Outsourcing af serverdrift

Kerteminde Kommune

Kerteminde Kommune udbyder drift, overvågning og vedligeholdelse af servere samt drift af et udsnit af de applikationer som kommunen anvender. Desuden skal der leveres driftsteknisk support samt generelle tjenesteydelser, herunder administrative opgaver og konsulentydelser i naturlig forlængelse af leverandørens rolle som driftsleverandør. Desuden ønsker kommunen at etablere en driftsstøtteordning på netværket, som skal indeholde rådgivning om fx udvikling, opgradering og sikkerhed samt projektrelateret aktiviteter.
Kommunen vil have det daglige driftsansvar for netværket.
Kommunen vil som udgangspunkt løse 1. level og pc-support henvendelser, herunder også brugeradministration. Driftstekniske henvendelser skal løses af leverandøren.
Leverandøren skal stille server- og storagekapacitet til rådighed og forestår al implementering og vedligehold af udstyr, basisprogrammel samt udvalgt brugerprogrammel. Leverandøren skal i denne forbindelse overtage ejerskab af kommunens eksisterende udstyr og udvalgt severprogrammel.
Leverandøren skal påregne, at der skal etableres et helt nyt miljø (geninstallation af alle programmer), da det eksisterende miljø ikke er tidssvarende eller optimalt fungerende. Miljøet kan heller kke umiddelbart migreres over i en tidssvarende løsning.
Opgaven omfatter en fleksibel driftsløsning, der kan skaleres i både omfang og indehold som følge af den naturlige udvikling i kommunens opgavevaretagelse. Der skal ligeledes tilbydes fleksibilitet i forhold til driftens serviceniveauer.
Der skal som led i driften tilbydes en device uafhængig terminalløsning, der dækker anvendelse af de administrative it-systemer. Kommunen anvender i øjeblikket en Citrix løsning med Citrix Xen- og Xenapp-servere, der er implementeret i 2008. Den kommende terminalløsning fastsættes af leverandøren, dog skal det bemærkes at en VDI-løsning bliver medtaget som option. Terminalløsningen skal understøtte "bring you own device" filosofien.
Drift af eksisterende telefoni-løsning vil forblive i kommunen indtil den udfases.
Kommunen supporterer i dag ca. 850 administrative brugere og er 2. level support for skolerne, hvor it-koordinatorer som udgangspunkt løser 1. level henvendelser.
Kommunens administrative it-systemer drives på en Windowsbaseret serverfarm med forskellige versioner af Windows (2003 SP2, 2008, 2008R2). Servermiljøet består af 38 HP fysiske servere.. Derudover har kommunen 54 virtuelle servere fordelt på tre miljøer (33 servere på XENServer miljø, 15 virtuelle servere på et Hyper-V miljø og 17 virtuelle servere på et VMware miljø).
I forbindelse med etablering af det nye servermiljø ønsker kommunen at overgå på klientsiden til en Windows 7 (eller nyere) installation. Leverandøren skal forestå dette projekt på serversiden og samtidig sikre at den nødvendige koordination med kommunen foretages i forbindelse med udvikling og idriftsættelse af klient-image mv.
Kommunens SAN er HP EVA 4000 med ca. 3,5 TB disk. Desuden er der et separat SAN til EDOC-systemet, som er under afvikling.
Netværket er baseret på en HP-platform og består af ca. 100 krydsfelter, hvoraf der er aktivt udstyr i ca. 60 krydsfelter. Lokationer, der ligger udenfor kommunens infrastruktur, er tilsluttet via MPLS/ADSL-forbindelser. Netværket er segmenteret på IP- og VLAN-niveau og segmenteringen er implementeret i hele netværket.
Som følge af at udbuddet omfatter opgaver, der i dag løses af kommunens ansatte, vil der som en del af udbuddet i henhold til virksomhedsoverdragelseslovene ske overdragelse af én medarbejder til leverandøren.
Leverandørens overtagelse af driftsansvaret forventes at påbegynde ultimo 2012/primo 2013.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-07-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-06-15.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2012-06-15 Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbekendtgørelse (2012-06-15)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: Der henvises til punkt II.1.5.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Kerteminde Kommune
Postadresse: Grønlandsgade 3
Postnummer: 5300
Postby: Kerteminde
Kontakt
Internetadresse: http://www.kerteminde.dk 🌏
E-mail: dmm@kerteminde.dk 📧
Telefon: +45 65151421 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-06-15 📅
Tilbudsfrist: 2012-07-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-06-20 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 116-192387
EUT-S-nummer: 116
Yderligere oplysninger
Læs nedenstående før anmodning om prækvalifikation: Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i punkt III.2.1,III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. I relation til punkt III.2.2 og III.2.3 bemærkes, at hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og art. 48, stk.3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder(f.eks. et konsortium), skal oplysningerne anført i punkt III.2) afgives for alle deltagende virksomheder i sammenslutningen. Ad I.1. Det bemærkes, at der inden fremsendelsen af anmodning om prækvalifikation ikke er yderligere specifikationer eller dokumenter at få hos ordregiver. Udbudsmaterialet vil blive tilstillet de tjenesteydere, der opfordres til at afgive tilbud. Ad. II.3 Længden af kontrakten er beregnet ud fra tidspunktet for idriftsættelse af løsningen. Ad. III.3.2. Juridiske personer vil først i deres endelige tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne. Ad. IV.3.4. Anmodning om prækvalifikation kan ikke sendes på e-mail. Hver ansøger kan alene indsende én anmodning. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 3 eksemplarer + en elektronisk version på fysisk medie. Den fysiske version er gældende i tilfælde af indbyrdes modstrid. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgere kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning om prækvalifikation, jf. punkt I.1. Se dog nedenfor vedr. skabeloner til brug for udarbejdelse af anmodning om prækvalifikation. Ad. IV.3.5 Der er oplyst en anslået dato. Henvendelser vedr. udbuddet skal rettes til Rambøll Management Consulting A/S, jf. punkt I.1. Anmodning om deltagelse skal ligeledes sendes til Rambøll Management Consulting A/S, jf. punkt. I.1. Ansøger opfordres til at afgive de i punkt III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger samlet i et separat afsnit/appendiks i anmodningen om deltagelse. Ansøger kan hos Rambøll Management Consulting A/S rekvirere en tro og love erklæring, jf. punkt III.2.1 samt vejledning indeholdende skemaer til afgivelse af de i punkt III.2.2 efterspurgte økonomiske oplysninger. Det er frivilligt om ansøger ønsker at anvende vejledningen og de indeholdte skemaer, der alene har til formål at fungere som støtte i forbindelse med afgivelse af anmodning om prækvalifikation.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Kerteminde Kommune udbyder drift, overvågning og vedligeholdelse af servere samt drift af et udsnit af de applikationer som kommunen anvender. Desuden skal der leveres driftsteknisk support samt generelle tjenesteydelser, herunder administrative opgaver og konsulentydelser i naturlig forlængelse af leverandørens rolle som driftsleverandør. Desuden ønsker kommunen at etablere en driftsstøtteordning på netværket, som skal indeholde rådgivning om fx udvikling, opgradering og sikkerhed samt projektrelateret aktiviteter.
Vis mere
Kommunen vil have det daglige driftsansvar for netværket.
Kommunen vil som udgangspunkt løse 1. level og pc-support henvendelser, herunder også brugeradministration. Driftstekniske henvendelser skal løses af leverandøren.
Leverandøren skal stille server- og storagekapacitet til rådighed og forestår al implementering og vedligehold af udstyr, basisprogrammel samt udvalgt brugerprogrammel. Leverandøren skal i denne forbindelse overtage ejerskab af kommunens eksisterende udstyr og udvalgt severprogrammel.
Vis mere
Leverandøren skal påregne, at der skal etableres et helt nyt miljø (geninstallation af alle programmer), da det eksisterende miljø ikke er tidssvarende eller optimalt fungerende. Miljøet kan heller kke umiddelbart migreres over i en tidssvarende løsning.
Vis mere
Opgaven omfatter en fleksibel driftsløsning, der kan skaleres i både omfang og indehold som følge af den naturlige udvikling i kommunens opgavevaretagelse. Der skal ligeledes tilbydes fleksibilitet i forhold til driftens serviceniveauer.
Der skal som led i driften tilbydes en device uafhængig terminalløsning, der dækker anvendelse af de administrative it-systemer. Kommunen anvender i øjeblikket en Citrix løsning med Citrix Xen- og Xenapp-servere, der er implementeret i 2008. Den kommende terminalløsning fastsættes af leverandøren, dog skal det bemærkes at en VDI-løsning bliver medtaget som option. Terminalløsningen skal understøtte "bring you own device" filosofien.
Vis mere
Drift af eksisterende telefoni-løsning vil forblive i kommunen indtil den udfases.
Kommunen supporterer i dag ca. 850 administrative brugere og er 2. level support for skolerne, hvor it-koordinatorer som udgangspunkt løser 1. level henvendelser.
Kommunens administrative it-systemer drives på en Windowsbaseret serverfarm med forskellige versioner af Windows (2003 SP2, 2008, 2008R2). Servermiljøet består af 38 HP fysiske servere.. Derudover har kommunen 54 virtuelle servere fordelt på tre miljøer (33 servere på XENServer miljø, 15 virtuelle servere på et Hyper-V miljø og 17 virtuelle servere på et VMware miljø).
Vis mere
I forbindelse med etablering af det nye servermiljø ønsker kommunen at overgå på klientsiden til en Windows 7 (eller nyere) installation. Leverandøren skal forestå dette projekt på serversiden og samtidig sikre at den nødvendige koordination med kommunen foretages i forbindelse med udvikling og idriftsættelse af klient-image mv.
Vis mere
Kommunens SAN er HP EVA 4000 med ca. 3,5 TB disk. Desuden er der et separat SAN til EDOC-systemet, som er under afvikling.
Netværket er baseret på en HP-platform og består af ca. 100 krydsfelter, hvoraf der er aktivt udstyr i ca. 60 krydsfelter. Lokationer, der ligger udenfor kommunens infrastruktur, er tilsluttet via MPLS/ADSL-forbindelser. Netværket er segmenteret på IP- og VLAN-niveau og segmenteringen er implementeret i hele netværket.
Vis mere
Som følge af at udbuddet omfatter opgaver, der i dag løses af kommunens ansatte, vil der som en del af udbuddet i henhold til virksomhedsoverdragelseslovene ske overdragelse af én medarbejder til leverandøren.
Leverandørens overtagelse af driftsansvaret forventes at påbegynde ultimo 2012/primo 2013.
Beskrivelse af mulighederne:
1) Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år
2) VDI løsning
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos den ordregivende myndighed og leverandøren.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring omansøgers samlede nettoomsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
2) En erklæring om ansøgers samlede egenkapital og samlede aktiver i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Oplysningerne benyttes til beregning af ansøgers soliditetsgrad efter følgende model: Soliditetsgrad = 100 X (Samlede egenkapital/Samlede aktiver).
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (fx konsortium) skal ovenstående oplysningerne (punkt 1 og 2) afgives for hver enkelt deltager. Ved sådanne sammenslutninger af ansøgere beregnes soliditetsgraden som ansøgernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver.
Vis mere
Såfremt virksomheden baserer sig på andres enheders økonomiske formåen, beregnes egenkapital, samlede nettoomsætning og/eller soliditetsgraden på samme vis som ved en sammenslutning af ansøgere, således at ansøgers og andre enheders egenkapital, omsætning og/eller soliditetsgrad beregnes samlet.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
1) Beskrivelse af de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.1.5, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Krav om evt. garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
A) har dokumenteret den bedste økonomiske kapacitet på baggrund af nettoomsætning og soliditetsgrad, jf. punkt III.2.2. B) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer, jf. punkt III.2.3. B) vægter mere end A).
Dato for afsendelse af opfordringer: 2012-08-07 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Evt. standardbeskrivelser af tekniske specifikationer kan vedlægges tilbuddet på engelsk, norsk eller svensk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Dorte Munk Møller
Navn: Rambøll Management Consulting A/S
Postadresse: Hannemanns Allé 53
Postby: København S
Postnummer: 2300
Enhed: Anders Christian Boisen
Telefon: +45 51618123 📞
E-mail: acb@r-m.com 📧
URL til yderligere oplysninger: http://www.ramboll-management.dk 🌏
URL til dokumenter: http://www.ramboll-management.dk 🌏
URL til deltagelse: http://www.ramboll-management.dk 🌏
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
Læs nedenstående før anmodning om prækvalifikation:
Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i punkt III.2.1,III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. I relation til punkt III.2.2 og III.2.3 bemærkes, at hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og art. 48, stk.3.
Vis mere
Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder(f.eks. et konsortium), skal oplysningerne anført i punkt III.2) afgives for alle deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Vis mere
Ad I.1. Det bemærkes, at der inden fremsendelsen af anmodning om prækvalifikation ikke er yderligere specifikationer eller dokumenter at få hos ordregiver. Udbudsmaterialet vil blive tilstillet de tjenesteydere, der opfordres til at afgive tilbud.
Ad. II.3 Længden af kontrakten er beregnet ud fra tidspunktet for idriftsættelse af løsningen.
Ad. III.3.2. Juridiske personer vil først i deres endelige tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne.
Ad. IV.3.4. Anmodning om prækvalifikation kan ikke sendes på e-mail. Hver ansøger kan alene indsende én anmodning. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 3 eksemplarer + en elektronisk version på fysisk medie. Den fysiske version er gældende i tilfælde af indbyrdes modstrid. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgere kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning om prækvalifikation, jf. punkt I.1. Se dog nedenfor vedr. skabeloner til brug for udarbejdelse af anmodning om prækvalifikation.
Vis mere
Ad. IV.3.5 Der er oplyst en anslået dato.
Henvendelser vedr. udbuddet skal rettes til Rambøll Management Consulting A/S, jf. punkt I.1. Anmodning om deltagelse skal ligeledes sendes til Rambøll Management Consulting A/S, jf. punkt. I.1.
Ansøger opfordres til at afgive de i punkt III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger samlet i et separat afsnit/appendiks i anmodningen om deltagelse.
Ansøger kan hos Rambøll Management Consulting A/S rekvirere en tro og love erklæring, jf. punkt III.2.1 samt vejledning indeholdende skemaer til afgivelse af de i punkt III.2.2 efterspurgte økonomiske oplysninger. Det er frivilligt om ansøger ønsker at anvende vejledningen og de indeholdte skemaer, der alene har til formål at fungere som støtte i forbindelse med afgivelse af anmodning om prækvalifikation.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307790 📠
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark)
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
I henhold til lov nr. 492 af 12.5.2010 gælder det, at klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fradagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretningen til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
Vis mere
Ved klage over ordregivers indgåelse af kontrakt, skal klagen være indgivet senest 6 måneder efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Center for Offentlig Konkurrence
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2012/S 116-192387 (2012-06-15)