Udbud af E-handelssystem

Assens Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard e-handels- og aftalesystem.
E-handel i Assens Kommune skal sikre en effektivisering af arbejdsprocesserne og skabe sikkerhed for, at der handles til de priser og betingelser, som er indeholdt i de indgåede aftaler.
Der ønskes en samlet løsning, hvor e-handels og aftalesystemet findes i én og samme indgang, således at indkøberen ikke skal holde sig ajour i flere systemer.
E-handel i Assens Kommune vil blive anvendt af indkøbere med forskellig faglig baggrund. Derfor ønsker
Assens Kommune et system som for enhver indkøber er let og enkelt at anvende.
Systemet skal være klar til indlægning af institutioner, brugere, konti, e-kataloger m.v. mindst 2 måneder før undervisningen af brugerne forventes at skulle starte. Senest den 1.4.2013 skal e-handels- og aftalesystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav). Senest den 1.6.2013 skal systemet være integreret med kommunens nye økonomisystem, så der sker den nødvendige udveksling af data og originalfakturaer samt i videst muligt omfang automatisk bogføring.
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte system: E-handel og aftalestyring.
Der er et krav til løsningen, at e-handels og aftalesystemet udgør én sammenhængende løsning (mindstekrav).
Leverandøren skal have et indgående kendskab til e-handel og aftalestyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold.
Kunden anvender et stort antal administrative systemer. Det nye e-handels og aftalesystem skal kunne integreres med Kundens økonomisystem, så kunden har et sammenhængende styringssystem. Kunden forventer desuden, at der kan være behov for yderligere snitflader.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Der er følgende optioner, der, jf. udbudsmaterialets krav hertil, skal gives tilbud på:
— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data (5 år).
— Uddannelse.
— Konvertering af data.
— Tilgængeliggørelse af ikke-konverterede data.
— Data til ledelsesinformation generelt.
— Data til compliance-analyser.
— Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2012-10-17. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-09-03.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • TrueLink A/S

Hvem?

• • Assens Kommune

Hvad?

• • Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• • Programmeltestning › Systemafprøvning
• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• • Behandling og tabulering af data › Konvertering af data
• • Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater

Hvor?

• • Syddanmark › Fyn