mere
En økonomisk aktør kan, hvor det er passende og i forbindelse med en bestemt kontrakt, gøre andre enheders kapacitet gældende, uanset den juridiske art af aktørens forbindelse med disse enheder. I så fald skal denne over for agenturet godtgøre sin adgang til de fornødne ressourcer til at udføre kontrakten, for eksempel ved at fremlægge en erklæring fra disse enheder om at stille de pågældende ressourcer til rådighed.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
Tilbudsgiverne skal vise, i hvilket omfang deres tekniske og faglige kapacitet sætter dem i stand til at udføre de krævede opgaver ved fremlæggelse af oplysninger om de nedenstående kriterier. Hvis flere tjenesteydere eller underkontrahenter deltager i udbuddet, vil teknisk og faglig kapacitet, jf. udvælgelseskriterierne, blive vurderet ud fra en samlet betragtning af samtlige tjenesteyderes og underkontrahenters kvalifikationer, for så vidt tilbudsgiveren benytter sig af tjenesteyderes og underkontrahenters arbejdskraft i forbindelse med udførelsen af kontrakten.
Vis mere
Tilbudsgivere skal fremlægge følgende oplysninger:
• Personaleressourcer:
cv'er med oplysning om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer for virksomhedens ledende medarbejdere og for bookingansvarlige, der er udpeget til at udføre tjenesterne, med påvisning af den ønskede faglige erfaring, jf. nedenstående:
— ledende medarbejdere: mindst 1 cv (kontraktforvalter) til påvisning af mindst 5 års relevant erfaring
— medarbejdere med ansvar for udførelse af tjenesterne: mindst 3 cv'er for bookingansvarlige, med påvisning af mindst 1 års relevant erfaring og dokumentation af sprogkundskaber.
• Tidligere kontrahenter:
Tilbudsgivere skal fremlægge oplysninger om væsentlige kontrakter, som er blevet dem tildelt og er relevante for de af EEA påkrævede tjenesteydelser med angivelse af værdi, datoer, en kort beskrivelse af de udførte ydelser og modtagerne af ydelserne (offentlige eller private), under de følgende 2 kategorier:
Vis mere
1) kontrakter, der p.t. udføres
2) kontrakter, som er blevet udført i løbet af de seneste 3 år.
• Rejsegaranti:
Tilbudsgivere skal dokumentere tilknytning til en rejsegarantiordning som dækker rejsende i tilfælde af virksomhedsafbrydelse eller -ophør ved det pågældende rejsebureau.
• Kvalitetskontrol:
Tilbudsgivere skal fremlægge oplysninger om enhver kvalitetssikringscertificering, de besidder. Såfremt ingen certificering besiddes, skal tilbudsgivere fremlægge hovedtrækkene i deres kvalitetssikringspolitik, idet de skal specificere status for dens gennemførelse og fremlægge udførlige oplysninger om enhver kvalitetssikringscertificering, de har ansøgt om.
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Som anført i udkastet til rammekontrakt, vedlagt som bilag 6 til udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Som anført i udkastet til rammekontrakt, vedlagt som bilag 6 til udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Bud kan afgives af konsortier af økonomiske aktører. Hvis et konsortium tildeles kontrakten, kan det blive anmodet om at antage en bestemt retlig form, inden kontrakten underskrives, hvis en sådan ændring er nødvendig for kontraktens behørige udførelse. Dette kan være i form af en enhed med eller uden juridisk person, men som tilbyder tilstrækkelig beskyttelse af EEA's kontraktlige interesser (afhængigt af det pågældende medlemsland kunne dette eksempelvis være en selskabsdannelse eller et partnerskab eller en midlertidig sammenslutning). Konsortier skal udpege 1 af deres medlemmer som koordinator, der skal samarbejde med EEA. Hvert medlem af et konsortium skal opfylde de i punkt III.2.1 nedenfor anførte betingelser for deltagelse.
Vis mere

Procedure
Rammeaftalens varighed i måneder: 48
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2014-02-14 📅
Sted for åbning: EEA's lokaler på Kongens Nytorv 6, 1050 København K, DANMARK.
Sted: EEA's lokaler på Kongens Nytorv 6, 1050 København K, DANMARK.
Oplysninger om autoriserede personer og åbningsprocedure:
Tilbudsgivernes repræsentanter (1 pr. tilbudsgiver) kan deltage i åbningen. De bedes give meddelelse herom til EEA's indkøbstjeneste senest 12.2.2014 (16:00) pr. e-mail til procurement@eea.europa.eu eller pr. fax til +45 33367271.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Bitten Serena
Land: Frankrig 🇫🇷
E-mail: eo@ombudsman.europa.eu 📧
Land: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
URL til dokumenter: http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders 🌏

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: EEA/ADS/13/002.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Retten
Postadresse: rue du Fort Niedergrünewald
Postby: Luxembourg
Postnummer: 2925
Land: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Telefon: +352 4303-1 📞
Internetadresse: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Navn: Den Europæiske Ombudsmand
Internetadresse: http://www.ombudsman.europa.eu 🌏
Fax: +33 388179062 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der kan indgives klage til Retten senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren (modtagelsesdato) eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, den dag, den pågældende person fik kendskab til de relevante oplysninger. En klage til Den Europæiske Ombudsmand har ingen indflydelse på ovennævnte sidste frist for indgivelse af en klage.
Vis mere
Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Postadresse: 1 avenue du Président Robert Schuman
Postby: Strasbourg Cedex
Postnummer: 67001
Telefon: +33 388172313 📞
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Samme som: Gennemgå organ
Kilde: OJS 2013/S 249-433889 (2013-12-16)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2014-05-22)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 5 800 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
Fax: +45 33367199 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2014-05-22 📅
Offentliggørelsesdato: 2014-06-03 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2014/S 105-184185
Henviser til bekendtgørelse: 2013/S 249-433889
EUT-S-nummer: 105
Yderligere oplysninger
Rammekontrakten er gyldig for en indledende periode på 24 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for 1 forlængelse for endnu en periode på 24 måneder.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Forståelse af kontraktens omfang og kvaliteten af forslaget til gennemførelse af kontrakten (se detaljer i udbudsmaterialet i afsnit 9.3.1) (40)
2. Ledelsestilgang (se detaljer i udbudsmaterialet i afsnit 9.3.1) (10)
3. Miljøpolitik (se detaljer i udbudsmaterialet i afsnit 9.3.1) (10)
4. Pris (40)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2014-04-03 📅
Navn: Seneca S.p.A.
Postadresse: via Antonio Gramsci 72, Guardiagrele
Postby: Chieti CH
Postnummer: 66016
Land: Italien 🇮🇹
E-mail: tenders@senecabtc.com 📧
Internetadresse: http://www.senecabtc.com 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 5

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Fax: +33 0388179062 📠
Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Telefon: +33 0388172313 📞
Kilde: OJS 2014/S 105-184185 (2014-05-22)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Produkter/tjenester:
Hjælpevirksomhed i forbindelse med... Rejsebureau-, turoperatør- og... Rejsebureauvirksomhed og lignende Rejseservice Tjenesteydelser i forbindelse med...