Udbud af flytte- og opmagasineringsopgaver
Opgaven omfatter håndtering af Udenrigsministeriets flytte- og opmagasineringsopgaver for de medarbejdere, der udsendes til eller fra tjeneste i hele verden. Det forventes endvidere, at der ligeledes skal flyttes bohave for Danidas langtidsrådgivere, som udsendes til 30 destinationer, primært udviklingslande i Afrika og Asien, herunder vanskelige destinationer som Afghanistan. Det forventes, at der i 2012 skal gennemføres ca. 40 flytninger af denne type med en volumen på 8 – 15 m3 pr. opgave.
Udbuddet omfatter følgende typer opgaver:
— Flytning af privat bohave til og fra udsendte medarbejderes boliger i Danmark inkl. Øresundsregionen og i udlandet.
— Opmagasinering af bohave i forbindelse med flytninger.
— Flytning af statsmøblement og teknisk udstyr til og fra danske repræsentationer og de udsendtes boliger.
— Flytning af IT-udstyr til og fra danske repræsentationer.
— Flytning af bohave for udsendte Danida langtidsrådgivere til og fra deres faste bopæl i Danmark inkl. Øresundsregionen eller udlandet og tjenestesteder i udlandet (uden opmagasinering).
— Tilrådighedstillelse af et sikret lager til opbevaring af statsmøblement og administration af dette lager.
Om flytningerne generelt:
De nævnte flytningerne sker til og fra Danmark inkl. Øresundsregionen, ligesom der også vil være flytninger mellem de forskellige destinationer i udlandet og flytninger lokalt i de enkelte lande. Leverandøren varetager som udgangspunkt alle opgaver og al logistik forbundet med flytningerne, herunder planlægning, dialog med de udsendte medarbejdere, nedpakning, emballering, transport, eventuel opmagasinering, indklarering, levering, udpakning, opfølgning på klager, tilfredshedsundersøgelser m.v.. Størstedelen af flytningerne, ca. 85-90 %, er bohaveflytninger i forbindelse med personalerokeringer til og fra Danmark inkl. Øresundsregionen. Flytningerne sker primært til hovedstæder, men også til større byer.
Flytning af bohave:
De flytninger af bohave, som gennemføres for Udenrigsministeriets udsendte medarbejdere, gennemføres i en stor årlig pulje, som skal være afsluttet omkring den 1. august hvert år. Det betyder, at hovedparten af flytningerne gennemføres i perioden juni – august hvert år.
I modsætning til hvad der gælder for Udenrigsministeriets flytninger, har Danidas langtidsrådgivere ikke diplomatisk immunitet, hvorfor almindelig indklarering/fortoldning skal påregnes på destinationerne.
Både i forbindelse med flytninger af Udenrigsministeriets udsendte medarbejdere til og fra Danmark inkl. Øresundsregionen og repræsentationerne imellem, kan der være behov for opmagasinering af bohave. Danida rådgivere har ikke ret til opmagasinering i forbindelse med flytninger.
Flytning af statsmøblement og teknisk udstyr:
Flytning af statsmøblement, dvs. møbler, der er ejet af staten (typisk dyrere møbler, design-klassikere, antikviteter, kunst m.v.) og teknisk udstyr (typisk mindre byggematerialer som f.eks. døre, vinduer og lister, inventar, skabe m.v.) er fordelt over året.
Flytning af IT-udstyr:
Opgaven omfatter som oftest flytning af computere, servere og rackskabe.
Ved flytning af IT udstyr forestår Udenrigsministeriet i nogle tilfælde selv nedpakning, flyttesikring (med emballering i antistatisk bobleplast) og udpakning af udstyret. I andre tilfælde er det leverandøren, der nedpakker, plomberer udstyret og flyttesikrer med emballering i antistatisk bobleplast.
De ovenstående opgaver vil være opdelt i følgende 4 delaftaler:
Delaftale 1/ Europa, omfatter flytninger og opmagasineringer i forbindelse med disse, når opgaverne udføres:
— Fra Danmark inkl. Øresundsregionen til Europa,
— Fra Europa til Danmark inkl. Øresundsregionen,
— Fra Europa til Europa,
— Fra Europa til den resterende del af verden.
Delaftalens indhold, fordeling og omfang er yderligere beskrevet i bilag B(1), 3).
Delaftale 2/ Nord- og Sydamerika, herunder Canada, omfatter flytninger og opmagasineringer i forbindelse med disse, når opgaverne udføres:
— Fra Danmark inkl. Øresundsregionen til Nord- og Sydamerika, herunder Canada,
— Fra Nord- og Sydamerika, herunder Canada, til Danmark inkl. Øresundsregionen,
— Fra Nord- og Sydamerika til Nord- og Sydamerika, herunder Canada,
— Fra Nord- og Sydamerika, herunder Canada til den resterende del af verden.
Delaftalens indhold, fordeling og omfang er yderligere beskrevet i bilag B (2), 3).
Delaftale 3/ Resten af verden med undtagelse af Europa og Nord- og Sydamerika, herunder Canada, omfatter flytninger og opmagasineringer i forbindelse med disse, når opgaverne udføres:
— Fra Danmark inkl. Øresundsregionen til resten af verden med undtagelse af Europa og Nord- og Sydamerika, herunder Canada,
— Fra resten af verden med undtagelse af Europa og Nord- og Sydamerika, herunder Canada, til Danmark inkl. Øresundsregionen,
— Fra resten af verden med undtagelse af Europa og Nord- og Sydamerika, herunder Canada, til resten af verden med undtagelse af Europa og Nord- og Sydamerika, herunder Canada,
— Fra resten af verden med undtagelse af Europa og Nord- og Sydamerika, herunder Canada, til den resterende del af verden.
Delaftalens indhold, fordeling og omfang er yderligere beskrevet i bilag B (3), 3).
For delaftale 1-3 vil der i kontrakten blive stillet krav til kvalitetsniveau for emballering og sikring af containere, der ikke er fuld lastede, ligesom der vil blive stillet krav om, at særlig værdifuld kunst og antikviteter m.v., skal kunne transporteres i klimakasser, hvis Udenrigsministeriet finder det påkrævet.
Delaftale 4/ Leje af sikret lagerplads på ca. 200 m2 til opbevaring af statsmøblement og administration af det lejede lager.
Kontrakten vil give ordregiver mulighed for at reducere lagerkapaciteten med op til 50 % og at udvide lagerkapaciteten med op til 200 %. Lageret skal være beliggende i en luftlinje radius fra Udenrigsministeriet på maksimalt 15 km, og være forsynet med automatisk brandslukningssytem. Det skal desuden være let tilgængeligt for ordregiver og have en høj sikringsstandard ved indbrudsforsøg, hvilket vil blive uddybet i udbudsmaterialet.
Mellem kl. 8-15:30 dansk tid skal der være lagermedarbejdere til rådighed for indlevering til lageret, udtagning af genstande fra lageret til forsendelse, midlertidig registrering af gods, fuldemballering samt åbning af lageret for Udenrigsministeriets medarbejdere og servicefolk (eksempelvis en snedker). Der skal derfor være en administrativ medarbejder på lageret til rådighed der, med 2 dages varsel, sammen med medarbejdere fra Udenrigsministeriet skal registrere, opmåle inventar og ajourføre lagerlister. På nuværende tidspunkt sker det 4-6 gange om året og tager en hel dag.
Delaftalens indhold, fordeling og omfang er yderligere beskrevet i bilag B (4), 3).
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-10-07.
Indkøbet blev offentliggjort på 2011-09-06.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2011-09-06
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2011-12-22
|
Supplerende oplysninger
|
| 2012-02-10
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|