Udbud på videokonferenceløsning til Borgerservice i Vejle Kommune

Vejle Kommune

Vejle Kommune ønsker, at etablere en samlet løsning for virtuel (videobaseret) borgerservice mellem de nuværende 4 decentrale borgerservicecentre og Vejle Kommunes Rådhus med henblik på at øge tilgængeligheden til borgerservice for borgerne.
Der ønskes en løsning, hvor borgeren har mulighed for følgende.
— Anvende billetteringssystem for at få et nr. i køen.
— Gennemføre videokonference med centralt placeret kommunal medarbejder via skærm.
— Se den centrale medarbejders skærm via computerskærm i bordet.
Der ønskes en løsning, hvor medarbejderen placeret centralt på Rådhuset har mulighed for følgende:
— Indkalde borgeren via kønummersystem.
— Kønummersystem, som giver medarbejderne overblik over borgeren på alle fire decentrale borgerservicecentre på en gang.
— Medarbejderen skal kunne se borgeren via overvågningskamera i venterum.
— Tale til borgeren via højtaler i venterum.
— Kommunikere via videokonference med borgeren via skærm.
— Dele skærm med borgeren – herunder guide borgeren ved hjælp af mus.
— At viderestille borgeren til andre lokationer på Vejle Kommunes nuværende infrastruktur på videokonference.
— At zoome ind med kameraet på borgeren.
— At kunne styre kameraet i det decentrale borgerservicecenter, så dette kan indstilles efter borgeren.
— At kunne anvende headset på løsningen.
— Se borgerens dokumenter via dokumentkamera.
— Tage kopi af borgerens dokumenter ved hjælp af dokumentkamera.
— At venteværelset og videokonferencelokalet er videoovervåget.
Vejle Kommune ønsker,
— at systemet bliver opsat og installeret, så det er klar til brug.
— at medarbejderne bliver undervist i brugen af systemet.
— at systemet leveres med en 3-årig serviceaftale.
— at softwaren vedligeholdes og opgraderes i en periode på 3 år.
— et system, som kan anvendes af handicappede og svagtseende.
— at billeder fra overvågningskameraerne opbevares i en periode på 1 uge.
Minimumskrav.
Løsningen skal være i drift senest den 15.3.2012.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2012-01-03. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-12-02.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Atea A/S

Hvem?

• Vejle Kommune

Hvad?

• Fjernsynsprojektionsudstyr › Av-udstyr
• Videomonitorer › Videoovervågningssystem

Hvor?

• Syddanmark › Sydjylland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2011-12-02	Udbudsbekendtgørelse
2012-05-07	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2011-12-02)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Av-udstyr
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Varer
Forordning: Den Europæiske Union
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Av-udstyr 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Vejle Kommune
Postadresse: Skolegade 1
Postnummer: 7100
Postby: Vejle
Kontakt
Internetadresse: http://www.vejle.dk 🌏
E-mail: micba@vejle.dk 📧
Telefon: +45 76811716 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-12-02 📅
Tilbudsfrist: 2012-01-03 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-12-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 235-380845
EUT-S-nummer: 235

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Der ønskes en løsning, hvor borgeren har mulighed for følgende.

— Anvende billetteringssystem for at få et nr. i køen.

— Gennemføre videokonference med centralt placeret kommunal medarbejder via skærm.

— Se den centrale medarbejders skærm via computerskærm i bordet.

Der ønskes en løsning, hvor medarbejderen placeret centralt på Rådhuset har mulighed for følgende:

— Indkalde borgeren via kønummersystem.

— Kønummersystem, som giver medarbejderne overblik over borgeren på alle fire decentrale borgerservicecentre på en gang.

— Medarbejderen skal kunne se borgeren via overvågningskamera i venterum.

— Tale til borgeren via højtaler i venterum.

— Kommunikere via videokonference med borgeren via skærm.

— Dele skærm med borgeren – herunder guide borgeren ved hjælp af mus.

— At viderestille borgeren til andre lokationer på Vejle Kommunes nuværende infrastruktur på videokonference.

— At zoome ind med kameraet på borgeren.

— At kunne styre kameraet i det decentrale borgerservicecenter, så dette kan indstilles efter borgeren.

— At kunne anvende headset på løsningen.

— Se borgerens dokumenter via dokumentkamera.

— Tage kopi af borgerens dokumenter ved hjælp af dokumentkamera.

— At venteværelset og videokonferencelokalet er videoovervåget.

Vejle Kommune ønsker,

— at systemet bliver opsat og installeret, så det er klar til brug.

— at medarbejderne bliver undervist i brugen af systemet.

— at systemet leveres med en 3-årig serviceaftale.

— at softwaren vedligeholdes og opgraderes i en periode på 3 år.

— et system, som kan anvendes af handicappede og svagtseende.

— at billeder fra overvågningskameraerne opbevares i en periode på 1 uge.

Minimumskrav.

Løsningen skal være i drift senest den 15.3.2012.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Vejle Kommune.

DANMARK.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøger skal, sammen med ansøgning om deltagelse, udfylde og fremsende en tro og love erklæring, som erklæring på, at ansøgeren ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100 000 DKK. Standard erklæringen kan rekvireres ved henvendelse til den i punkt 1.1 angivne kontaktperson.

Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal, sammen med ansøgning om deltagelse, fremsende virksomhedens senest tilgængelige regnskab.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal, sammen med ansøgning om deltagelse, som dokumentation for relevant erfaring, fremsende en liste over de betydeligste leverancer inden for de seneste 3 år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt den offentlige eller private modtager.

Ansøger skal ligeledes, som dokumentation for at denne råder over tilstrækkelige faglige kompetencer, fremsende oplysninger om de personer der vil blive involveret i opsætning og installation af det tekniske udstyr.

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Der henvises til udbudsmaterialet.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse: Der henvises til denne bekendtgørelses afsnit III.2) Betingelser for deltagelse.
Dato for afsendelse af opfordringer: 2012-01-04 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Vejle Kommune, Konkurrenceudsættelse
Michael Barny

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307600 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrencestyrelsen
Postadresse: Nyropsgade 30
Telefon: +45 72268000 📞
Internetadresse: http://www.ks.dk 🌏
Kilde: OJS 2011/S 235-380845 (2011-12-02)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2012-05-07)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 1 800 000,00 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-05-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-05-11 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 90-147127
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 235-380845
EUT-S-nummer: 90

Objekt
Omfanget af udbuddet
Referencenummer: 00.16.02-A26-2-07

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Kvalitet (60)
2. Pris (40)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2012-02-10 📅
Navn: Atea a/s
Postadresse: Birkemosevej 9
Postby: Vejle
Postnummer: 7100
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Kilde: OJS 2012/S 090-147127 (2012-05-07)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Radio-, fjernsyns-, kommunikations- og telekommunikationsudstyr og beslægtet udstyr (5 nye indkøb)

Fjernsyns- og radiomodtagere samt lyd- eller videooptagere eller -gengivere (1)

Fjernsynsudstyr og av-udstyr

Fjernsynsprojektionsudstyr