Anskaffelse og vedligeholdelse af ESDH-system

Statsministeriet

Udbuddet omfatter anskaffelse, vedligehold og videreudvikling af ESDH-system samt tilknyttede tjenesteydelser til ca. 65 unikke brugere hos Statsministeriet.
Ordregiver ønsker en fuld digital sagsdannelse. ESDH-systemet er det bærende element i denne målsætning.
Systemet skal understøtte Statsministeriets sagsgange i forbindelse med skanning, journalisering, sagsstyring, dokumentproduktion og -behandling, lagring og vidensdeling.
Grundet det store antal aktindsigtsanmodninger, som Statsministeriet modtager, er det centralt, at løsningen i særlig grad understøtter en effektiv og smidig håndtering af aktindsigt.
Indgående post indscannes og journaliseres centralt. Udgående post journaliseres ligeledes af den centrale journal.
Løsningen skal understøtte muligheden for en præcis arbejdsdeling i ministeriet, der har fokus på konsistens og kvalitet i journaliseringen, hvor sagsoprettelse og journalisering i alt overvejende grad sker i den centrale journal.
Leverancen skal desuden indeholde en uddannelsespakke til systemadministratorer og superbrugere samt uddannelse i skanning.
Der skal ydermere leveres færdige skabeloner.
Leverandøren skal forestå konvertering af data fra Statsministeriets eksisterende system (Scan Jour version G8.6.15) dækkende historisk periode 1984-2003 samt konvertering af data og dokumenter fra 2004-2012. Ydermere skal der fortages en fuld elektronisk aflevering til Statens Arkiver af journalperioden 2004-2012.
Det tilbudte system skal afvikles på Statsministeriets virtualiserede VMware løsning og alle data skal spejles til passivt alternativt site. Data på dette site skal kunne testes i sin helhed, men sættes kun i produktion hvor en hændelse resulterer i bortfald af det primære site.
Klientdelen skal kunne anvendes fra PC'er med opdaterede versioner af Microsoft Windows XP og Windows 7 samt Internet Explorer eller tilsvarende opdateret browser.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-02-14. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-01-13.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2012-01-13 Udbudsbekendtgørelse
2012-09-20 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2012-01-13)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: Der henvises til punkt II.1.5.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Statsministeriet
Postadresse: Prins Jørgens Gård 11
Postnummer: 1218
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.stm.dk 🌏
E-mail: stm@stm.dk 📧
Telefon: +45 33923300 📞
Fax: +45 33111665 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-01-13 📅
Tilbudsfrist: 2012-02-14 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-01-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 11-017390
EUT-S-nummer: 11
Yderligere oplysninger
Læs nedenstående før anmodning om prækvalifkation. Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i punkt III.2.1,III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. I relation til punkt III.2.2 og III.2.3 bemærkes, at hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og art. 48, stk.3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal oplysningerne anført i punkt III.2) afgives for alle deltagende virksomheder i sammenslutningen. Ad I.1. Det bemærkes, at der inden fremsendelsen af anmodning om prækvalifikation ikke er yderligere specifikationer eller dokumenter at få hos ordregiver. Udbudsmaterialet vil blive tilstillet de tjenesteydere, der opfordres til at afgive tilbud. Ad. II.3 Længden af kontrakten er beregnet ud fra tidspunktet for idriftsættelse af løsningen. Ad. III.3.2. Juridiske personer vil først i deres endelige tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne. Ad. IV.3.4. Anmodning om prækvalifikation kan ikke sendes på e-mail. Hver ansøger kan alene indsende én anmodning. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 3 eksemplarer + en elektronisk version på fysisk medie. Den fysiske version er gældende i tilfælde af indbyrdes modstrid. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgere kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning om prækvalifikation, jf. punkt I.1. Ad. IV.3.5 Der er oplyst en anslået dato. Henvendelser vedr. udbuddet skal rettes til Statsministeriet, jf. punkt I. Anmodning om deltagelse skal ligeledes sendes til Statsministeriet, jf. punkt. 1. Ansøger opfordres til at afgive de i punkt III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger samlet i et separat afsnit/appendiks i anmodningen om deltagelse. Ansøger kan hos Statsministeriet rekvirere en tro og love erklæring, jf. punkt III.2.1 samt vejledning indeholdende skemaer til afgivelse af de i punkt III.2.2 efterspurgte økonomiske oplysninger. Det er frivilligt om ansøger ønsker at anvende vejledningen og de indeholdte skemaer, der alene har til formål at fungere som støtte i forbindelse med afgivelse af anmodning om prækvalifikation.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet omfatter anskaffelse, vedligehold og videreudvikling af ESDH-system samt tilknyttede tjenesteydelser til ca. 65 unikke brugere hos Statsministeriet.
Ordregiver ønsker en fuld digital sagsdannelse. ESDH-systemet er det bærende element i denne målsætning.
Systemet skal understøtte Statsministeriets sagsgange i forbindelse med skanning, journalisering, sagsstyring, dokumentproduktion og -behandling, lagring og vidensdeling.
Grundet det store antal aktindsigtsanmodninger, som Statsministeriet modtager, er det centralt, at løsningen i særlig grad understøtter en effektiv og smidig håndtering af aktindsigt.
Indgående post indscannes og journaliseres centralt. Udgående post journaliseres ligeledes af den centrale journal.
Løsningen skal understøtte muligheden for en præcis arbejdsdeling i ministeriet, der har fokus på konsistens og kvalitet i journaliseringen, hvor sagsoprettelse og journalisering i alt overvejende grad sker i den centrale journal.
Leverancen skal desuden indeholde en uddannelsespakke til systemadministratorer og superbrugere samt uddannelse i skanning.
Der skal ydermere leveres færdige skabeloner.
Leverandøren skal forestå konvertering af data fra Statsministeriets eksisterende system (Scan Jour version G8.6.15) dækkende historisk periode 1984-2003 samt konvertering af data og dokumenter fra 2004-2012. Ydermere skal der fortages en fuld elektronisk aflevering til Statens Arkiver af journalperioden 2004-2012.
Vis mere
Det tilbudte system skal afvikles på Statsministeriets virtualiserede VMware løsning og alle data skal spejles til passivt alternativt site. Data på dette site skal kunne testes i sin helhed, men sættes kun i produktion hvor en hændelse resulterer i bortfald af det primære site.
Vis mere
Klientdelen skal kunne anvendes fra PC'er med opdaterede versioner af Microsoft Windows XP og Windows 7 samt Internet Explorer eller tilsvarende opdateret browser.
Beskrivelse af mulighederne:
1. Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år
2. Uddannelse af brugere
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 60 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
En erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret, og i Danmark. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
1) En erklæring om ansøgers samlede nettoomsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
2) En erklæring om ansøgers samlede egenkapital og samlede aktiver i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Oplysningerne benyttes til beregning af ansøgers soliditetsgrad efter følgende model: Soliditetsgrad = 100 X (Samlede egenkapital/Samlede aktiver).
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (fx konsortium) skal ovenstående oplysningerne (punkt 1 og 2) afgives for hver enkelt deltager. Ved sådanne sammenslutninger af ansøgere beregnes soliditetsgraden som ansøgernes samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver.
Vis mere
Såfremt virksomheden baserer sig på andres enheders økonomiske formåen, beregnes egenkapital, samlede nettoomsætning og/eller soliditetsgraden på samme vis som ved en sammenslutning af ansøgere, således at ansøgers og andre enheders egenkapital, omsætning og/eller soliditetsgrad beregnes samlet.
Vis mere
Mindstekrav til niveauet:
Ansøgers samlede nettoomsætning i det sidste regnskabsår skal udgøre mindst 20 000 000 DKK.
Teknisk og faglig kompetence:
1) Beskrivelse af de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, jf. punkt II.1.5, ansøger har udført i løbet af de sidste 3 år. Ansøger bedes oplyse, om resultatet af de udførte tjenesteydelser er idriftsat af de pågældende kunder.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Krav om evt. garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.
Andre særlige vilkår:
Leverandørens og dennes personale skal i kontraktens løbetid kunne godkendes af de nationale sikkerhedsmyndigheder, jf. Statsministeriets cirkulære nr. 204 af 7.12.2001 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU eller WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt.
Vis mere

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske ved valg af de ansøgere, der:
A) har dokumenteret den bedste økonomiske kapacitet på baggrund af nettoomsætning og soliditetsgrad, jf. punkt II.2.2.
B) har dokumenteret de bedste og mest relevante referencer, jf. punkt II.2.3. Der lægges i denne forbindelse særlig vægt på at resultatet af tjenesteydelsen er idriftsat.
B) vægter mere end A).
Dato for afsendelse af opfordringer: 2012-02-21 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Evt. standardbeskrivelser af tekniske specifikationer kan vedlægges tilbuddet på engelsk, norsk eller svensk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Henrik Thomas Larsen
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Datoer
Offentliggørelsesdato: 2011-11-30 📅
Identifikatorer
Meddelelsesnummer i EUT S: 2011/S 230-373333
Yderligere oplysninger
Læs nedenstående før anmodning om prækvalifkation.
Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation.
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i punkt III.2.1,III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. I relation til punkt III.2.2 og III.2.3 bemærkes, at hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og art. 48, stk.3.
Vis mere
Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal oplysningerne anført i punkt III.2) afgives for alle deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Vis mere
Ad I.1. Det bemærkes, at der inden fremsendelsen af anmodning om prækvalifikation ikke er yderligere specifikationer eller dokumenter at få hos ordregiver. Udbudsmaterialet vil blive tilstillet de tjenesteydere, der opfordres til at afgive tilbud.
Ad. II.3 Længden af kontrakten er beregnet ud fra tidspunktet for idriftsættelse af løsningen.
Ad. III.3.2. Juridiske personer vil først i deres endelige tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne.
Ad. IV.3.4. Anmodning om prækvalifikation kan ikke sendes på e-mail. Hver ansøger kan alene indsende én anmodning. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 3 eksemplarer + en elektronisk version på fysisk medie. Den fysiske version er gældende i tilfælde af indbyrdes modstrid. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som ansøgere kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning om prækvalifikation, jf. punkt I.1.
Vis mere
Ad. IV.3.5 Der er oplyst en anslået dato.
Henvendelser vedr. udbuddet skal rettes til Statsministeriet, jf. punkt I. Anmodning om deltagelse skal ligeledes sendes til Statsministeriet, jf. punkt. 1.
Ansøger opfordres til at afgive de i punkt III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger samlet i et separat afsnit/appendiks i anmodningen om deltagelse.
Ansøger kan hos Statsministeriet rekvirere en tro og love erklæring, jf. punkt III.2.1 samt vejledning indeholdende skemaer til afgivelse af de i punkt III.2.2 efterspurgte økonomiske oplysninger. Det er frivilligt om ansøger ønsker at anvende vejledningen og de indeholdte skemaer, der alene har til formål at fungere som støtte i forbindelse med afgivelse af anmodning om prækvalifikation.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Erhvers- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307790 📠
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark).
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
I henhold til lov nr. 492 af 12.5.2010 gælder det, at klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretningen til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
Vis mere
Ved klage over ordregivers indgåelse af kontrakt, skal klagen være indgivet senest 6 måneder efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Center for Offentlig Konkurrence
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2012/S 011-017390 (2012-01-13)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2012-09-20)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-09-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-09-25 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 184-302156
Henviser til bekendtgørelse: 2012/S 11-017390
EUT-S-nummer: 184

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Pris (30)
2. Funktionalitet (40)
3. leverancens forløb (30)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2012-05-01 📅
Navn: cBrain A/S
Postadresse: Dampfærgevej 30
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus – Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til lov nr. 492 af 12.5.2010 gælder det, at klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretningen til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
Vis mere
Kilde: OJS 2012/S 184-302156 (2012-09-20)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Hovedstaden
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed Programmelrelaterede tjenester Programmelsupport Implementering af programmel Programmelvedligeholdelses- og... Levering af programmel