Tilskudsadministrativt system

Forsknings- og Innovationsstyrelsen

Forsknings- og Innovationsstyrelsen (FI), som er en styrelse under Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, arbejder med forsknings- og innovationspolitik samt udmøntning af midler til forsknings- og innovationsprojekter. Hvert år udmøntes der omkring 3 mia. kr. til forsknings- og innovationsprojekter. Disse midler udmøntes primært efter et armslængde princip af uafhængige råd som FI sekretariatsbetjener, herunder Det Frie Forskningsråd, Det Strategiske Forskningsråd og Rådet for Teknologi og Innovation. Derudover administrerer FI et antal ordninger, som enten udmøntes af FI selv eller af ministeren for forskning, innovation og videregående uddannelser. Midlerne udmøntes på baggrund af ca. 40 årlige opslag (annonceringer af ansøgningsrunder). FI modtager på baggrund heraf over 5 000 ansøgninger årligt. De varierer i omfang fra 4 til 200 sider. Efter endt ansøgningsbehandling godkendes ca. 800 bevillinger årligt i størrelsesordnen 25 000 - 100 mio. DKK. FI administrerer i alt 6 500 løbende bevillinger.
FI's nuværende it-systemer til udmøntning af bevillinger er kun i begrænset omfang integrerede. Det er derfor arbejdskrævende for sagsbehandleren og ansøgeren at fremskaffe de data, der er nødvendige i den enkelte arbejdsproces. FI ønsker med dette udbud af få en ny it-løsning, som kan understøtte arbejdsprocesserne bedre primært gennem større genbrug af data på tværs af de enkelte processer.
Løsningen skal i muligt omfang understøtte følgende elementer:
1) understøtte konfigurering af det enkelte opslag herunder digitale ansøgningsskemaer
2) udfyldelse og afgivelse af ansøgninger, rapporter og regnskaber. Især ansøgningsskemaerne varierer meget hvorfor en stor grad af fleksbilitet i oprettelse af ansøgningsskema med tilhørende vejledninger efterspørges
3) bedømmelse af ansøgninger både af eksterne faglige personer, de uafhængige råd og FI's medarbejdere
4) sikker budgetstyring og økonomistyring af den enkelte bevilling og de samlede bevillinger, herunder integration til Navision Stat
5) brugerrettighedsstyring for danske og udenlandske borgere og virksomheder
6) selvbetjeningsløsninger og portaler for brugerne ("min side")
7) statistik og rapportering
I forhold til processer skal løsningen så vidt muligt understøtte hele processen fra midlerne er allokeret til det enkelte opslag, indsendelse og bedømmelse af ansøgninger, løbende opfølgning på og administration afbevillinger.
Brugerne af systemet vil udgøres af ca. 160 medarbejdere i FI, ca. 200 medlemmer af forskningsråd, ca. 1 000 eksterne bedømmere i ind- og udland, ca. 4 000 ansøgere/bevillingshavere samt ca. 1 000 lokale administratorer, der bistår ansøgere og bevillingshavere ude på institutionerne. Brugerne er både danske og udenlandske statsborgere samt virksomheder og institutioner.
Dette it-udbud er en del af et program, hvor FI arbejder med procesoptimering og afbureaukratisering. FI har som led i dette program allerede opbygget idealprocesser samt en logisk datamodel.
FI ønsker med udgangspunkt i en eller flere eksisterende standardløsninger at indgå i en iterativ proces med leverandøren, hvor kunde og leverandør indgår i et tæt samarbejde, og hvor krav prioriteresi forhold til omkostninger og værdi. Værdien for FI måles primært i forhold til administrative lettelser hos slutbrugerne og internt i FI.
Kontrakten omfatter udvikling af løsningen, support, vedligehold og ændringsanmodninger. Driften varetages af Statens It.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-11-15. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-10-14.

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2011-10-14 Udbudsbekendtgørelse
2012-05-15 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2011-10-14)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang: 25 000 000,0035 000 000,00
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Forsknings- og Innovationsstyrelsen
Postadresse: Bredgade 40
Postnummer: 1260
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.fi.dk 🌏
E-mail: nhog@fi.dk 📧
Telefon: +45 72318365 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-10-14 📅
Tilbudsfrist: 2011-11-15 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-10-19 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 201-327352
EUT-S-nummer: 201
Yderligere oplysninger
Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i punkt III.2.1., III.2.2. og III.2.3. angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver. I relation til punkt III.2.2. og IIII.2.3. bemærkes, at hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og artikel 48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordegiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal oplysningerne anført i punkt III.2. afgives for alle deltagende virksomheder i sammenslutningen. Ad. IV.3.4. Hver ansøger kan alene sende én anmodning. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 5 eksemplarer + en elektronisk version på fysisk medie. Den elektroniske version er gældende i tilfælde af indbyrdes modstrid. Der foreligger ikke yderligere dokumentation som ansøgeren kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning op prækvalifikation, jf. punkt I.1. Juridiske personer vil først i deres endelige tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne, jf. III.3.2. Kontraktindgåelse forventes medio marts 2012. Ansøger opfordres til at afgive de i punkt III.2.2. og III.2.3. angivne oplysninger i én samlet opstilling. Den angivne beløbsramme under II.2.1. omfatter både udvikling, vedligehold og optioner. Bilag på engelsk godtages.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Forsknings- og Innovationsstyrelsen (FI), som er en styrelse under Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, arbejder med forsknings- og innovationspolitik samt udmøntning af midler til forsknings- og innovationsprojekter. Hvert år udmøntes der omkring 3 mia. kr. til forsknings- og innovationsprojekter. Disse midler udmøntes primært efter et armslængde princip af uafhængige råd som FI sekretariatsbetjener, herunder Det Frie Forskningsråd, Det Strategiske Forskningsråd og Rådet for Teknologi og Innovation. Derudover administrerer FI et antal ordninger, som enten udmøntes af FI selv eller af ministeren for forskning, innovation og videregående uddannelser. Midlerne udmøntes på baggrund af ca. 40 årlige opslag (annonceringer af ansøgningsrunder). FI modtager på baggrund heraf over 5 000 ansøgninger årligt. De varierer i omfang fra 4 til 200 sider. Efter endt ansøgningsbehandling godkendes ca. 800 bevillinger årligt i størrelsesordnen 25 000 - 100 mio. DKK. FI administrerer i alt 6 500 løbende bevillinger.
Vis mere
FI's nuværende it-systemer til udmøntning af bevillinger er kun i begrænset omfang integrerede. Det er derfor arbejdskrævende for sagsbehandleren og ansøgeren at fremskaffe de data, der er nødvendige i den enkelte arbejdsproces. FI ønsker med dette udbud af få en ny it-løsning, som kan understøtte arbejdsprocesserne bedre primært gennem større genbrug af data på tværs af de enkelte processer.
Vis mere
Løsningen skal i muligt omfang understøtte følgende elementer:
1) understøtte konfigurering af det enkelte opslag herunder digitale ansøgningsskemaer
2) udfyldelse og afgivelse af ansøgninger, rapporter og regnskaber. Især ansøgningsskemaerne varierer meget hvorfor en stor grad af fleksbilitet i oprettelse af ansøgningsskema med tilhørende vejledninger efterspørges
3) bedømmelse af ansøgninger både af eksterne faglige personer, de uafhængige råd og FI's medarbejdere
4) sikker budgetstyring og økonomistyring af den enkelte bevilling og de samlede bevillinger, herunder integration til Navision Stat
5) brugerrettighedsstyring for danske og udenlandske borgere og virksomheder
6) selvbetjeningsløsninger og portaler for brugerne ("min side")
7) statistik og rapportering
I forhold til processer skal løsningen så vidt muligt understøtte hele processen fra midlerne er allokeret til det enkelte opslag, indsendelse og bedømmelse af ansøgninger, løbende opfølgning på og administration afbevillinger.
Brugerne af systemet vil udgøres af ca. 160 medarbejdere i FI, ca. 200 medlemmer af forskningsråd, ca. 1 000 eksterne bedømmere i ind- og udland, ca. 4 000 ansøgere/bevillingshavere samt ca. 1 000 lokale administratorer, der bistår ansøgere og bevillingshavere ude på institutionerne. Brugerne er både danske og udenlandske statsborgere samt virksomheder og institutioner.
Vis mere
Dette it-udbud er en del af et program, hvor FI arbejder med procesoptimering og afbureaukratisering. FI har som led i dette program allerede opbygget idealprocesser samt en logisk datamodel.
FI ønsker med udgangspunkt i en eller flere eksisterende standardløsninger at indgå i en iterativ proces med leverandøren, hvor kunde og leverandør indgår i et tæt samarbejde, og hvor krav prioriteresi forhold til omkostninger og værdi. Værdien for FI måles primært i forhold til administrative lettelser hos slutbrugerne og internt i FI.
Vis mere
Kontrakten omfatter udvikling af løsningen, support, vedligehold og ændringsanmodninger. Driften varetages af Statens It.
Anslået værdi uden moms: 25 000 000,00 💰
35 000 000,00 💰
Beskrivelse af mulighederne:
— Avanceret understøttelse af bedømmelsesprocessen,
— Udvidede automatiske funktioner eksempelvis objektiv sagsbehandling (afgørelse træffes uden skøn),
— Udvidet fleksibilitet og automatik i forbindelse med konfigurering,
— Konvertering og migrering,
— Forlængelse af kontrakten (fsva support og vedligehold) med 2 x 1 år.
Antal mulige forlængelser: 2
Varighed: 60 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
— En erklæring på tro og love om, at ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøgeren er etableret og i Danmark. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager,
Vis mere
— En formular kan rekvireres hos FI.
Økonomisk og finansiel stilling:
(I) En erklæring om ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger
(II) En erklæring som under pkt. (I) vedrørende ansøgers omsætning af tjenesteydelser inden for sammenlignelige områder.
(III) En erklæring om ansøgers soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Soliditetsgraden skal udregnes i overensstemmelse med følgende: Soliditetsgrad = 100 x (samlede egenkapital/samlede aktiver). Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomheden og de andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til de samlede aktiver.
Vis mere
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal ovenstående oplysninger (punkt 1 og 2) afgives for hver enkelt deltager.
Mindstekrav til niveauet: Samlet omsætning på minimum 25. mio kr. i seneste regnskabsår.
Teknisk og faglig kompetence:
(I) En liste indeholdende en kort beskrivelse af de betydeligste sammenlignelige opgaver ansøger har haft indenfor de seneste 3 år. Referencerne skal nummereres efter hvilken reference, som ansøger vurderer svarer bedst til FI's behov
(II) Oplysninger om de generelle uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos ansøgeren
(III) Oplysninger om, hvor stor en del af kontrakten, der eventuelt agtes givet i underentreprise
(IV) Oplysninger om, hvilke(t) relevant(e) standardprogrammel(ler), som ansøger disponerer over til løsning af opgaven
(V) En generel beskrivelse af de foranstaltninger, ansøger har truffet til sikring af kvaliteten
Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal ovenstående oplysninger afgives for hver enkelt deltager.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Krav om evt. garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen retlig form. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af ansøgere/tilbudsgivere (konsortium) skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Procedure
Mindste antal ansøgere: 5
Største antal ansøgere: 6
Objektive kriterier for udvælgelse:
Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud vil ske ved en vurdering af, hvilke ansøgere der samlet set opfylder følgende kriterier bedst:
(1) har dokumenteret erfaringsgrundlag for løsning af sammenlignelige opgaver. Det vil være en fordel, hvis der indgår:
(a)reference som indbefatter budgettering og økonomistyring baseret på tilskud fra en offentlig myndighed,
(b)reference som dokumenterer leverandørens evne til at understøtte en proces som indsendelse, sagsbehandling og afgørelse,
(c)reference som dokumenterer leverandørens evne til at levere et system som sætter kunden i stand til at levere brugervenlige indberetningsformularer,
(d)reference der dokumenterer erfaring med iterativ metode med kundeinvolvering For hver reference bedes angivet en kontaktperson. Til brug for vurderingen forbeholder styrelsen sig ret til at kontakte referencen. Dette vil i givet fald blive oplyst ansøger.
Vis mere
(2) har dokumenteret relevant niveau for uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer på virksomhedsniveau,
(3) har dokumenteret relevant niveau for standardprogrammel,
(4) har dokumenteret relevant kvalitetssikring,
(5) har dokumenteret økonomisk formåen på et for kontrakten passende niveau.
Dato for afsendelse af opfordringer: 2011-12-06 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
svensk 🗣️
Andre sprog: Norsk.

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Nils Høgsted
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Reference
Yderligere oplysninger
Der er tale om et begrænset udbud, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal anmode om prækvalifikation. Anmodningen om prækvalifikation skal udarbejdes på baggrund af de i del III.2 angivne betingelser for deltagelse. Ansøgende virksomheder skal således afgive samtlige i punkt III.2.1., III.2.2. og III.2.3. angivne oplysninger, erklæringer mv. for at komme i betragtning som eventuel tilbudsgiver.
Vis mere
I relation til punkt III.2.2. og IIII.2.3. bemærkes, at hvis ansøger baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal ansøger godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2 og artikel 48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordegiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal oplysningerne anført i punkt III.2. afgives for alle deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Ad. IV.3.4. Hver ansøger kan alene sende én anmodning. Ordregiver ser gerne, at anmodningen om prækvalifikation afgives i 5 eksemplarer + en elektronisk version på fysisk medie. Den elektroniske version er gældende i tilfælde af indbyrdes modstrid. Der foreligger ikke yderligere dokumentation som ansøgeren kan rekvirere fra udbyder forud for fremsendelse af anmodning op prækvalifikation, jf. punkt I.1.
Vis mere
Juridiske personer vil først i deres endelige tilbud skulle angive navn og faglige kvalifikationer for de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne, jf. III.3.2. Kontraktindgåelse forventes medio marts 2012.
Ansøger opfordres til at afgive de i punkt III.2.2. og III.2.3. angivne oplysninger i én samlet opstilling.
Den angivne beløbsramme under II.2.1. omfatter både udvikling, vedligehold og optioner.
Bilag på engelsk godtages.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Navn: Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet inden 30 dage fra dagen efter ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Andre klager skal være modtaget i Klagenævnet inden 6 måneder fra dagen efter offentliggørelsen af ordregiverens bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået kontrakt. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 25
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2011/S 201-327352 (2011-10-14)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2012-05-15)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-05-15 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-05-18 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 94-155113
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 201-327352
EUT-S-nummer: 94

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Kvaliteten af den tilbudte løsning (45)
2. Pris (30)
3. Leveringssikkerhed (20)
4. Optioner (5)
Kilde: OJS 2012/S 094-155113 (2012-05-15)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍