Kontrakt om indkøb af elektroniske presseklip
Udbuddet omfatter Udenrigsministeriet, der i det følgende benævnes ordregiver. Der søges en virksomhed, som kan levere elektroniske presseklip, som nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.
Formålet er, at Udenrigsministeriet opnår en opdateret samling af dagens informationer om emner af relevans for Udenrigsministeriet, der bringes frem i medierne. Udbuddet omfatter nærmere bestemt følgende:
1. Danske presseklip: Der ønskes en presseklipsportal med elektroniske presseklip til Udenrigsministeriet. Det er et mindstekrav, at der skal klippes fra B.T., Ekstra Bladet, Berlingske Tidende, Politiken, Jyllands-Posten, Børsen, Information, Kristeligt Dagblad, 24timer, Metro Xpress, Weekendavisen og Ritzau Bureau. Presseklipportalen skal være tilgængelig for alle medarbejdere i Udenrigsministeriet, pt. 2500 (2012).
2. Engelske presseklip: Engelsk oversættelse af dagens 5 tophistorier fra danske nyhedsmedier. Det er leverandøren, der udvælger, hvad der er en tophistorie på grundlag af Udenrigsministeriets specifikation. Tophistorier defineres som artikler, der omhandler Udenrigsministeriet eller de til enhver tid siddende ministre, pt. Udenrigsministeren, Udviklingsministeren, Handels- og Investeringsministeren, Europaministeren samt Minister for Nordisk Samarbejde.
3. Segmenterede klip til kontorer og repræsentationer
Der forventes et omfang på ca. 50 segmenterede klip pr. dag i alt dvs. årligt ca. 15 000. Hvert segmenteret klip forventes at indeholde op til 10 artikler i gennemsnit.
Artiklerne klippes efter 10-15 nøgleord leveret af hver enkel enhed til leverandøren.
For segmenterede presseklip gælder, at leverandøren selv indhenter nøgleord fra repræsentationer og enheder hjemme. Intranetenheden i Udenrigsministeriet holdes orienteret om alle ændringer i segmenterede presseklip.
Disse klip skal ikke redigeres manuelt. Klippet skal dog renses for dubletter og irrelevante artikler, eksempelvis sportsnyheder.
Når segmenterede artikler vælges med klik vises de i læsevenligt format jf. pkt. 5.
4. Specialklip, ekstra klip og klip over det forventede antal
4.1. Specialklip: Det skal være muligt at oprette midlertidige søgekategorier i forbindelse med et aktuelt emne, som løber f.eks. i 3 måneder, eksempelvis grænsekontrollen. Specialklippet skal etableres senest 2 dage efter varsling fra Udenrigsministeriet. Der vil typisk være 2-5 specialklip pr. år á 10 presseklip pr. gang, dvs. i alt 20-50 presseklip. Specialklippene indgår i den normale presseklipsliste/portal i den periode, de løber, og skal samtidig kunne sendes til individuelle brugers e-mail. Listen over brugere, der skal modtage klippet, leveres af Udenrigsministeriet.
4.2. Ekstra klip og klip over det forventede antal: Det skal være muligt at bestille ekstra klip f.eks. i forbindelse med ministerrejser eller lørdags- og helligdagsklip. Der vil typisk være ca. 50 sådanne ekstraklip pr. år. Det forventes, at det årlige antal klip er 60 000, men det kan ikke udelukkes, at der vil opstå et behov for yderligere klip.
5. Generelle krav
5.1. Frekvens: Presseklip skal leveres alle hverdage. Lørdage, søndage og helligdage samles op i klippet på først følgende hverdag.
5.2. Leveringstidspunkt: Alle hverdage senest kl. 7:00.
5.3. Format: Presseklippet hostes hos leverandøren og i-frames i Udenrigsministeriets Intranet. Max. bredde 657 pixels eller tilpasset den enkelte brugers skærmbredde. Medie- og øvrige metadata samt de første linjer af artiklen listes. Søgeord skal værre highlightet.
Formatet skal være XML-feed eller tilsvarende, som kan vises på MS SharePoint 2010 Intranet-sider.
Der skal være mulighed for mobilitet, dvs. presseklip skal kunne læses via Iphone og Android formater.
5.3.1 Visningsformat: Når artiklen vælges med klik, vises den i læsevenligt format med overskrift i fed font. Søgeord skal være highlightet. Metadata skal vises på artiklen.
Metadata: Hvilket medie kommer artiklen fra, dato, hvor i papirudgaven er artiklen placeret, antal ord og artikel-forfatter.
5.3.2. Grafisk format: Artiklen skal kunne vælges vist i PDF eller tilsvarende grafisk format, så sammenhængen med den øvrige avisside fremgår.
5.3.3. Print: Artikler skal kunne printes enkeltvis, i kategorier (jf. punkt 5.6) eller som et samlet print af hele Udenrigsministeriets presseklip.
5.4. E-mail-abonnement: Det skal for Udenrigsministeriets Intranet være muligt at tegne individuelt abonnement på presseklip leveret til brugernes e-mail. E-mailen skal indeholde en kort manchet og et link til presseklip-siden.
5.4.1. E-mail: Skal leveres på alle hverdage senest kl. 7:00.
5.5. Arkiv: Skal være tilgængeligt fra kontraktunderskrivelse eller gældende for den periode materialet har været tilgængeligt i elektronisk format. Arkivet skal hostes hos leverandøren. Arkivet skal være søgbart på kategori, datointerval, medienavn samt fritekst.
5.5.1. Søgefunktionen: Skal være enkel og intuitivt opbygget (hurtig og let tilgængelig) og integreret i det daglige presseklip.
5.6. Kategorier: Det samlede presseklip skal inddeles i kategorier med nøgleord leveret af Udenrigsministeriet. Nøgleord leveres ved valg af leverandør.
For enhedernes segmenterede presseklip gælder, at leverandør selv indhenter nøgleord fra repræsentationer og enheder hjemme jf. pkt. 3.
5.6.1. Nøgleord: Nøgleord kan løbende ændres af Udenrigsministeriet. Nøgleord til de generelle klip udgør 12 overordnede termer. Hvis ministeriet ønsker et nøgleord ændret, skal det implementeres senest to dage efter, at ministeriet har bedt leverandøren om dette. For segnementerede presseklip gælder det i pkt. 3 anførte.
5.7. Editering hos leverandør: Editeringen skal foretages af en fast medarbejder i tæt samarbejde med Udenrigsministeriets Kommunikationsenhed. Der stilles ikke krav om nogen bestemt uddannelse for denne medarbejder.
5.7.1. Presseklip: Skal kategoriseres i kategorierne og sorteres med de vigtigste nyheder øverst som vist nedenfor:
Dagens tophistorier.
Minister- og ministerier.
De til enhver tid siddende ministre (pt. Udenrigsminister Villy Søvndal; Udviklingsminister Christian Friis Bach; Handels- og Investeringsminister Pia Olsen Dyhr; Europaminister Nicolai Wammen; Minister for Nordisk Samarbejde Manu Sareen).
Ledere og kommentarer.
Udenrigs- og EU-politik.
Udviklingspolitik.
Borgerservice.
Eksport og Internationalisering.
Dagens tophistorier på engelsk.
5.7.2. Gentagelser: Helt ens artikler f.eks. Ritzau-artikler skal fjernes med mindre det omhandler en af ministrene. Ved minister-omtale er Udenrigsministeriet interesseret i at vide hvilke medier, der bringer historien.
5.7.3. De elektronisk-genererede presseklip: Skal manuelt sammenlignes med de trykte aviser for at sikre presseklippet mod udeladelser. Dette gøres af leverandøren, inden det gøres tilgængeligt via Intranettet.
5.8. Oppetid for portalen: Der skal være en oppetid på 99 %.
5.9. Statistik: Leverandøren skal levere en månedlig opgørelse over antallet af klip i den forgangne måned.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2012-04-12.
Indkøbet blev offentliggjort på 2012-02-27.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2012-02-27
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2012-06-22
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|