Udbud af boligadministration

Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme

Den udbudte kontrakt omfatter varetagelse af den samlede administrative opgave vedrørende Kalundborg Kommunes 255 lejeboliger fordelt på 30 geografiske lokationer inden for Kalundborg Kommune ("Administrationsopgaven").
Kontrakten indgås for en periode på 2 kalenderår med mulighed for, at Kalundborg Kommune kan forlænge kontrakten med op til 2 år.
Administrationsopgaven består i hovedtræk af følgende ydelser:
— Udarbejdelse og styring af lejekontrakt med de enkelte lejere,
— Beregning og opkrævning af indskud, leje og forbrugsafgifter i henhold til de enkelte lejekontrakter,
— Kontrol af indbetalinger og håndtering af eventuel rykkerprocedure ved lejerestancer,
— Førelse af ventelister i det omfang, sådanne allerede er etableret,
— Førelse af klagesager på vegne af Kalundborg Kommune imod lejere ved beboerklagenævn, og i forbindelse med tilsynssager,
— Afregning med lejere ved ophør af lejemål,
— Tilrettelæggelse af, samt deltagelse i årlige afdelingsmøder ved almene ældreboliger, hvor der ikke er afdelingsbestyrelse,
— Håndtering af dagligt bogholderi, herunder udførelse af regningskontrol og kontrol med vedligeholdelsesforbrug og budgetter (med sidstnævnte forstås udgifter i forbindelse med udleje af boliger),
— Udarbejdelse af kvartalsregnskab over varme, vand, el, antennebidrag og lignende,
— Tilrettelæggelse af manuelle måleraflæsninger af vand og el ved visse ejendomme,
— Håndtering af rettidig betaling for løbende driftsudgifter til eksterne leverandører og forsyningsselskaber,
— Håndtering af relevante indberetninger til Kalundborg Kommune, deltagelse i statusmøder, og lignende relevante samarbejdsopgaver,
— Udarbejdelse af årsbudget for almene ældreboliger, bl.a. til brug ved fastsættelse af årlig husleje på afdelingsmøder,
— Udfærdigelse af årsregnskab, herunder beregning af statusposter (henlæggelser, forrentning),
— Videreformidling af opgaver fra lejere til de kommunalt ansatte viceværter i forbindelse med bygningsmæssige forhold vedrørende lejemål omfattet af Administrationsopgaven.
Ovenstående kan ikke betragtes som en udtømmende beskrivelse af Administrationsopgaven. Udbudsmaterialet, som vil blive fremsendt til de prækvalificerede virksomheder, vil indeholde en uddybende beskrivelse af de enkelte ydelser, som indgår i Administrationsopgaven.
Derudover indeholder kontrakten følgende optioner:
Option 1: Administration af udvendig vedligeholdelse af ejendomme.
Option 2: Udarbejdelse af driftsbudgetter.
Option 3: Gennemførelse af til- og fraflytningssyn.
Option 4: Planlægning af kommunale pedel- og tilsynsfunktioner.
Option 5: Ejendomsfunktionærydelser ("pedel-ydelser").
Option 6: Forlængelse af kontrakten med op til 2 år.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-11-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-10-10.

Hvem?

• • Kalundborg Kommune, Vej, Park og Ejendomme

Hvad?

• • Forvaltning af boliger › Rengøring og hushjælp
• • Forvaltning af boliger › Ejendomsservice
• • Forvaltning af boliger › Viceværtservice

Hvor?

• • Sjælland › Vest- og Sydsjælland