Levering af ESDH-System med integreret workflow modul

Patent- og Varemærkestyrelsen

Patent- og Varemærkestyrelsen (PVS), som er en styrelse under Erhverv- og Vækstministeriet, udsteder patent- og designrettigheder, samt registrerer varemærker og brugsmodeller. Den store informationsmængde PVS har til rådighed bliver endvidere anvendt i PVS’ erhvervsservice i form af konkrete opgaveløsninger og målrettede kurser samt i internationalt samarbejde.
Grundet et sammenfald af flere faktorer - blandt andet manglende fleksibilitet i den grundlæggende systemarkitektur, systemteknologisk forældelse og begrænset kompatibilitet imellem systemer – har PVS behov for at få opdateret sit nuværende ESDH system samt nuværende produktionsstyringssystem.
PVS ønsker med dette udbud af få én samlet ny it-løsning, der på bedst mulig måde understøtter forretningens processer og sagsstyring. PVS ønsker en løsning, der er baseret på et standard ESDH-system med integreret workflow modul, der kan indgå i en løst koblet arkitektur med øvrige systemer. Alle relevante data, dokumenter og funktioner skal således på en enkel og fleksibel måde stilles til rådighed for brugeren på det rigtige tidspunkt i sagsbehandlingen.
Dette indebærer - men er ikke begrænset til – en understøttelse af blandt andet:
Systemet og alle tilknyttede services kan tilgås via single sign-on, og interaktion med services uden for selve systemet er transparent for brugeren.
Brugergrænsefladen og den tilgængelige funktionalitet skal være rollebaseret og tilpasse sig brugeren og det aktuelle stadie i sagsbehandlingen.
Alle informationer og dokumenter vedrørende alle sager skal lagres samme sted og data genbruges, således at de samme data kun skal indtastes én gang undervejs i sagsbehandlingen.
Systemet skal indeholde tværgående søgefunktionalitet, der gør det muligt at fremfinde dokumenter og sager på en let og effektiv måde, således at det er transparent for brugeren, hvilken service/system/database der leverer informationerne.
Det er vigtigt, at systemet har åbne API’er, der gør det muligt at integrere med andre systemer og udveksle data med udenlandske myndigheder, da PVS oplever et stadigt stigende internationalt samarbejde på it-området.
Kontrakten omfatter levering og implementering af løsningen, support, vedligehold og udførelse af ændringsanmodninger. Driften varetages af PVS.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-08-13. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-07-09.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2012-07-09 Udbudsbekendtgørelse
2013-01-04 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2012-07-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Levering af programmel
Mængde eller omfang: Ca. 200 unikke licenser.2 500 000,004 000 000,00
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Levering af programmel 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Patent- og Varemærkestyrelsen
Postadresse: Helgeshøj Allé 81
Postnummer: 2630
Postby: Taastrup
Kontakt
Internetadresse: http://www.dkpto.dk 🌏
E-mail: udbud@dkpto.dk 📧
Telefon: +45 43508000 📞
Fax: +45 43508001 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-07-09 📅
Tilbudsfrist: 2012-08-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-07-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 133-221803
EUT-S-nummer: 133
Yderligere oplysninger
Ad punkt II.3) Levering og implementering af løsningen forventes at have en varighed på ca. 18 måneder. Ad punkt III.2) Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal oplysninger, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige virksomheder. Ad III.2.1) Ansøger kan downloade en skabelon til brug for afgivelse af erklæring vedr. strafbare forhold på den i punkt I.1 anførte url-adresse vedr. elektroniske oplysninger. Det bemærkes, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af sit tilbud skal vedlægge følgende erklæringer: — En underskrevet erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. — En underskrevet erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelse af tilbud har taget hensyn til de gældende bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Ad punkt III.2.2 og III.2.3) Såfremt ansøger ikke selv besidder den nødvendige kapacitet, kan ansøger basere sig på andre enheders økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem ansøgeren og disse andre enheder. Ansøger skal i sin ansøgning i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for andre enheders bindende tilsagn i så henseende. Ad IV.3.4) Såfremt det skønnes nødvendigt, af hensyn til konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet, forbeholder Patent- og Varemærkestyrelsen sig retten til at afvise en ansøgning, såfremt en ansøger afgiver flere ansøgninger, konsortiedeltagende virksomheder er deltager(e) i flere konsortier eller flere ansøgere anvender samme underleverandør. Anmodning om prækvalifikation kan ikke indsendes pr. e-mail. Anmodning om prækvalifikation ses gerne indleveret i 3 papireksemplarer og elektronisk på en cd-rom eller tilsvarende medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Anmodningen bedes indleveret til adressen anført i pkt. I.1) i en lukket forsendelse mærket "Prækvalifikation – Levering af ESDH-system - Må ikke åbnes i postmodtagelsen". Endvidere bedes tilbudsgiver anføre oplysninger om e-mailadresse på kontaktperson hos ansøger, hvortil meddelelse om ordregivers beslutning kan sendes. Ad punkt I.V.3.5) Fristen for afsendelse af opfordringsskrivelserne er alene forventet.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Patent- og Varemærkestyrelsen (PVS), som er en styrelse under Erhverv- og Vækstministeriet, udsteder patent- og designrettigheder, samt registrerer varemærker og brugsmodeller. Den store informationsmængde PVS har til rådighed bliver endvidere anvendt i PVS’ erhvervsservice i form af konkrete opgaveløsninger og målrettede kurser samt i internationalt samarbejde.
Vis mere
Grundet et sammenfald af flere faktorer - blandt andet manglende fleksibilitet i den grundlæggende systemarkitektur, systemteknologisk forældelse og begrænset kompatibilitet imellem systemer – har PVS behov for at få opdateret sit nuværende ESDH system samt nuværende produktionsstyringssystem.
Vis mere
PVS ønsker med dette udbud af få én samlet ny it-løsning, der på bedst mulig måde understøtter forretningens processer og sagsstyring. PVS ønsker en løsning, der er baseret på et standard ESDH-system med integreret workflow modul, der kan indgå i en løst koblet arkitektur med øvrige systemer. Alle relevante data, dokumenter og funktioner skal således på en enkel og fleksibel måde stilles til rådighed for brugeren på det rigtige tidspunkt i sagsbehandlingen.
Vis mere
Dette indebærer - men er ikke begrænset til – en understøttelse af blandt andet:
Systemet og alle tilknyttede services kan tilgås via single sign-on, og interaktion med services uden for selve systemet er transparent for brugeren.
Brugergrænsefladen og den tilgængelige funktionalitet skal være rollebaseret og tilpasse sig brugeren og det aktuelle stadie i sagsbehandlingen.
Alle informationer og dokumenter vedrørende alle sager skal lagres samme sted og data genbruges, således at de samme data kun skal indtastes én gang undervejs i sagsbehandlingen.
Systemet skal indeholde tværgående søgefunktionalitet, der gør det muligt at fremfinde dokumenter og sager på en let og effektiv måde, således at det er transparent for brugeren, hvilken service/system/database der leverer informationerne.
Det er vigtigt, at systemet har åbne API’er, der gør det muligt at integrere med andre systemer og udveksle data med udenlandske myndigheder, da PVS oplever et stadigt stigende internationalt samarbejde på it-området.
Kontrakten omfatter levering og implementering af løsningen, support, vedligehold og udførelse af ændringsanmodninger. Driften varetages af PVS.
Mængde eller omfang: Ca. 200 unikke licenser.
Anslået værdi uden moms: 2 500 000,00 💰
4 000 000,00 💰
Beskrivelse af mulighederne:
1. Udvidelse af licenser i intervaller af 25.
2. Forlængelse af kontrakten i 2 x 12 måneder.
3. Grafisk overblik over billeder i en sag.
4. Visuelt sagsforløb (mulighed for at følge sagens forløb visuelt på et procesdiagram).
5. Udtræk af tilfældigt udvalgte sager eller interessenter.
6. Automatisk sagsfordeling.
7. Historisk overblikssøgning.
8. Optimering af skærmbilleder til visning med de nyeste versioner af Safari, Mozilla Firefox samt Google Chrome.
9. Dagsorden- og udvalgsbehandling.
10. Forelæggelse.
Optionernes konkrete indhold vil blive nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 60 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Danmark.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En underskrevet erklæring på tro og love om, at der ikke er afsagt endelig dom over ansøger vedr. strafbare forhold, som anført i direktiv nr. 2004/18/ EF, artikel 45, nr. 1.
Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal erklæringen med de anførte oplysninger afgives for hver enkel af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Økonomisk og finansiel stilling:
Revisorpåtegnede regnskaber for de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.
Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal de anførte oplysninger afgives for hver enkel af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Vedrørende ansøgers mulighed for at basere sig på andre aktørers formåen henvises til pkt. VI.3.
Teknisk og faglig kompetence:
En liste over de betydeligste og mest relevante leverancer af ESDH-løsninger, der er udført i de sidste 3 år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt navn på modtager.
Ansøgers årlige gennemsnitlige antal beskæftigede gennem de sidste 3 år, der hos ansøger er beskæftiget med kontraktens aktivitetsområde (ESDH-leverancer).
Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal de anførte oplysninger afgives for hver enkel af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Vedrørende ansøgers mulighed for at basere sig på andre aktørers formåen henvises til pkt. VI.3.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
For betalinger, som erlægges forud for overtagelsesdagen, bortset fra vederlag for ibrugtagning forud for overtagelsesdagen, er det en betingelse for betaling, at tjenesteyderen har stillet en uigenkaldelig anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut eller forsikringsselskab til sikkerhed for tilbagebetaling af beløbet.
Vis mere
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Fakturering skal ske elektronisk i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af den 28.6.2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Der skal afgives virksomhedsoplysninger, jf. punkt III.2 nedenfor, for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Vis mere

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Hvis flere end 5 ansøgere har søgt om prækvalifikation, vil begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, ske ved en vurdering af:
1) hvilke ansøgere der har dokumenteret de bedst matchende tidligere opgaver i forhold til den udbudte opgaves genstand samt omfang, jf. pkt. III.2.3),
2) ansøgernes finansielle og økonomiske formåen vurderet på baggrund af omsætning, overskud og egenkapital, og,
3) ansøgers årlige gennemsnitlige antal beskæftigede gennem de sidste 3 år, der hos ansøger er beskæftiget med kontraktens aktivitetsområde (ESDH-leverancer).
Der vil ved vurderingen blive lagt særlig vægt på ansøgernes referencer (punkt 1).
Dato for afsendelse af opfordringer: 2012-09-10 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Ansøgninger og tilbud skal afgives på dansk, eventuelle standardlicensbetingelser, referencelister og/eller andet fortrykt salgsmateriale (eksempelvis brochurer eller foldere), som måtte være en del af tilbudsgivers ansøgning eller tilbud, kan dog vedlægges på engelsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Tinna Hochheim
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL til dokumenter: http://www.dkpto.dk/udbud 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Ad punkt II.3) Levering og implementering af løsningen forventes at have en varighed på ca. 18 måneder.
Ad punkt III.2) Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal oplysninger, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige virksomheder.
Ad III.2.1) Ansøger kan downloade en skabelon til brug for afgivelse af erklæring vedr. strafbare forhold på den i punkt I.1 anførte url-adresse vedr. elektroniske oplysninger.
Det bemærkes, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af sit tilbud skal vedlægge følgende erklæringer:
— En underskrevet erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige.
— En underskrevet erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelse af tilbud har taget hensyn til de gældende bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt.
Ad punkt III.2.2 og III.2.3) Såfremt ansøger ikke selv besidder den nødvendige kapacitet, kan ansøger basere sig på andre enheders økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem ansøgeren og disse andre enheder. Ansøger skal i sin ansøgning i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for andre enheders bindende tilsagn i så henseende.
Vis mere
Ad IV.3.4) Såfremt det skønnes nødvendigt, af hensyn til konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet, forbeholder Patent- og Varemærkestyrelsen sig retten til at afvise en ansøgning, såfremt en ansøger afgiver flere ansøgninger, konsortiedeltagende virksomheder er deltager(e) i flere konsortier eller flere ansøgere anvender samme underleverandør.
Vis mere
Anmodning om prækvalifikation kan ikke indsendes pr. e-mail. Anmodning om prækvalifikation ses gerne indleveret i 3 papireksemplarer og elektronisk på en cd-rom eller tilsvarende medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Anmodningen bedes indleveret til adressen anført i pkt. I.1) i en lukket forsendelse mærket "Prækvalifikation – Levering af ESDH-system - Må ikke åbnes i postmodtagelsen". Endvidere bedes tilbudsgiver anføre oplysninger om e-mailadresse på kontaktperson hos ansøger, hvortil meddelelse om ordregivers beslutning kan sendes.
Vis mere
Ad punkt I.V.3.5) Fristen for afsendelse af opfordringsskrivelserne er alene forventet.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Ønsker en virksomhed at klage over ikke at være blevet prækvalificeret, skal klagen være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
Vis mere
I andre situationer er udgangspunktet, at klagen skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klagen indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 417150000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2012/S 133-221803 (2012-07-09)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2013-01-04)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 3 299 005 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-01-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-01-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 006-006196
Henviser til bekendtgørelse: 2012/S 133-221803
EUT-S-nummer: 6

Objekt
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Danmark

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Pris (40)
2. Kvalitet (40)
3. Leveringssikkerhed (10)
4. Konkret nyttiggørelse af erfaring samt projektledelse og -styring (10)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2012-12-04 📅
Navn: Software Innovation A/S
Postadresse: Kongevejen 400 C
Postby: Holte
Postnummer: 2840
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: info@software-innovation.dk 📧
Internetadresse: http://www.software-innovation.com/dk 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Postadresse: Dahlerups Pakhus, Langelinie Allé 17
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klagen skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Klageren skal senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klagen indgives til Klagenævnet for Udbud. Klageren skal tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Telefon: +45 41715000 📞
Kilde: OJS 2013/S 006-006196 (2013-01-04)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden Byen København
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed Udvikling af kundespecificeret programmel Programmelrelaterede tjenester Implementering af programmel Konfigurering af programmel Levering af programmel Datatjenester Databehandling Behandling og tabulering af data