Udbud af boligadministration

Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme

Udbuddet angår varetagelse af den samlede administrativ opgave vedrørende Kalundborg Kommunes 258 lejeboliger fordelt på 29 geografiske lokationer indenfor Kalundborg Kommune samt planlægning af den kommunale pedel- og tilsynsfunktioner i relation til lejeboligerne.
Opgaven består primært af følgende:
— Varetagelse af udlejefunktion overfor borgere,
— Udarbejdelse af lejekontrakt,
— Opkrævning af leje og forbrugsafgifter,
— Afregning ved ophør af lejemål,
— Håndtering af rykkerprocedure ved lejerestancer,
— Håndtering af betaling for løbende driftsudgifter,
— Indberetninger v/ elektronisk overførsel til Kalundborg Kommunes økonomisystem,
— Regnskabsaflæggelse overfor Kalundborg Kommune,
— Planlægning af kommunal pedel- og tilsynsfunktioner ved lejemål, herunder indvendig vedligeholdelse, måleraflæsning, indsamling af mønter til fælles vask ved én ejendom og afholdelse af til-/fraflytningssyn.
Den udbudte opgave omfatter ikke udvendig vedligeholdelse ved ejendomme eller anden stillingtagen til ejendommens drift.
De enkelte opgaver er uddybet i Udbudsmaterialet som vil blive fremsendt til de prækvalificerede virksomheder.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-05-16. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-04-08.

Hvem?

• Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme

Hvad?

• Forvaltning af boliger › Ejendomsservice
• Forvaltning af boliger › Viceværtservice

Hvor?

• Sjælland › Vest- og Sydsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2011-04-08	Udbudsbekendtgørelse
2011-08-24	Supplerende oplysninger

Udbudsbekendtgørelse (2011-04-08)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Formidling af boliger og kontorer
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Formidling af boliger og kontorer 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Postadresse: Postboks 50
Postnummer: 4400
Postby: Kalundborg
Kontakt
Internetadresse: http://www.kalundborg.dk 🌏
E-mail: anne.esbensen@kalundborg.dk 📧
Telefon: +45 59534905 📞
Fax: +45 59534913 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-04-08 📅
Tilbudsfrist: 2011-05-16 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-04-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 72-118416
EUT-S-nummer: 72
Yderligere oplysninger
Der kan læses mere om udbuddet på www.imm.dk/boligadm.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Opgaven består primært af følgende:

— Varetagelse af udlejefunktion overfor borgere,

— Udarbejdelse af lejekontrakt,

— Opkrævning af leje og forbrugsafgifter,

— Afregning ved ophør af lejemål,

— Håndtering af rykkerprocedure ved lejerestancer,

— Håndtering af betaling for løbende driftsudgifter,

— Indberetninger v/ elektronisk overførsel til Kalundborg Kommunes økonomisystem,

— Regnskabsaflæggelse overfor Kalundborg Kommune,

— Planlægning af kommunal pedel- og tilsynsfunktioner ved lejemål, herunder indvendig vedligeholdelse, måleraflæsning, indsamling af mønter til fælles vask ved én ejendom og afholdelse af til-/fraflytningssyn.

Den udbudte opgave omfatter ikke udvendig vedligeholdelse ved ejendomme eller anden stillingtagen til ejendommens drift.

De enkelte opgaver er uddybet i Udbudsmaterialet som vil blive fremsendt til de prækvalificerede virksomheder.

Beskrivelse af mulighederne:

Kalundborg Kommune har option på forlængelse af aftalen på uændrede vilkår i 2 gange 1 år efter udløbet af den ordinære aftaleperiode på 48 måneder.

Foreløbig tidsplan for udnyttelse af optioner: 48 måneder
Antal mulige forlængelser: 2
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Der stilles ikke krav til nærmere geografisk lokation i forbindelse med udførelse af opgaven.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Til dokumentation for opfyldelse af økonomiske og tekniske krav skal der fremsendes en generel beskrivelse af virksomheden, herunder ejerforhold, selskabform og antal ansatte, gerne fordelt på medarbejderkategorier.

Anmodning om deltagelse i udbuddet fremsendes til IMM, jf. pkt. III bilag A, i 2 eksemplarer og 1 elektronisk eksemplar i Microsoft eller dertil kompatibelt format.

Ved konsoriter skal ovenstående oplyses af alle konsortiets parter. Deltagerne i konsortiet hæfter solidarisk. Der skal angives én kontaktperson for konsortiet.

Økonomisk og finansiel stilling:

De seneste to års afsluttede årsregnskaber.

Virksomheder der ikke kan fremvise to års afsluttede regnskaber, kan dokumentere deres økonomsike og finansielle kapacitet på ande måde, f.eks. ved fremsendelse af kvartals- eller halvårsregnskaber, nøgletal for omsætning og egenkapital m.v. eller revisorerklæring.

Afkrydsede, daterede og underskrevne erklæringer på tro og love vedr.:

— Gæld til det offentlige,

— Endelig afsagt dom,

— Miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø.

Erklæringerne kan hentes på www.imm.dk/tro_og_love.htm.

Anmodning om deltagelse i udbuddet fremsendes til IMM, jf. pkt. III bilag A, i 2 eksemplarer og 1 elektronisk eksemplar i Microsoft eller dertil kompatibelt format.

Ved konsoriter skal ovenstående oplyses af alle konsortiets parter. Deltagerne i konsortiet hæfter solidarisk. Der skal angives én kontaktperson for konsortiet.

Teknisk og faglig kompetence:

Beskrivelser af og dokumentation for erfaring med administration af ejendomsportefølje på mindst 200 boliger i henhold til almenlejeloven og lejeloven indenfor de seneste 5 år.

Indhentede navngivne referencer for opgaver af tilsvarende karakter og størrelse indenfor de seneste 5 år.

Oplysninger om de(n) kompetencemæssige baggrund(e) hos de(n) medarbejder(e) som påtænkes inddraget i varetagelsen af den udbudte opgave.

Beskrivelse af kvalitetssikringsprocedurer, herunder omfanget af it-understøttelse ved varetagelsen af administrationsopgaven, både overfor Kalundborg Kommune og lejere.

Oplysninger om anvendelse af eventuelle underleverandører.

Anmodning om deltagelse i udbuddet fremsendes til IMM, jf. pkt. III bilag A, i 2 eksemplarer og 1 elektronisk eksemplar i Microsoft eller dertil kompatibelt format.

Ved konsoriter skal ovenstående oplyses af alle konsortiets parter. Deltagerne i konsortiet hæfter solidarisk. Der skal angives én kontaktperson for konsortiet.

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Vil fremgår af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have: Vil fremgå af udbudsmaterialet.

Procedure
Rammeaftalens varighed i måneder: 48
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Såfremt der er flere egnede ansøgere end de planlagte 5, vil der blive valgt på baggrund af de beskrivelser og den forelagte dokumentation som fastsat i pkt. III 2.1 - III 2.3, dog med særlig vægt på pkt. III 2.2 og III 2.3.

Dato for afsendelse af opfordringer: 2011-05-31 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme
Kontakt
Enhed: Anne Esbensen
Navn: IMM, merkantile og juridiske rådgivere
Postadresse: Nordre Strandvej 119E
Postby: Hellebæk
Postnummer: 3150
Enhed: Konsulent Jens Munk
Telefon: +45 48363106 📞
E-mail: munk@imm.dk 📧
Fax: +45 49707999 📠
URL til yderligere oplysninger: www.imm.dk 🌏
URL til dokumenter: www.imm.dk 🌏
URL til deltagelse: www.imm.dk 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@eogs.dk 📧
Telefon: +45 33307000 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Frister for klager fremgår af § 7 i lov nr. 492 af 12.5.2010 - Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. og er nærmere beskrevet på http://www.klfu.dk/klagevejledninger/html/klagevejledningl.htm.

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal indgives senest 30 kalenderdage efter underretning.

Klage over tildelingsbeslutning skal indgives senest 6 måneder efter at ordregiver har offentliggjort tildelingsbeslutning.

Klage over tildelingsbeslutning på baggrund af en rammeaftale, er 12 måneder efter tildeling.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiver om at klage indgives til Klagenævnet, jf. § 6 stk. 3 i lov nr. 492 af 12.5.2010.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrencestyrelsen, Center for Offentlig Konkurrence
Postadresse: Nyropsgade 30
Postby: København K
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 72268000 📞
Internetadresse: http://www.ks.dk 🌏
Fax: +45 33326141 📠
Kilde: OJS 2011/S 072-118416 (2011-04-08)

Supplerende oplysninger (2011-08-24)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-08-24 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-08-27 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 164-269920
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 72-118416
EUT-S-nummer: 164
Kilde: OJS 2011/S 164-269920 (2011-08-24)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Andre kollektive, sociale og personlige tjenesteydelser (14 nye indkøb)

Diverse tjenesteydelser (11)

Formidling af boliger og kontorer (1)