EU udbud af ESDH system

Ringkøbing-Skjern Kommune

Ringkøbing-Skjern Kommune anvender i dag ESDH-systemet GoPro på Notes/Domino og ønsker at anskaffe et nyt ESDH-system til brug for den administrative sagsbehandling. Det nye ESDH-system skal anvendes bredt i kommunen helt ud til de enkelte decentrale enheder.
Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker, at det nye ESDH-system skal understøtte bedre og mere effektive sagsgange, og kommunen forventer, at systemet for udvalgte forretningsprocesser bidrager til at give konkrete gevinster.
Kommunen ønsker at anskaffe et konfigurérbart standard-/rammesystem, der har et særligt potentiale til at understøtte og effektivisere kommunens processer og samtidig kan anvendes bredt i kommunens digitale sagsgange. Samtidig ønsker Ringkøbing-Skjern en leverandør, der kan indgå i et samarbejde med kommunen omkring bedst mulig udnyttelse af systemet gennem et agilt/iterativt implementeringsforløb, hvor systemet konfigureres i samspil med den nødvendige tilpasning af sagsprocesserne. Kommunen ønsker selv at forestå driftsafviklingen af systemet.
Den kommende løsning skal endvidere pege fremad, således at Ringkøbing-Skjern Kommune er forberedt til de fællesoffentlige og fælleskommunale initiativer – ikke mindst den infrastruktur og de løsninger, der kommer fra KOMBIT.
Mål og formål
Målet for Ringkøbing-Skjern Kommune er at få et system og en leverandør, der kan vokse sammen med kommunen og bidrage til at opnå konkrete og målbare gevinster – både kvalitative og kvantitative. Kommunen har følgende mål med ESDH-anskaffelsen og implementeringen:
— Det valgte system skal være et konfigurerbart standard/ramme ESDH-system, der med mindst mulig programmering kan understøtte kommunens processer. Det er målet, at kommunen selv skal være i stand til at konfigurere og tilpasse procesunderstøttelsen efter oplæring.
— Kommunen ønsker at have særlig fokus på udvalgte sagsprocesser samtidig med, at der udrulles en basis/standard løsning til alle (relevante) brugere.
— Understøttelsen af sagsprocesserne kan variere - fx egentlig automatisering, støtte til overholdelse af deadlines, understøttelse af faser i en sagsproces, guides og tjeklister eller endelig anvendelse af målrettede skabeloner til fx oprettelse af sager og dokumenter.
— Kommunen ønsker i videst muligt omfang at gøre brug af bedste praksis i det valgte system
— Løsningen skal kunne spille sammen med KOMBITs rammearkitektur.
Leverancen skal omfatte:
— Standard konfigurérbart ESDH-system med dansk brugerflade, der kan anvendes bredt i Ringkøbing-Skjern Kommune bortset fra sagsområder, hvor der er dedikerede fagsystemer.
— Værktøjer, moduler eller funktioner til at understøtte og effektivisere kommunens sagsprocesser
— Modul til dagsorden og udvalgsbehandling
— Iterativt/agilt implementeringsforløb af fem sagsprocesser (Ejendoms-/byggesager, Personalesager, Møde-/udvalg, PPR-sager samt standardsager til den generelle anvendelse i hele kommunen), hvor leverandøren skal indgå i tæt samarbejde med Ringkøbing-Skjern Kommune omkring konfigurering af de valgte sagsprocesser. Dette gælder første delleverance – der kan komme implementering af yderligere sagsprocesser i senere delleverancer
— Support og vedligehold af løsningen i hele kontraktperioden
— Andre ydelser af relevans for systemanskaffelsen
— Ringkøbing-Skjern Kommune ønsker som udgangspunkt en løsning, der kan driftes af kommunen selv eller eventuelt senere outsource driften til en driftsleverandør
Leverancen skal ud over selve ESDH-systemet omfatte integrationer til registre og fagsystemer samt særlige moduler:
— Integration til kontorsystemer (MS Office 2013 og Outlook 2013)
— Integration til Bygnings- og Boligregistret (BBR)
— Integration til den Offentlige Informations Server Online (OIS) via LIFA
— Integration til Doc2Mail
— Skanning og OCR
— Uddannelse af systemadministratorer, instruktører og superbrugere Derudover efterspørges en række optioner.
Procedure:
Ordregiver har valgt at gennemføre denne opgave digitalt igennem Mercell Danmark A/S.
For at deltage i opgaven kopieres dette link til din internet browser: http://permalink.mercell.com/40746307.aspx Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: »Meld din interesse«. Såfremt du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S skal du udfylde en registrering af dit firma. Denne registrering er nødvendig for din videre deltagelse og er uden omkostninger.
Efter afsendelse af registreringen har du gratis adgang til alle udbudsdokumenter. Du vil modtage login koder til: www.mercell.dk indenfor normal arbejdstid og kan derefter afsende dit tilbud/ansøgning.

Fristen for modtagelse af bud var på 2013-10-09. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-09-06.

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Fujitsu A/S

• • Ringkøbing-Skjern Kommune

• • Programmelrelaterede tjenester › Implementering af programmel
• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelvedligeholdelses- og reparationstjenester
• • Programmelrelaterede tjenester › Levering af programmel

• • Midtjylland › Vestjylland