Udenrigsministeriet udbyder anskaffelse, implementering, vedligehold og videreudvikling/løbende tilpasning af ESDH-system til ca. 2 000 unikke brugere hos den samlede Udenrigstjeneste bestående af en hjemmetjeneste og en udetjeneste i form af repræsentationer. Det angivne antal brugere skal kunne skaleres op og ned i hele kontraktperioden. Udenrigsministeriet er organiseret som en enhedsforvaltning.
Udenrigsministeriet har en overordnet målsætning om at digitalisere sine centrale forretningsgange med henblik på at understøtte en effektiv udførelse af den samlede Udenrigstjenestes opgaver. Det nye ESDH-system udgør et centralt element i denne målsætning.
Hovedfokus vil være understøttelse af fuld digitalisering af minister- og direktionsforelæggelsesprocesserne på tværs af ministeriet samt digital styring og overblik over processen.
Ministeriet har som målsætning at tage udgangspunkt i et fleksibelt standardsystem, der kan ibrugtages med et minimalt omfang af specialtilpasninger.
Systemet skal i størst mulig udstrækning understøtte automatisering af administrative processer, herunder eksempelvis skanning, journalisering, registrering og versionsstyring. Indgående post skal kunne indscannes og journaliseres centralt. Leverancen omfatter scanningsudstyr og tilhørende programmel til den centrale skanning.
ESDH-systemet skal driftsafvikles i Udenrigsministeriets egen it-afdeling. Udenrigsministeriets it-arkitektur er baseret på produkter fra Microsoft.
ESDH-systemet skal udrulles til hele Udenrigstjenesten via Udenrigsministeriets eget globale netværk med varierende styrke/båndbredde rundt om i verden. Alle leverandørens ydelser skal leveres på ministeriets hovedadresse på Asiatisk Plads i København.
Udenrigsministeriet har høje krav til sikkerhedsniveau for adgang til systemer og data. Som følge heraf skal alt arbejde på systemet og systemets data ske fysisk fra ministeriets hovedadresse. Der vil ikke være mulighed for at foretage fjernopkobling. Systemet skal udrulles og idriftsættes i flere faser. Idriftsættelse for hjemmetjenesten forventes primo 2014, og derefter bliver udetjenesten løbende tilsluttet systemet over de næste 6 måneder.
Fristen for modtagelse af bud var på 2013-02-28. Indkøbet blev offentliggjort på 2013-01-28.
LeverandørerFølgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem? Hvad?| Dato | Dokument |
|---|---|
| 2013-01-28 | Udbudsbekendtgørelse |
| 2013-12-09 | Bekendtgørelse om indgåede kontrakter |