Anskaffelse af Service Management System til AU og implementering i AU IT

Aarhus Universitet

Formålet med et Service Management System (SMS) til AU er at få et fælles system, som kan håndtere opgavestyring på tværs af funktioner – primært opgaver som kommer ind via AUs Servicedeske og skal behandles i 1 - 2 - 3 level. Vi har i dag mange forskellige løsninger, som gør det svært at holde styr på opgaver, dele opgaver, samt designe tværgående processer.
Systemet skal understøtte en række mål:
— Fastlagte og implementerede processer, som sikrer en professionel opgaveløsning.
— Proces for at fordele og prioritere opgaver mellem medarbejdere og afdelinger i AU IT, så opgaverne løses hurtigst muligt og med rette faglighed.
— Systemunderstøtte opgaveworkflows for derigennem at sikre bedre opgavehåndering i 1 -2 - 3 level.
— Alle opgaver der kommer ind til AUs Servicedeske registreres.
— Der kan trækkes rapporter fra systemet, der dokumenterer opgavehåndtering på tid, kategori og organisatorisk enhed.
Systemet skal som minimum understøtte følgende ITIL processer.
— Incident Management.
— Request Fulfilment.
— Change Management.
— Configuration Management System.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-12-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2012-10-31.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2012-10-31 Udbudsbekendtgørelse
2012-11-30 Supplerende oplysninger
2012-12-10 Supplerende oplysninger
2013-07-04 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2012-10-31)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Aarhus Universitet
Postadresse: Katrinebjergvej 89 F
Postnummer: 8200
Postby: Aarhus N
Kontakt
Internetadresse: http://www.au.dk/ 🌏
E-mail: lks@adm.au.dk 📧
Telefon: +45 29453750 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-10-31 📅
Tilbudsfrist: 2012-12-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-11-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 214-354112
EUT-S-nummer: 214
Yderligere oplysninger
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Det bemærkes at ansøger SKAL anvende de anførte skabeloner i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3. Skabelonerne findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/. En ansøger kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, fx. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelser i så henseende. Til brug for godtgørelse af disse oplysninger SKAL ansøger benytte skabelon 7. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på andres tekniske kapacitet. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra de andre indeholdende et tilsagn om, at de andre vil og skal stille de pågældende tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. (Dette skal ske ved udfyldelse af skabelon 7). Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme type af informationer om andres tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen tekniske kapacitet. Dette skal ske ved udfyldelse af de relevante skabeloner hertil. Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, fx. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Anmodning om prækvalifikation skal afleveres i én underskrevet papirbaseret kopi samt ét elektronisk eksemplar på USB-nøgle, CD-rom eller tilsvarende medie og afleveres hos eller sendes til adressen anført under pkt. 1.1. Anmodning om prækvalifikation kan IKKE afgives pr. e-mail. Anmodningen bedes mærket "Prækvalifikation Udbud af Fælles Service Management System til AU". Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Formålet med et Service Management System (SMS) til AU er at få et fælles system, som kan håndtere opgavestyring på tværs af funktioner – primært opgaver som kommer ind via AUs Servicedeske og skal behandles i 1 - 2 - 3 level. Vi har i dag mange forskellige løsninger, som gør det svært at holde styr på opgaver, dele opgaver, samt designe tværgående processer.
Vis mere
Systemet skal understøtte en række mål:
— Fastlagte og implementerede processer, som sikrer en professionel opgaveløsning.
— Proces for at fordele og prioritere opgaver mellem medarbejdere og afdelinger i AU IT, så opgaverne løses hurtigst muligt og med rette faglighed.
— Systemunderstøtte opgaveworkflows for derigennem at sikre bedre opgavehåndering i 1 -2 - 3 level.
— Alle opgaver der kommer ind til AUs Servicedeske registreres.
— Der kan trækkes rapporter fra systemet, der dokumenterer opgavehåndtering på tid, kategori og organisatorisk enhed.
Systemet skal som minimum understøtte følgende ITIL processer.
— Incident Management.
— Request Fulfilment.
— Change Management.
— Configuration Management System.
Beskrivelse af mulighederne:
Aarhus Universitet ønsker optioner på drift af den tilbudte løsning.
Endvidere ønsker Aarhus Universitet option på understøttelse af yderligere ITIL processer.
— Problem Management.
— Service Level Management.
— Asset Management.
— Knowledge Management.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 36 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:
Aarhus Universitet.
DANMARK.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1) Oplysninger om ansøgers navn og selskabsform, adresse, CVR-nr. samt navn og e-mail på ansøgers kontaktperson. Skabelon 1 SKAL anvendes. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
2) Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til bekendtgørelsen af lov om begrænsning af skyldners mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.5.1997. Skabelon 2 SKAL anvendes. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
Vis mere
3) Erklæring på tro og love om at ansøger ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Skabelon 3 SKAL anvendes. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
Vis mere
Såfremt anmodningen fremsendes af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne i skabelon 1, 2 og 3 afgives for hver enkelt virksomhed.
Økonomisk og finansiel stilling:
4) Årsrapporter (underskrevet af revisor) eller revisorpåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal: i) Nettoomsætning, ii) Resultat før skat, iii) Aktiver og iv) Egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Nøgletallene skal angives i skabelon 4. Skabelon 4 SKAL anvendes. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
Vis mere
Såfremt ansøgeres nettoomsætning eller øvige af de anførte nøgletal ikke fremgår af de revisorpåtegnede årsrapporter, eller ansøgeren ikke har udarbejdet en revisorpåtegnet årsrapport for et eller flere af de anførte afsluttede regnskabsår, skal disse forhold i stedet dokumenteres ved fremsendelse af en revisorpåtegnet erklæring indeholdende de krævede nøgletal.
Vis mere
5) Økonomisk opgørelse over omsætning inden for det aktivitetsområde opgaven omfatter, jf. pkt. II.1.5, for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Skabelon 5 SKAL anvendes. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
Vis mere
Såfremt ansøger har eksisteret i under 3 år, skal der vedlægges oplysninger for de afsluttede regnskabsår, der er tilgængelige.
Teknisk og faglig kompetence:
6) Referenceliste med de betydeligste referencer af lignende systemer, som det udbudte, jf. pkt. II.1.5 udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kunden (herunder om kunden er offentlig eller privat), størrelse, periode samt beskrivelse af den konkrete løsning (herunder en beskrivelse af løsningens udvikling/servicering/support og implementering). Ansøger kan max. angive 3 referencer. Såfremt ansøger er et konsortium, eller ansøger baserer sig på andre økonomiske aktørers tekniske formåen, kan ansøger max. angive 3 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Skabelon 6 SKAL anvendes. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Ved forudbetaling skal der stilles anfordringsgaranti fra et anerkendt garanti- eller finansieringsinstitut.
Eventuelle yderligere krav til sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Der henvises til udbudsmaterialet vedrørende betalingsbetingelser.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Samtlige deltagere i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Deltagerne i et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder SKAL udfylde og aflevere skabelon 8 sammen med anmodningen om prækvalifikation. (Skabelon findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/).
Vis mere

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 7
Objektive kriterier for udvælgelse:
Såfremt flere end 7 ansøgere opfylder ordregivers krav til egnethed, udvælger ordregiver de 7 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de anførte referencer, jf. pkt. III.2.3 set i forhold til den udbudte opgave, jf. pkt. II.1.5. I forbindelse med vurderingen vil ordregiver lægge størst vægt på de referencer, der vedrører udvikling og levering af service management systemer. Sekundært tillægges referencer, der viser en erfaring med udvikling af it-programmel til supportopgaver større betydning end referencer vedrørende udvikling af it-programmel til andet end supportopgaver.
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Såfremt regnskabsoplysninger ikke forefindes på dansk, kan disse indleveres på engelsk, norsk eller svensk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Laura Koefoed Stadum
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3 angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. Det bemærkes at ansøger SKAL anvende de anførte skabeloner i forhold til afgivelse af oplysninger og dokumentation i relation til pkt. III.2.1, III.2.2 og III.2.3. Skabelonerne findes på http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkoeb/aktuelle-udbud/.
Vis mere
En ansøger kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre økonomiske aktører. Ansøger skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, fx. ved at fremlægge dokumentation for andres forpligtelser i så henseende. Til brug for godtgørelse af disse oplysninger SKAL ansøger benytte skabelon 7. En ansøger kan således eksempelvis basere sig på andres tekniske kapacitet. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra de andre indeholdende et tilsagn om, at de andre vil og skal stille de pågældende tekniske ressourcer til rådighed for ansøgeren. (Dette skal ske ved udfyldelse af skabelon 7). Endvidere skal ansøgeren i så fald fremlægge samme type af informationer om andres tekniske kapacitet, som ansøgeren skal fremlægge vedrørende egen tekniske kapacitet. Dette skal ske ved udfyldelse af de relevante skabeloner hertil. Hver ansøger kan alene indsende én ansøgning. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere ansøgere, fx. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Anmodning om prækvalifikation skal afleveres i én underskrevet papirbaseret kopi samt ét elektronisk eksemplar på USB-nøgle, CD-rom eller tilsvarende medie og afleveres hos eller sendes til adressen anført under pkt. 1.1. Anmodning om prækvalifikation kan IKKE afgives pr. e-mail. Anmodningen bedes mærket "Prækvalifikation Udbud af Fælles Service Management System til AU". Frist for modtagelse af anmodning om prækvalifikation fremgår af pkt. IV.3.4.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Dahlerups Pakhus – Langelinie Allé 17
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Telefon: +45 35291000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark)
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
I henhold til Lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (med senere ændringer) gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud. Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1. I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk/ 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2012/S 214-354112 (2012-10-31)
Supplerende oplysninger (2012-11-30)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-11-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-12-05 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 234-383753
Henviser til bekendtgørelse: 2012/S 214-354112
EUT-S-nummer: 234
Kilde: OJS 2012/S 234-383753 (2012-11-30)
Supplerende oplysninger (2012-12-10)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-12-10 📅
Tilbudsfrist: 2013-01-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-12-12 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 239-392929
EUT-S-nummer: 239
Kilde: OJS 2012/S 239-392929 (2012-12-10)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2013-07-04)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Postadresse: Fuglesangs Allé 26
Postnummer: 8210
Postby: Aarhus V
Kontakt
Internetadresse: http://www.au.dk 🌏
E-mail: udbud@au.dk 📧
Telefon: +45 51335271 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2013-07-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2013-07-06 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2013/S 130-225130
EUT-S-nummer: 130

Objekt
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aarhus Universitet, Danmark.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Løsningens funktionalitet (30)
2. Pris (40)
3. Kvalitet i leverance herunder teknik, uddannelse, implementering og support (30)

Tildeling af kontrakt
Navn: Infrasoft Aps
Postadresse: Søren Frichs Vej 3
Postby: Aarhus
Postnummer: 8000
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2013/S 130-225130 (2013-07-04)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Midtjylland Østjylland
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed Programmeringsservice i forbindelse med... Programmeringsservice i forbindelse med... Udvikling af programmel til forvaltning... Udvikling af programmel og programsuiter... Udvikling af programmel til facilitetsforvaltning Værktøjer til programmeludvikling Udvikling af programmel til almene... Udvikling af programmel til almene...