Kontrakt om kommunikation-, reklame- og mediebureauydelser

Hjemmeværnskommandoen

Hjemmeværnet er en frivillig militær organisation, der støtter forsvaret og de civile myndigheder. Hjemmeværnskommandoen anvender ofte visuelle virkemidler i rekrutteringen af de mange frivillige til Hjemmeværnet. Til brug herfor udbydes derfor kontrakt med en virksomhed, der kan bistå Hjemmeværnskommandoen med en lang række forskelligartede opgaver indenfor kommunikations-, reklame- og mediebureauvirksomhed. Der søges således én leverandør der skal arbejde i tæt samarbejde med Hjemmeværnskommandoen og de mange frivillige med blandt andet følgende opgaver:
— Strategisk rådgivning, herunder kampagnestrategi, herunder afklaring af mål og målgrupper, idé- og konceptudvikling, taktik, kampagneflow og kanalvalg samt evaluering,
— Analyser, herunder målgruppe- og medlemsanalyser ifm. rekruttering og fastholdelse, annoncetest samt markeds- og netværksafdækning ift. strategiske målgrupper,
— Kommunikationsprodukter, herunder udarbejdelse (design, udformning samt færdiggørelse til produktion) af kampagneelementer, fx annoncer, plakater, web- og mobilbannere, videoer, radiospots, udstillingselementer mv., udarbejdelse af hvervematerialer, fx brochurer, visitkort, præsentationer, idé og redaktion af hvervemagasin, idé og opstart af events, herunder involvering af frivillige, opsætning og færdiggørelse af kampagneelementer og hvervematerialer til produktion, fotos til kampagne samt redaktionelt brug, webdesign og -udvikling, fx kampagnesite, udvikling af specifikke moduler til tilmelding og tests, facebook-applikationer, mobile medier mv. samt løbende monitering og redaktion af facebookside,
— Medieformidling, herunder research af medier, målgrupper og marked, mediestrategi og -planlægning, mediekøb samt produktion og distribution af mediemateriale, fx plakater, busbannere, hængeskilte mm,
— Projektstyring, herunder daglig projektledelse, løbende kontakt til og sparring med frivillige og ansatte i forbindelse med strategi- og konceptudvikling, løbende kontakt til og koordinering af frivillige og ansatte i forbindelse med foto- og videooptagelser samt events.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-06-12. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-05-11.

Hvem?

• Hjemmeværnskommandoen

Hvad?

• Markedsundersøgelser og økonomiske konsekvensanalyser, rundspørger og statistikker › Servicevirksomhed i forbindelse med reklame og marketing

Hvor?

• Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2012-05-11	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2012-05-11)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Servicevirksomhed i forbindelse med reklame og marketing
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Servicevirksomhed i forbindelse med reklame og marketing 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Hjemmeværnskommandoen
Postadresse: Kastellet 82
Postnummer: 2100
Postby: København Ø
Kontakt
Internetadresse: http://www.hjk.dk 🌏
E-mail: hjk-kom-rf3@mil.dk 📧
Telefon: +45 33479394 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-05-11 📅
Tilbudsfrist: 2012-06-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-05-16 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 93-153969
EUT-S-nummer: 93
Yderligere oplysninger

1. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation indsendes i 3 papireksemplarer og en elektronisk version (f.eks. et usb-stick). Der kan ikke indsendes ansøgning pr. e-mail. 2. Skabelon for tro og loveerklæring vedr. økonomiske forhold kan rekvireres på http://www.hjv.dk/Presse/Sider/EUudbud.aspx 3. Kontraktperioden angivet i pkt. II.3 beregnes fra kontraktunderskrift. 4. Eventuelle svar på spørgsmål til udbudsbekendtgørelsen vil blive offentliggjort i anonymiseret form på http://www.hjv.dk/Presse/Sider/EUudbud.aspx 5. Det i pkt. II.1.4 anførte forventede prisleje for det samlede indkøb i kontraktperioden er anført inklusiv omkostninger til mediakøb. Mediakøb består isoleret set af ca. 12 000 000 DKK i kontraktperioden. 6. Der skal ikke indleveres CV'er ifm. ansøgning om prækvalifikation. Det i pkt. III.3.2 anførte henviser til efterfølgende tilbudsproces. Der vil fremgå mere herom i udbudsmaterialet.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 18 000 000,00 💰
20 000 000,00 💰
Kort beskrivelse:

— Strategisk rådgivning, herunder kampagnestrategi, herunder afklaring af mål og målgrupper, idé- og konceptudvikling, taktik, kampagneflow og kanalvalg samt evaluering,

— Analyser, herunder målgruppe- og medlemsanalyser ifm. rekruttering og fastholdelse, annoncetest samt markeds- og netværksafdækning ift. strategiske målgrupper,

— Kommunikationsprodukter, herunder udarbejdelse (design, udformning samt færdiggørelse til produktion) af kampagneelementer, fx annoncer, plakater, web- og mobilbannere, videoer, radiospots, udstillingselementer mv., udarbejdelse af hvervematerialer, fx brochurer, visitkort, præsentationer, idé og redaktion af hvervemagasin, idé og opstart af events, herunder involvering af frivillige, opsætning og færdiggørelse af kampagneelementer og hvervematerialer til produktion, fotos til kampagne samt redaktionelt brug, webdesign og -udvikling, fx kampagnesite, udvikling af specifikke moduler til tilmelding og tests, facebook-applikationer, mobile medier mv. samt løbende monitering og redaktion af facebookside,

— Medieformidling, herunder research af medier, målgrupper og marked, mediestrategi og -planlægning, mediekøb samt produktion og distribution af mediemateriale, fx plakater, busbannere, hængeskilte mm,

— Projektstyring, herunder daglig projektledelse, løbende kontakt til og sparring med frivillige og ansatte i forbindelse med strategi- og konceptudvikling, løbende kontakt til og koordinering af frivillige og ansatte i forbindelse med foto- og videooptagelser samt events.

Varighed: 48 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøgeren skal vedlægge erklæring på tro og love om, at ansøgeren ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøgeren er etableret, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger (dvs. erklæringen skal både omfatte Danmark samt et eventuelt andet hjemland).

Som alternativ til tro og loveerklæring kan indsendes serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen indeholdende de samme oplysninger.

Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattesten fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro og loveerklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark. Det er vigtigt, at tro og loveerklæringen (eller attesten) vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver ansøgningen om deltagelse. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager.

Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal vedlægge virksomhedens balance eller uddrag heraf (egenkapitalen) for de to seneste disponible regnskabsår. Ansøger skal desuden vedlægge virksomhedens årsregnskab eller eklæring for virksomhedens omsætning de seneste to disponible regnskabsår.

Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager.

Mindstekrav til niveauet:

1. Ansøger skal dokumentere positiv egenkapital i hvert af de to seneste disponible regnskabsår.

2. Ansøger skal dokumentere en minimumsomsætning på 25 000 000 DKK om året i hvert af de to seneste disponible regnskabsår. Ansøger kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører). I givet fald skal ansøger godtgøre at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende (skriftelig erklæring herom er tilstrækkelig og skal vedlægges ansøgningen).

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal vedlægge referenceliste indeholdende oplysninger om varetagelse af større kampagner med flere forskellige platforme, herunder f.eks. film, online, print og outdoor. Ansøger anmodes om at oplyse navn og dato på referencen.

Mindstekrav til niveauet:

1. Ansøger skal have mindst en reference indenfor de seneste 3 år, hvor der er varetaget større kampagner med flere forskellige platforme.

2. Ansøger skal have mindst en reference de seneste 3 år, der viser ansøgers kendskab til politisk styrede organisationer, som i det væsentligste består af frivillige/græsrodbevægelser.

De ovennævnte referencer kan vedrøre samme leverancer.

Ansøger kan baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører). I givet fald skal ansøger godtgøre at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende (skriftelig erklæring herom er tilstrækkelig og skal vedlægges ansøgningen).

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsform vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne ved kontraktindgåelse påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til ordregiver.

Personalets navne og faglige kvalifikationer ✅

Procedure
Rammeaftalens varighed i år: 4
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Såfremt ordregiver modtager flere end fem ansøgninger, der alle opfylder ovenstående betingelser, vil udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, ske på grundlag af følgende kriterie: hvilke ansøgere, der har dokumenteret de bedste referencer samlet set, jf. pkt. III.2.3.

Dato for afsendelse af opfordringer: 2012-06-22 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Kommunikations- og Rekrutteringsafdelingen
John Nielsen

Reference
Yderligere oplysninger

1. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation indsendes i 3 papireksemplarer og en elektronisk version (f.eks. et usb-stick). Der kan ikke indsendes ansøgning pr. e-mail.

2. Skabelon for tro og loveerklæring vedr. økonomiske forhold kan rekvireres på http://www.hjv.dk/Presse/Sider/EUudbud.aspx

3. Kontraktperioden angivet i pkt. II.3 beregnes fra kontraktunderskrift.

4. Eventuelle svar på spørgsmål til udbudsbekendtgørelsen vil blive offentliggjort i anonymiseret form på http://www.hjv.dk/Presse/Sider/EUudbud.aspx

5. Det i pkt. II.1.4 anførte forventede prisleje for det samlede indkøb i kontraktperioden er anført inklusiv omkostninger til mediakøb. Mediakøb består isoleret set af ca. 12 000 000 DKK i kontraktperioden.

6. Der skal ikke indleveres CV'er ifm. ansøgning om prækvalifikation. Det i pkt. III.3.2 anførte henviser til efterfølgende tilbudsproces. Der vil fremgå mere herom i udbudsmaterialet.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud, Erhvervs- og Selskabstyrelsen
Postadresse: Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307621 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klager over prækvalifikation skal indgives inden 30 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning til ansøgerne om, hvem der er blevet udvalgt til at afgive tilbud og med en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Klager vedrørende andre beslutninger i relation til udbuddet skal være indgivet inden seks måneder efter, at ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor ordretildelingsbekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, bedes klageren skriftligt underrette ordregiver om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om, hvorvidt klagen er indgivet inden for den af ordregiver fastsatte standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af meddelelse om ordretildeling, og med angivelse af, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Tilbagevendende udbud
2016.
Kilde: OJS 2012/S 093-153969 (2012-05-11)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed (16 nye indkøb)

Markedsundersøgelser og økonomiske konsekvensanalyser, rundspørger og statistikker (1)

Servicevirksomhed i forbindelse med reklame og marketing