Udbud af nyt sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system)

Gribvand A/S

Gribskov Kommune har udskilt sine aktiviteter indenfor spildevand og i den forbindelse etableret en selskabsstruktur bestående af to driftsselskaber – Gribvand A/S og Gribvand Spildevand A/S. Det et i dette regi, at leverance af et nyt ESDH-system til Gribvand skal i udbud. Gribvand A/S er 100 procent ejet af Gribskov Kommune. Gribvand Spildevand A/S er 100 procent ejet af Gribvand A/S.
Der i 25 medarbejdere ansat i selskabet. Medarbejderne er fordelt på 11 administrative medarbejdere og 14 medarbejdere til drift og vedligeholdelse af tekniske anlæg.
Selskabet har 10 renseanlæg, 600 km. Kloakledning og ca. 250 pumpestationer, som skal drives, vedligeholdes og renoveres. Dertil kommer udbygningen af kloaknettet som følge af ny kloakeringer, byudvikling, kapacitetsudvidelser, klimaforandringer og stigende miljømæssige krav. Desuden drives en tømningsordning for bundfældningstanke og septiktanke på ca. 4 000 ukloakerede ejendomme.
Spildevandsforsyningen dækker ca. 26 000 ejendomme, hvoraf knap halvdelen er sommerhuse. De ældre bydele i Helsinge, Græsted og Gilleleje er fælleskloakerede, mens nyere dele af byerne er separat kloakerede. I sommerhusområderne langs nordkysten er der typisk kun kloakeret for husspildevand. Ca. 4 000 ejendomme i kommunen er ikke kloakerede. Disse gennemgås for tiden i.f.t. Kravene om renseklasser for spildevand i det åbne land.
Gribvand har i dag ikke noget ESDH-system, hvorfor al sagshåndtering, journalisering og arkivering heraf, sker i en ”flad filstruktur”.
Det nye ESDH-system skal sikre Gribvand en nem, intuitiv og smidig sagshåndtering, samt digitalisering af arbejdsgange (workflows) afdelingerne imellem. Dertil skal ESDH-systemet sikre en journalisering og arkivering af sager i henhold til gældende lovkrav inden for forsyningsvirksomheder.
ESDH-systemet skal fremtidigt danne grundlag for kernen i de daglige arbejdsgange. På den baggrund ønskes der integration fra det nye ESDH-system til fag- og administrationssystemer hos Gribvand. Det er udgangspunktet, at der skal ske integration til følgende løsninger:
— NetGIS løsning (Geodata).
— E & F-databasen (KMD).
— EnviTrix (Envidan).
— KMD Easy Energy (KMD FAS).
Krav til integrationer, herunder snitfladebeskrivelser, vil fremgå af udbudsmaterialet.
Gribvand har et mål om, at 95 % af alle henvendelser på sigt skal kunne behandles som selvbetjening via Gribvands hjemmeside. Gribvands hjemmeside skal derfor på sigt kunne integrere med ESDH-systemet, og øvrige fag- og administrationssystemer.
Udbuddet af et nyt ESDH-system gennemføres som et begrænset udbud efter tilbudslovens afsnit II. De tilbudsgivere, som prækvalificeres til at afgive tilbud på et nyt ESDH-system, vil på baggrund af deres tilbud blive inviteret til at præsentere deres løsning ud fra udvalgte krav og usecases fra udbudsmaterialet.
Den kommende ESHD-leverandør skal etablere ESDH-løsningen, samt foretage løbende tilpasning, vedligeholdelse og support af selve ESDH-applikationen.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2012-12-12. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-11-22.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • Netcompany A/S

Hvem?

• • Gribvand A/S

Hvad?

• • It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support › Programmering af software og konsulentvirksomhed

Hvor?

• • Hovedstaden › Nordsjælland