ESDH i Udenrigstjenesten

Udenrigsministeriet

Udenrigsministeriet udbyder anskaffelse, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-system til ca. 2 000 unikke brugere hos den samlede Udenrigstjeneste bestående af en hjemmetjeneste og en udetjeneste i form af repræsentationer. Det angivne antal brugere skal kunne skaleres op og ned i hele kontraktperioden. Udenrigsministeriet er organiseret som en enhedsforvaltning.
Udenrigsministeriet har en overordnet målsætning om at digitalisere sine centrale forretningsgange med henblik på at understøtte en effektiv udførelse af den samlede Udenrigstjenestes opgaver. Det nye ESDH-system udgør et centralt element i denne målsætning.
Hovedfokus vil være understøttelse af fuld digitalisering af minister- og direktionsforelæggelsesprocesserne på tværs af ministeriet samt digital styring og overblik over processen.
Ministeriet har som målsætning at tage udgangspunkt i et fleksibelt standardsystem, der kan ibrugtages med et minimalt omfang af specialtilpasninger.
Systemet skal i størst mulig udstrækning understøtte automatisering af administrative processer, herunder eksempelvis skanning, journalisering, registrering og versionsstyring. Indgående post skal kunne indscannes og journaliseres centralt. Leverancen omfatter scanningsudstyr og tilhørende programmel til den centrale skanning.
ESDH-systemet skal driftsafvikles i Udenrigsministeriets egen it-afdeling. Udenrigsministeriets it-arkitektur er baseret på produkter fra Microsoft.
ESDH-systemet skal udrulles til hele Udenrigstjenesten via Udenrigsministeriets eget globale netværk med varierende styrke/båndbredde rundt om i verden. Alle leverandørens ydelser skal leveres på ministeriets hovedadresse på Asiatisk Plads i København.
Udenrigsministeriet har høje krav til sikkerhedsniveau for adgang til systemer og data. Som følge heraf skal alt arbejde på systemet og systemets data ske fysisk fra ministeriets hovedadresse. Der vil ikke være mulighed for at foretage fjernopkobling. Systemet skal udrulles og idriftsættes i flere faser. Idriftsættelse for hjemmetjenesten forventes primo 2014, og derefter bliver udetjenesten løbende tilsluttet systemet over de næste 6 måneder.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2013-02-28. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-01-28.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2013-01-28 Udbudsbekendtgørelse
2013-12-09 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2013-01-28)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: 20 000 00035 000 000
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Postadresse: Asiatisk Plads 2
Postnummer: 1448
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.um.dk 🌏
E-mail: persla@um.dk 📧
Telefon: +45 51618112 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-01-28 📅
Tilbudsfrist: 2013-02-28 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-01-31 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 022-034178
EUT-S-nummer: 22
Yderligere oplysninger
1) Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgeren kan rekvirere fra Udenrigsministeriet forud for anmodningen om deltagelse. Udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der udvælges til at deltage med tilbudsafgivelse. På Udenrigsministeriets hjemmeside (link: http://um.dk/da/om-os/ministeriet/oko/udbud/) vil eventuelle spørgsmål og svar herpå i prækvalifikationsperioden blive offentliggjort. Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 2) Ved sammenslutninger af leverandører (konsortier) skal oplysningerne, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige leverandører i sammenslutningen. Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2 og III.2.3 anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør). 3) Leverandørens anmodning om deltagelse ses gerne indleveret i 2 til 4 eksemplarer (papirversioner) samt elektronisk i 1 eksemplar. Ansøgningen skal indleveres i en lukket konvolut og mærkes "FORTROLIG - ESDH i Udenrigstjenesten - Må ikke åbnes ved postmodtagelse". Ansøgning kan ikke fremsendes pr. e-mail. 4) Regnskabsmateriale og anden dokumentation, der vedlægges anmodningen om deltagelse i udbuddet, kan udformes på dansk, norsk, svensk og engelsk. Anmodningen skal i øvrigt udformes på dansk. Udbudsmaterialet vil alene foreligge på dansk, ligesom tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk. Arbejdssproget i kontraktperioden skal være dansk. 5) Hver ansøger kan alene afgive 1 ansøgning om prækvalifikation. 6) Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel. 7) De i bekendtgørelsens punkt II.2.1 angivne beløb er alene Udenrigsministeriet skøn over, hvor stort vederlag aktører i markedet vil betinge sig for udførelsen af kontrakten, og inkluderer alle leverancer, herunder den maksimale forlængelse af kontrakten. De anførte beløb er behæftet med betydelig usikkerhed. 8) Den i punkt II.3 anførte periode regnes fra overtagelsesdagen forstået som den dag, hvor systemet anses for leveret til Udenrigsministeriet. Forud herfor vil der være en implementeringsperiode. 9) Datoen anført i punkt IV.3.5 er alene en forventet dato.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udenrigsministeriet udbyder anskaffelse, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-system til ca. 2 000 unikke brugere hos den samlede Udenrigstjeneste bestående af en hjemmetjeneste og en udetjeneste i form af repræsentationer. Det angivne antal brugere skal kunne skaleres op og ned i hele kontraktperioden. Udenrigsministeriet er organiseret som en enhedsforvaltning.
Vis mere
Udenrigsministeriet har en overordnet målsætning om at digitalisere sine centrale forretningsgange med henblik på at understøtte en effektiv udførelse af den samlede Udenrigstjenestes opgaver. Det nye ESDH-system udgør et centralt element i denne målsætning.
Vis mere
Hovedfokus vil være understøttelse af fuld digitalisering af minister- og direktionsforelæggelsesprocesserne på tværs af ministeriet samt digital styring og overblik over processen.
Ministeriet har som målsætning at tage udgangspunkt i et fleksibelt standardsystem, der kan ibrugtages med et minimalt omfang af specialtilpasninger.
Systemet skal i størst mulig udstrækning understøtte automatisering af administrative processer, herunder eksempelvis skanning, journalisering, registrering og versionsstyring. Indgående post skal kunne indscannes og journaliseres centralt. Leverancen omfatter scanningsudstyr og tilhørende programmel til den centrale skanning.
Vis mere
ESDH-systemet skal driftsafvikles i Udenrigsministeriets egen it-afdeling. Udenrigsministeriets it-arkitektur er baseret på produkter fra Microsoft.
ESDH-systemet skal udrulles til hele Udenrigstjenesten via Udenrigsministeriets eget globale netværk med varierende styrke/båndbredde rundt om i verden. Alle leverandørens ydelser skal leveres på ministeriets hovedadresse på Asiatisk Plads i København.
Vis mere
Udenrigsministeriet har høje krav til sikkerhedsniveau for adgang til systemer og data. Som følge heraf skal alt arbejde på systemet og systemets data ske fysisk fra ministeriets hovedadresse. Der vil ikke være mulighed for at foretage fjernopkobling. Systemet skal udrulles og idriftsættes i flere faser. Idriftsættelse for hjemmetjenesten forventes primo 2014, og derefter bliver udetjenesten løbende tilsluttet systemet over de næste 6 måneder.
Vis mere
Anslået værdi uden moms: 20 000 000 💰
35 000 000 💰
Beskrivelse af mulighederne:
1. Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år.
2. Kursus for instruktører/administratorer
3. Kursus for opsætning af skabeloner
4. Kursus for betjening af skanningsløsning
5. Mobile platforme - Adgang til systemet via mobile platforme
6. Historisk søg - Etablering af historisk søg og flytning af historiske databaser fra Oracle til SQL platform
7. Integration til CRM
8. Integration med SharePoint
9. Sprogversionering - Mulighed for flere sprogversioner (dansk og engelsk)
10. Separat miljø til materiale klassificeret som "Til tjenestebrug" - Etablering af en selvstændig instans af ESDH-systemet på et separat fysisk miljø med ca. 500-1000 unikke brugere
11. Publicering - Eksport af dokumenter med henblik på publicering på baggrund af sagstype og dokumentstatus.
Mindste antal mulige forlængelser: 1
Maksimalt antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 72 måneder
Referencenummer: 99.D.51.k.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Danmark

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkel deltager.
Vis mere
En skabelon til afgivelse af erklæring på tro og love kan findes på http://um.dk/da/om-os/ministeriet/oko/udbud/.
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
2) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Soliditetsgraden beregnes som ansøgerens samlede egenkapitals værdi i forhold til ansøgerens samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
For sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes sammenslutningens soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.
Såfremt ansøgeren baserer sig på andre virksomheders formåen, beregnes ansøgerens soliditetsgrad som ansøgerens og disse andre virksomheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent.
Mindstekrav til niveauet:
Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på minimum 5 % i det seneste disponible regnskabsår samt en samlet årlig omsætning i det seneste disponible regnskabsår på mindst 30 mio. DKK.
Teknisk og faglig kompetence:
1) Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.1.5, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år med angivelse af tidspunkter for leverancen afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed.
Vis mere
Ansøger bedes for hver beskrivelse af tilsvarende tjenesteydelser redegøre for, hvorfor tjenesteydelsen er relevant for Udenrigsministeriet, samt om der er sket idriftsættelse.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Krav om evt. sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet. Der henvises endvidere til lovbekendtgørelse nr. 798 af 28.6.2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen med senere ændringer er offentliggjort på www.retsinfo.dk.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Andre særlige vilkår:
Leverandøren og dennes personale skal kunne godkendes af de nationale sikkerhedsmyndigheder, jf. Statsministeriets cirkulære nr. 204 af 7.12.2001 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU og WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt.
Vis mere

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de tjenesteydelser som kontrakten omfatter, jf. punkt II.1.5).
Dato for afsendelse af opfordringer: 2013-04-08 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Det vil fremgå af udbudsmaterialet, om og - i givet fald - hvilke oplysninger, der kan afgives på engelsk, svensk eller norsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Pernille Schøller Larsen
Navn: Udenrigsministeriet
URL til yderligere oplysninger: http://www.um.dk 🌏
Navn: Rambøll Management Consulting A/S
Postadresse: Hannemanns Alle 53
Postby: København S
Postnummer: 2300
E-mail: pesl@r-m.com 📧
: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: http://www.um.dk 🌏

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: 99.D.51.k.
Yderligere oplysninger
1) Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgeren kan rekvirere fra Udenrigsministeriet forud for anmodningen om deltagelse. Udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de leverandører, der udvælges til at deltage med tilbudsafgivelse. På Udenrigsministeriets hjemmeside (link: http://um.dk/da/om-os/ministeriet/oko/udbud/) vil eventuelle spørgsmål og svar herpå i prækvalifikationsperioden blive offentliggjort. Ansøgere opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden.
Vis mere
2) Ved sammenslutninger af leverandører (konsortier) skal oplysningerne, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige leverandører i sammenslutningen. Såfremt leverandøren ønsker, at eventuelle underleverandørers økonomiske eller tekniske formåen skal indgå i bedømmelsen af leverandørens egnethed til at udføre kontrakten, skal leverandøren ligeledes afgive de i punkt III.2.2 og III.2.3 anførte oplysninger for disse underleverandører, og leverandøren skal godtgøre, at han er berettiget til at trække på underleverandørens økonomiske og/eller tekniske formåen i det af leverandøren angivne omfang til opfyldelse af kontrakten (eksempelvis ved relevant støtteerklæring fra den pågældende underleverandør).
Vis mere
3) Leverandørens anmodning om deltagelse ses gerne indleveret i 2 til 4 eksemplarer (papirversioner) samt elektronisk i 1 eksemplar. Ansøgningen skal indleveres i en lukket konvolut og mærkes "FORTROLIG - ESDH i Udenrigstjenesten - Må ikke åbnes ved postmodtagelse". Ansøgning kan ikke fremsendes pr. e-mail.
Vis mere
4) Regnskabsmateriale og anden dokumentation, der vedlægges anmodningen om deltagelse i udbuddet, kan udformes på dansk, norsk, svensk og engelsk. Anmodningen skal i øvrigt udformes på dansk. Udbudsmaterialet vil alene foreligge på dansk, ligesom tilbud skal afgives på dansk. I udbudsmaterialet kan være nærmere bestemmelser om undtagelser fra kravet om dansk. Arbejdssproget i kontraktperioden skal være dansk.
Vis mere
5) Hver ansøger kan alene afgive 1 ansøgning om prækvalifikation.
6) Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.
7) De i bekendtgørelsens punkt II.2.1 angivne beløb er alene Udenrigsministeriet skøn over, hvor stort vederlag aktører i markedet vil betinge sig for udførelsen af kontrakten, og inkluderer alle leverancer, herunder den maksimale forlængelse af kontrakten. De anførte beløb er behæftet med betydelig usikkerhed.
Vis mere
8) Den i punkt II.3 anførte periode regnes fra overtagelsesdagen forstået som den dag, hvor systemet anses for leveret til Udenrigsministeriet. Forud herfor vil der være en implementeringsperiode.
9) Datoen anført i punkt IV.3.5 er alene en forventet dato.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Navn: Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. med senere ændringer. Loven med senere ændringer er offentliggjort på www.retsinfo.dk.
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Senest samtidig med at klagen indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2013/S 022-034178 (2013-01-28)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2013-12-09)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-12-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-12-11 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 240-417867
Henviser til bekendtgørelse: 2013/S 22-034178
EUT-S-nummer: 240

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Systemets Kvalitet (45)
2. Pris (35)
3. Proces og vedligeholdelses kvalitet (20)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2013-10-09 📅
Navn: Cbrain A/S
Postadresse: Dampfærgevej 30, 2. sal
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: dk@cbrain.dk 📧
Internetadresse: www.cbrain.dk 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 4

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. med senere ændringer. Loven med senere ændringer er offentliggjort på: www.retsinfo.dk
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. I andre situationer er udgangspunktet, at klage skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristenregnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen. Senest samtidig med at klagen indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2013/S 240-417867 (2013-12-09)