EDH-system leveret som servicebureauløsning

Arbejdsmarkedets Tillægspension

Kommunernes Landsforening og regeringen indgik i juni 2010 en aftale om at samle dele af den objektive sagsbehandling i fem centre med virkning fra efteråret 2012 under ansvar af en nystiftet selvejende institution, Udbetaling Danmark.
Udbetaling Danmark er under oprettelse, og skal varetage opgaver, der hidtil er blevet varetaget af kommunerne. Ydelsesområderne er folkepension, førtidspension, boligstøtte, barseldagpenge og familieydelser. Familieydelser dækker børnetilskud og forskudsvist udbetalt børnebidrag, opkrævning af børne- og ægtefællebidrag samt børne- og ungeydelsen. Herudover varetages afledte opgaver i forhold til helhedsorienteret kontrol, opkrævning og modregning.
Udbetaling Danmark starter opgaveløsningen trinvist med første trin 1.10.2012.
ATP leverer teknisk og administrativ bistand til Udbetaling Danmark, herunder anskaffelse og anvendelse af de nødvendige it-systemer. Der anvendes en række kommunale fagsystemer fra KMD på de berørte sagsområder: Social Pension, Boligstøtte, Barsel, Underholdsbidrag, Børneydelse. Hertil anvendes en række administrative støttesystemer, først og fremmest KMD Sag, Sag Journal og Sag EDH.
Udbuddet omfatter den opgave, der aktuelt varetages af KMD Sag EDH, et dokumenthåndteringssystem til støtte for opgaveløsningen i forbindelse med sagsbehandling og post- og dokumenthåndtering, herunder journalisering, aflevering til offentligt arkiv mv. Systemet skal kunne modtage indskannede dokumenter med metadata fra ekstern skanningsservice og dokumenter fra digital post.
Udbetaling Danmarks sagsstyring skal fortsat foregå ved anvendelse af KMD Sag og Sag Journal.
Systemet skal være i overensstemmelse med og løbende tilpasse sig de åbne standarder, der er vedtaget og som bliver vedtaget i fællesoffentligt dansk regi.
Systemet skal leveres som servicebureauløsning, der skal kunne tilgås fra ATP’s infrastruktur. Endvidere efterspørges tilknyttede ydelser i form af opsætning, uddannelse, implementeringsstøtte mv.
Den årlige mængde indgående brevpost anslås at være ca. 2 000 000 forsendelser og der er planlagt ca. 1 000 brugere.
Leverancen skal omfatte tilknyttede ydelser, som er nødvendige for ibrugtagning:
— Projektledelse,
— Konvertering af eksisterende data,
— Installation, opsætning, konfiguration, afprøvning,
— Indledende og løbende support,
— Uddannelse af superbrugere og systemadministratorer,
— Drift og vedligeholdelse.
Der efterspørges yderligere en række optioner:
— Prisstruktur i henseende til udvidelse og indskrænkning af brugerantal,
— Prisstruktur i henseende til udvidelse og indskrænkning af antal forsendelser,
— Forlængelse af kontraktperiode 2 x 12 måneder.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-09-03. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-08-01.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• KMD

Hvem?

• Arbejdsmarkedets Tillægspension

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2012-08-01	Udbudsbekendtgørelse
2013-05-13	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2012-08-01)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Programpakke til dokumentforvaltning
Mængde eller omfang:

Den årlige mængde indgående brevpost anslås at være ca. 2 000 000 forsendelser og der er planlagt ca. 1 000 brugere.Det forventes i aftalens løbetid at antallet af brugere er faldende.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Programpakke til dokumentforvaltning 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Arbejdsmarkedets Tillægspension
Postadresse: Kongens Vænge 8
Postnummer: 3400
Postby: Hillerød
Kontakt
Internetadresse: http://www.atp.dk 🌏
E-mail: consultancy@atp.dk 📧
Telefon: +45 70111213 📞
Fax: +45 48204808 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-08-01 📅
Tilbudsfrist: 2012-09-03 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-08-04 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 149-249389
EUT-S-nummer: 149
Yderligere oplysninger

A. Ad punkt I.1: Der foreligger ikke yderligere dokumenter, som ansøgerne kan rekvirere fra ordregiver forud forfremsendelse af ansøgning om deltagelse. Ansøgning om deltagelse skal udfærdiges i 4 papireksemplarer og lægges i en lukket kuvert eller kasse mærket" Ansøgning om deltagelse – EDH" og "Må ikke åbnes ved poståbning". Ansøgningen skal endvidere vedlægges i elektronisk udgave i PDF- el. lign på cd-rom/USB-nøgle. Ansøgningen skal fremsendes pr. almindelig postforsendelse eller afleveres personligt til ATP (se adresse i punkt I.1) inden den angivne frist for modtagelse af ansøgninger. B. Såfremt ansøger er et konsortium, som består af flere solidarisk hæftende juridiske og/eller fysiske personer, skal dokumenterne under punkt III.2.1) og III.2.2) vedlægges for samtlige konsortiedeltagere. Liste og beskrivelser som angivet i punkt III.2.3) vedlægges for hver konsortiedeltager i det omfang, konsortiedeltagerens tekniske kapacitet ønskes inddraget i bedømmelsen. Såfremt ordregiver skal lægge vægt på en underleverandørs tekniske kvalifikationer, skal dokumenterne underpunkt III.2.3) også fremlægges for sådanne underleverandører sammen med deres erklæring om, at de stiller deres tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. C. Den under pkt. II.3 angivne kontraktperiode på 48 måneder er gældende fra overtagelsesdagen.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbetaling Danmark er under oprettelse, og skal varetage opgaver, der hidtil er blevet varetaget af kommunerne. Ydelsesområderne er folkepension, førtidspension, boligstøtte, barseldagpenge og familieydelser. Familieydelser dækker børnetilskud og forskudsvist udbetalt børnebidrag, opkrævning af børne- og ægtefællebidrag samt børne- og ungeydelsen. Herudover varetages afledte opgaver i forhold til helhedsorienteret kontrol, opkrævning og modregning.

Udbetaling Danmark starter opgaveløsningen trinvist med første trin 1.10.2012.

ATP leverer teknisk og administrativ bistand til Udbetaling Danmark, herunder anskaffelse og anvendelse af de nødvendige it-systemer. Der anvendes en række kommunale fagsystemer fra KMD på de berørte sagsområder: Social Pension, Boligstøtte, Barsel, Underholdsbidrag, Børneydelse. Hertil anvendes en række administrative støttesystemer, først og fremmest KMD Sag, Sag Journal og Sag EDH.

Udbuddet omfatter den opgave, der aktuelt varetages af KMD Sag EDH, et dokumenthåndteringssystem til støtte for opgaveløsningen i forbindelse med sagsbehandling og post- og dokumenthåndtering, herunder journalisering, aflevering til offentligt arkiv mv. Systemet skal kunne modtage indskannede dokumenter med metadata fra ekstern skanningsservice og dokumenter fra digital post.

Udbetaling Danmarks sagsstyring skal fortsat foregå ved anvendelse af KMD Sag og Sag Journal.

Systemet skal være i overensstemmelse med og løbende tilpasse sig de åbne standarder, der er vedtaget og som bliver vedtaget i fællesoffentligt dansk regi.

Systemet skal leveres som servicebureauløsning, der skal kunne tilgås fra ATP’s infrastruktur. Endvidere efterspørges tilknyttede ydelser i form af opsætning, uddannelse, implementeringsstøtte mv.

Den årlige mængde indgående brevpost anslås at være ca. 2 000 000 forsendelser og der er planlagt ca. 1 000 brugere.

Leverancen skal omfatte tilknyttede ydelser, som er nødvendige for ibrugtagning:

— Projektledelse,

— Konvertering af eksisterende data,

— Installation, opsætning, konfiguration, afprøvning,

— Indledende og løbende support,

— Uddannelse af superbrugere og systemadministratorer,

— Drift og vedligeholdelse.

Der efterspørges yderligere en række optioner:

— Prisstruktur i henseende til udvidelse og indskrænkning af…

… brugerantal,

… antal forsendelser,

— Forlængelse af kontraktperiode 2 x 12 måneder.
Mængde eller omfang:

Den årlige mængde indgående brevpost anslås at være ca. 2 000 000 forsendelser og der er planlagt ca. 1 000 brugere.

Det forventes i aftalens løbetid at antallet af brugere er faldende.

Beskrivelse af mulighederne: Der efterspørges følgende optioner:

— Prisstruktur i henseende til udvidelse og indskrænkning af…

… brugerantal,

… antal forsendelser,

— Forlængelse af kontraktperiode 2 x 12 måneder.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 48 måneder
Referencenummer: UDK-08-01-10

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Følgende dokumentation skal vedhæftes anmodningen.

1) En erklæring på tro og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, og i Danmark.

Alternativt kan tjenesteyderen vedlægge en serviceattest indeholdende samme oplysninger fra Erhvervs og Selskabsstyrelsen eller lignende attest udstedt af en kompetent myndighed i den relevante medlemsstat.

Hverken erklæring eller alternativt serviceattest må være underskrevet henholdsvis udstedt tidligere end 1.1.2012.

2) En erklæring på tro og love om, hvorvidt tjenesteyderen har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret, og i Danmark. Alternativt kan tjenesteyderen vedlægge en serviceattest indeholdende samme oplysninger fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller lignende attest udstedt af en kompetent myndighed i den relevante medlemsstat. Hverken erklæring eller alternativt serviceattest må være underskrevet henholdsvis udstedt tidligere end 1.1.2012. Ved sammenslutninger af leverandører (feks. et konsortium) skal oplyningerne afgives for hver deltager i sammenslutningen. Tjenesteydere der ikke afgiver minimumsoplysningerne kan ikke forvente at komme i betragtning.

Økonomisk og finansiel stilling:

A) Seneste reviderede og godkendte årsrapport, indeholdende resultatopgørelse og balance samt erklæring om økonomiske nøgletal for de seneste 3 disponible regnskabsår, herunder særligt omsætning i forbindelse med leverancer som udbuddet vedrører.

Firmaer, der har eksisteret i mindre end 3 år, må give oplysningerne i overensstemmelse hermed.

Mindstekrav til niveauet:

1) Årsomsætning på minimum 10 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår og,

2) Årsomsætningen inden for det udbudte sortiment på minimum 5 000 000 DKK i det seneste disponible regnskabsår og,

3) en soliditetsgrad på minimum 10 % i det seneste disponible regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

A) Liste over de betydeligste leverancer af løsninger svarende til det udbudte, som er leveret inden for de seneste 3 år, med angivelse af kontraktværdi, leveringstidspunkter og den offentlige eller private modtager samt en kort beskrivelse af leverancen.

For hver leverance ønskes angivet, om leverandøren var hovedleverandør og en oversigt over eventuelle væsentligste underleverandører. Til alle referencer ønskes oplyst en kontaktperson hos kunden til brug for eventuel kontrol af de afgivne oplysninger.

B) Oplysning om hvor stor en del af kontrakten ansøgeren agter at give i underentreprise.

Mindstekrav til niveauet:

Dokumenteret erfaring med levering af servicebureauløsninger og tjenesteydelser som de udbudte, jf. afsnit II.1.

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:

Eventuelle a conto-betalinger kan kun finde sted mod deponering på særlige vilkår eller mod anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut. Dette gælder dog ikke periodiske betalinger for løbende ydelser.

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Ved sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium) skal oplysningerne i punkt III.2 gives for hver enkelt virksomhed.

Procedure
Mindste antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Såfremt antallet af ansøgere, der er i besiddelse af de krævede kvalifikationer, overstiger det antal ansøgere, som ordregiver agter at prækvalificere, vil ordregiver blandt disse ansøgere prækvalificere de ansøgere, der dokumenterer de bedste erfaringer med levering og implementering af løsninger og tjenesteydelser svarende til det udbudte, jf. punkt III.2.3.

Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Casper Millum
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: UDK-08-01-10
Yderligere oplysninger

Ad punkt I.1: Der foreligger ikke yderligere dokumenter, som ansøgerne kan rekvirere fra ordregiver forud forfremsendelse af ansøgning om deltagelse.

Ansøgning om deltagelse skal udfærdiges i 4 papireksemplarer og lægges i en lukket kuvert eller kasse mærket" Ansøgning om deltagelse – EDH" og "Må ikke åbnes ved poståbning". Ansøgningen skal endvidere vedlægges i elektronisk udgave i PDF- el. lign på cd-rom/USB-nøgle.

Ansøgningen skal fremsendes pr. almindelig postforsendelse eller afleveres personligt til ATP (se adresse i punkt I.1) inden den angivne frist for modtagelse af ansøgninger.

Såfremt ansøger er et konsortium, som består af flere solidarisk hæftende juridiske og/eller fysiske personer, skal dokumenterne under punkt III.2.1) og III.2.2) vedlægges for samtlige konsortiedeltagere. Liste og beskrivelser som angivet i punkt III.2.3) vedlægges for hver konsortiedeltager i det omfang, konsortiedeltagerens tekniske kapacitet ønskes inddraget i bedømmelsen.

Såfremt ordregiver skal lægge vægt på en underleverandørs tekniske kvalifikationer, skal dokumenterne underpunkt III.2.3) også fremlægges for sådanne underleverandører sammen med deres erklæring om, at de stiller deres tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren.

Den under pkt. II.3 angivne kontraktperiode på 48 måneder er gældende fra overtagelsesdagen.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder regnet fra dagen efter datoen for offentliggørelse af næværende bekendtgørelse, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. § 7, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud skal klageren skriftligt underette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. § 6, stk. 3.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.ks.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2012/S 149-249389 (2012-08-01)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2013-05-13)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse
Kriterier for tildeling
Uspecificeret

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-05-13 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-05-16 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 094-159520
Henviser til bekendtgørelse: 2012/S 149-249389
EUT-S-nummer: 94

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2012-12-14 📅
Navn: Kmd
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 5
Kilde: OJS 2013/S 094-159520 (2013-05-13)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Programpakker og informationssystemer (3 nye indkøb)

Programpakke til oprettelse af dokumenter, tegning, billedbehandling, tidsplanlægning og produktivitetsovervågning

Programpakke til oprettelse af dokumenter

Programpakke til dokumentforvaltning

Dokumentforvaltningssystem