Udbud af boligadministration

Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme

Den udbudte kontrakt omfatter varetagelse af den samlede administrative opgave vedrørende Kalundborg Kommunes 255 lejeboliger fordelt på 30 geografiske lokationer inden for Kalundborg Kommune ("Administrationsopgaven").
Kontrakten indgås for en periode på 2 kalenderår med mulighed for, at Kalundborg Kommune kan forlænge kontrakten med op til 2 år.
Administrationsopgaven består i hovedtræk af følgende ydelser:
— Udarbejdelse og styring af lejekontrakt med de enkelte lejere,
— Beregning og opkrævning af indskud, leje og forbrugsafgifter i henhold til de enkelte lejekontrakter,
— Kontrol af indbetalinger og håndtering af eventuel rykkerprocedure ved lejerestancer,
— Førelse af ventelister i det omfang, sådanne allerede er etableret,
— Førelse af klagesager på vegne af Kalundborg Kommune imod lejere ved beboerklagenævn, og i forbindelse med tilsynssager,
— Afregning med lejere ved ophør af lejemål,
— Tilrettelæggelse af, samt deltagelse i årlige afdelingsmøder ved almene ældreboliger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse,
— Håndtering af dagligt bogholderi, herunder udførelse af regningskontrol og kontrol med vedligeholdelsesforbrug og budgetter (med sidstnævnte forstås udgifter i forbindelse med udleje af boliger),
— Udarbejdelse af kvartalsregnskab over varme, vand, el, antennebidrag og lignende,
— Tilrettelæggelse af manuelle måleraflæsninger af vand og el ved visse ejendomme,
— Håndtering af rettidig betaling for løbende driftsudgifter til eksterne leverandører og forsyningsselskaber,
— Håndtering af relevante indberetninger til Kalundborg Kommune, deltagelse i statusmøder, og lignende relevante samarbejdsopgaver,
— Udarbejdelse af årsbudget for almene ældreboliger, bl.a. til brug ved fastsættelse af årlig husleje på afdelingsmøder,
— Udfærdigelse af årsregnskab, herunder beregning af statusposter (henlæggelser, forrentning),
— Videreformidling af opgaver fra lejere til de kommunalt ansatte viceværter i forbindelse med bygningsmæssige forhold vedrørende lejemål omfattet af Administrationsopgaven.
Ovenstående kan ikke betragtes som en udtømmende beskrivelse af Administrationsopgaven. Udbudsmaterialet, som vil blive fremsendt til de prækvalificerede virksomheder, vil indeholde en uddybende beskrivelse af de enkelte ydelser, som indgår i Administrationsopgaven.
Derudover indeholder kontrakten følgende optioner:
Option 1: Administration af udvendig vedligeholdelse af ejendomme.
Option 2: Udarbejdelse af driftsbudgetter.
Option 3: Gennemførelse af til- og fraflytningssyn.
Option 4: Planlægning af kommunale pedel- og tilsynsfunktioner.
Option 5: Ejendomsfunktionærydelser ("pedel-ydelser").
Option 6: Forlængelse af kontrakten med op til 2 år.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-11-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-10-10.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2011-10-10 Udbudsbekendtgørelse
2012-02-28 Supplerende oplysninger
Udbudsbekendtgørelse (2011-10-10)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Formidling af boliger
Mængde eller omfang: 1 400 000,002 500 000,00
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Formidling af boliger 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme
Postadresse: Postboks 50
Postnummer: 4400
Postby: Kalundborg
Kontakt
Internetadresse: http://www.kalundborg.dk 🌏
E-mail: tine.sten@kalundborg.dk 📧

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-10-10 📅
Tilbudsfrist: 2011-11-10 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-10-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 199-324370
EUT-S-nummer: 199
Yderligere oplysninger
Kalundborg Kommune stiller ikke yderligere materiale eller oplysninger vedrørende den udbudte kontrakt til rådighed for ansøgerne i prækvalifikationsfasen. Ansøgerne kan ved henvendelse til adp@horten.dk få tilsendt skabeloner, som kan anvendes til brug for afgivelse af de oplysninger og erklæringer, som fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1, III.2.2 og III.2.3. Det er ikke et krav, at ansøgerne anvender disse skabeloner. Anmodninger om prækvalifikation skal sendes/overbringes i 1 fysisk eksemplar til. Advokataktieselskabet Horten att. Annelouise Dalgaard Pedersen. Philip Heymans Allé 7. 2900 Hellerup. Kuverten bedes mærket: "Kalundborg Kommune, udbud af boligadministration". Anmodninger om prækvalifikation kan ikke fremsendes pr. e-mail.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Den udbudte kontrakt omfatter varetagelse af den samlede administrative opgave vedrørende Kalundborg Kommunes 255 lejeboliger fordelt på 30 geografiske lokationer inden for Kalundborg Kommune ("Administrationsopgaven").
Kontrakten indgås for en periode på 2 kalenderår med mulighed for, at Kalundborg Kommune kan forlænge kontrakten med op til 2 år.
Administrationsopgaven består i hovedtræk af følgende ydelser:
— Udarbejdelse og styring af lejekontrakt med de enkelte lejere,
— Beregning og opkrævning af indskud, leje og forbrugsafgifter i henhold til de enkelte lejekontrakter,
— Kontrol af indbetalinger og håndtering af eventuel rykkerprocedure ved lejerestancer,
— Førelse af ventelister i det omfang, sådanne allerede er etableret,
— Førelse af klagesager på vegne af Kalundborg Kommune imod lejere ved beboerklagenævn, og i forbindelse med tilsynssager,
— Afregning med lejere ved ophør af lejemål,
— Tilrettelæggelse af, samt deltagelse i årlige afdelingsmøder ved almene ældreboliger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse,
— Håndtering af dagligt bogholderi, herunder udførelse af regningskontrol og kontrol med vedligeholdelsesforbrug og budgetter (med sidstnævnte forstås udgifter i forbindelse med udleje af boliger),
— Udarbejdelse af kvartalsregnskab over varme, vand, el, antennebidrag og lignende,
— Tilrettelæggelse af manuelle måleraflæsninger af vand og el ved visse ejendomme,
— Håndtering af rettidig betaling for løbende driftsudgifter til eksterne leverandører og forsyningsselskaber,
— Håndtering af relevante indberetninger til Kalundborg Kommune, deltagelse i statusmøder, og lignende relevante samarbejdsopgaver,
— Udarbejdelse af årsbudget for almene ældreboliger, bl.a. til brug ved fastsættelse af årlig husleje på afdelingsmøder,
— Udfærdigelse af årsregnskab, herunder beregning af statusposter (henlæggelser, forrentning),
— Videreformidling af opgaver fra lejere til de kommunalt ansatte viceværter i forbindelse med bygningsmæssige forhold vedrørende lejemål omfattet af Administrationsopgaven.
Ovenstående kan ikke betragtes som en udtømmende beskrivelse af Administrationsopgaven. Udbudsmaterialet, som vil blive fremsendt til de prækvalificerede virksomheder, vil indeholde en uddybende beskrivelse af de enkelte ydelser, som indgår i Administrationsopgaven.
Vis mere
Derudover indeholder kontrakten følgende optioner:
Option 1: Administration af udvendig vedligeholdelse af ejendomme.
Option 2: Udarbejdelse af driftsbudgetter.
Option 3: Gennemførelse af til- og fraflytningssyn.
Option 4: Planlægning af kommunale pedel- og tilsynsfunktioner.
Option 5: Ejendomsfunktionærydelser ("pedel-ydelser").
Option 6: Forlængelse af kontrakten med op til 2 år.
Anslået værdi uden moms: 1 400 000,00 💰
2 500 000,00 💰
Beskrivelse af mulighederne:
Option 1: Administration af udvendig vedligeholdelse af ejendomme.
Option 2: Udarbejdelse af driftsbudgetter.
Option 3: Gennemførelse af til- og fraflytningssyn.
Option 4: Planlægning af kommunale pedel- og tilsynsfunktioner.
Option 5: Ejendomsfunktionærydelser ("pedel-ydelser").
Option 6: Forlængelse af kontrakten med op til 2 år.
Kalundborg Kommune kan vælge at udnytte optionerne helt eller delvist.
Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 24 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:
Kalundborg Kommune.
DANMARK.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
1. Ansøgers navn, adresse, CVR-nummer (hvor et sådant haves) samt navn og e-mailadresse for kontaktperson.
2. Erklæring på tro og love om, at ansøgeren ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Ansøgerne kan ved henvendelse til adp@horten.dk få tilsendt en skabelon, som kan anvendes til brug for (1) og (2). Ansøgere, der befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c, e-f nævnte situationer, vil blive udelukket fra deltagelse, og vil ikke komme i betragtning til den udbudte opgave.
Vis mere
Såfremt ansøgeren er et konsortium eller en sammenslutning, skal erklæring eller dokumentation fremlægges for hver deltager.
Økonomisk og finansiel stilling:
3. Oplysning om ansøgers samlede omsætning inden for tilsvarende eller lignende ydelser i de seneste tre afsluttede regnskabsår.
4. Oplysning om ansøgers egenkapital inden for de seneste tre afsluttede regnskabsår.
5. Ledelses- eller revisorerklæring om, at der ikke siden seneste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i ansøgers økonomiske situation. Såfremt der er sket væsentlige ændringer i ansøgers økonomiske situation siden sidste regnskabsaflæggelse, skal ansøger vedlægge ansøgningen en redegørelse herom.
Vis mere
Ansøgere kan ved henvendelse til adp@horten.dk få tilsendt en skabelon, som kan anvendes til brug for (3)-(5).
Såfremt ansøger ikke kan fremlægge ovennævnte oplysninger vedrørende sin finansielle og økonomiske kapacitet (f.eks. fordi ansøger er etableret inden for de seneste 3 år), skal ansøger vedlægge anden relevant og egnet dokumentation (f.eks. revisorerklæring vedrørende ansøgers kapitalforhold) for sin finansielle og økonomiske kapacitet.
Vis mere
Såfremt ansøgeren er et konsortium eller en sammenslutning, skal ovennvænte oplysninger fremlægges for hver deltager.
Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen (underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som ansøger) skal ansøger godtgøre, at ansøger kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring, ved klart at identificere de pågældende enheder i ansøgningen, eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
6. Liste over de betydeligste tilsvarende eller lignende tjenesteydelser, ansøgeren har udført i løbet af de sidste 3 år (oktober 2008), gerne med angivelse af omtrentligt kontraktbeløb, tidspunkt for levering, navn på den offentlige eller private modtager samt eventuel kontaktperson, som Kalundborg Kommune har mulighed for at kontakte (referenceliste).
Vis mere
7. Beskrivelse af de foranstaltninger, ansøgeren har truffet til sikring af kvaliteten (f.eks. oplysning om relevante ISO certificeringer).
8. Oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos ansøgers medarbejdere, herunder gerne CV'er for de personer, som forventes at varetage den udbudte kontrakt.
9. Oplysning om ansøgernes årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere gennem de seneste 3 år.
Ansøgerne kan ved henvendelse til adp@horten.dk få tilsendt en skabelon, som kan anvendes til brug for (6)-(9).
Såfremt ansøgeren er et konsortium eller en sammenslutning, skal ovennvænte oplysninger fremlægges for hver deltager.
Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen (underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som ansøger) skal ansøger godtgøre, at ansøger kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring, ved klart at identificere de pågældende enheder i ansøgningen, eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed.
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Der vil ikke blive stillet krav om sikkerhedsstillelse.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Administrationshonoraret betales kvartalsvist bagud med en fjerdedel i hvert kalenderkvartal.
Administrator skal efter hvert kvartals udløb (senest den 20. i den følgende kalendermåned) til Kalundborg Kommune fremsende specificerede oversigter over de økonomiske mellemværender, og samtidig, efter nærmere anvisning, betale opgjort saldo til Kalundborg Kommunes bank-forbindelse.
Vis mere
De nærmere betingelser for kontraktens udførelse vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Hvis en sammenslutning af aktører tildeles kontrakten, skal deltagerne hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for Kalundborg Kommune. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå aftaler vedrørende kontrakten.
Vis mere
Andre særlige vilkår:
Såfremt Kalundborg Kommune vælger at udnytte Option 1 er det et krav, at vindende tilbudsgiver allokerer bygningskyndige medarbejdere til varetagelsen heraf, herunder er det et krav, at disse medarbejdere har et uddannelsesniveau svarende til bygningskonstruktør eller bygningsingeniør.
Vis mere
Personalets navne og faglige kvalifikationer ✅

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:
Kalundborg Kommune vil blandt egnede ansøgere udvælge de ansøgere, som vurderes at have den bedste økonomiske, finansielle og tekniske kapacitet. Kalundborg Kommune vil ved denne vurdering lægge vægt på den dokumentation, som ansøgerne har fremsendt i henhold til udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2. og afsnit III.2.3.
Vis mere
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Tine Sten
Navn: Advokataktieselskabet Horten
Postadresse: Philip Heymans Allé 7
Postby: Hellerup
Postnummer: 2900
Enhed: Annelouise Dalgaard Pedersen
E-mail: adp@horten.dk 📧
: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
Kalundborg Kommune stiller ikke yderligere materiale eller oplysninger vedrørende den udbudte kontrakt til rådighed for ansøgerne i prækvalifikationsfasen. Ansøgerne kan ved henvendelse til adp@horten.dk få tilsendt skabeloner, som kan anvendes til brug for afgivelse af de oplysninger og erklæringer, som fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1, III.2.2 og III.2.3. Det er ikke et krav, at ansøgerne anvender disse skabeloner.
Vis mere
Anmodninger om prækvalifikation skal sendes/overbringes i 1 fysisk eksemplar til.
Advokataktieselskabet Horten att. Annelouise Dalgaard Pedersen.
Philip Heymans Allé 7.
2900 Hellerup.
Kuverten bedes mærket: "Kalundborg Kommune, udbud af boligadministration".
Anmodninger om prækvalifikation kan ikke fremsendes pr. e-mail.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@eogs.dk 📧
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klage over manglende prækvalifikation skal indgives til Klagenævnet for Udbud inden for 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.
Vis mere
Klager over udbuddet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
Vis mere
Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Kilde: OJS 2011/S 199-324370 (2011-10-10)
Supplerende oplysninger (2012-02-28)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-02-28 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-03-03 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 44-070884
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 199-324370
EUT-S-nummer: 44
Kilde: OJS 2012/S 044-070884 (2012-02-28)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Sjælland Vest- og Sydsjælland
Produkter/tjenester:
Andre kollektive, sociale og personlige... Diverse tjenesteydelser Formidling af boliger og kontorer Formidling af boliger Forvaltning af boliger Rengøring og hushjælp Ejendomsservice Viceværtservice