Nyt ESDH-system til Søfartsstyrelsen

Søfartsstyrelsen

Søfartsstyrelsen ønsker at indgå en kontrakt om levering og implementering af et nyt Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystem (ESDH) til Søfartsstyrelsen samt til Den Maritime Havarikommission.
Den nye ESDH løsning er én blandt flere komponenter i en serviceorienteret arkitektur, som Søfartsstyrelsen er ved at opbygge. ESDH-komponentens primære funktion og rolle i den nye arkitektur bliver at lagre og håndtere dokumenter efter en sagsstruktur.
Formålet med systemanskaffelsen er at implementere et system, der.
1. Simpelt og enkelt håndterer styrelsens administrative sagsbehandling, eksempelvis personalesager, ministerbetjening, klagebehandling, generel administration.
2. Agerer dokumentcontainer for alle dokumenter, der produceres og behandles af fagkomponenterne i den øvrige arkitektur, eksempelvis modtagelse af indberetninger og ansøgninger, bevis- og certifikat-udstedelser.
3. Udgør et driftsikkert miljø til registrering af sager og dokumenter, der samtidigt performer godt.
Søfartsstyrelsen ønsker, at behov og krav så vidt muligt håndteres gennem en standard ESDH-løsning. Søfartsstyrelsen ønsker dog en enkelt specialtilpasning, idet Søfartsstyrelsen ønsker, at der etableres en ”dokumentservice”, der kommunikerer (modtager dokumenter og stiller sager/dokumenter til rådighed) med Søfartsstyrelsens fagsystem platform.
Løsningen forventes at håndtere ovennævnte behov og herudover ønsker Søfartsstyrelsen, at følgende ydelser er en del af kontrakten og dermed implementeringen og leveringen af et nyt ESDH-system til Søfartsstyrelsen og Den Maritime Havarikommission:
— Uddannelse af brugere og superbrugere/administratorer i forbindelse med implementering.
— Konvertering af data (option).
— Support og vedligehold af den samlede ESDH-løsning.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-09-02. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-07-01.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Software Innovation A/S

Hvem?

• Søfartsstyrelsen

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2011-07-01	Udbudsbekendtgørelse
2011-07-08	Supplerende oplysninger
2012-01-12	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2011-07-01)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Levering af programmel
Mængde eller omfang: 1 000 000,002 000 000,00
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Levering af programmel 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Postadresse: Vermundsgade 38 C
Postnummer: 2100
Postby: København Ø
Kontakt
Internetadresse: http://www.soefartsstyrelsen.dk 🌏
E-mail: udbud@dma.dk 📧
Telefon: +45 39174400 📞
Fax: +45 39174401 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-07-01 📅
Tilbudsfrist: 2011-09-02 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-07-06 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 127-211148
EUT-S-nummer: 127
Yderligere oplysninger

1. Ved sammenslutninger af tjenesteydere (konsortier) skal oplysninger, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige tjenesteydere. 2. Såfremt tjenesteyder ikke selv besidder den nødvendige kapacitet, kan tjenesteyder basere sig på andre enheders økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre enheder. Tjenesteyder skal i sit tilbud i givet fald godtgøre, at tjenesteyder er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for andre enheders tilsagn i så henseende. Tjenesteyder skal i så fald fremlægge samme typer af informationer om andre enheders finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet, som tjenesteyder, i henhold til punkt III.2.2 og punkt III.2.3, skal fremlægge vedrørende egen finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet. 3. Udbudsmaterialet kan downloades på www.sofartsstyrelsen.dk/tema/udbud/sider/ESDH 4. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på www.sofartsstyrelsen.dk/tema/udbud/sider/ESDH. Tilbudsgivere skal derfor selv holde sig orienteret om spørgsmål og svar ved regelmæssigt at besøge denne hjemmeside. 5. Tilbud skal sendes eller indleveres til Søfartsstyrelsen, att. Chefkonsulent/IT-koordinator Kenneth Roslind. 6. Tilbud ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket ESDH -tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på USB-nøgle, Cd-rom eller andet elektronisk medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. e-mail. 7. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet og udbudsbetingelserne.

Yderligere oplysninger

1. Ved sammenslutninger af tjenesteydere (konsortier) skal oplysninger, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige tjenesteydere.

2. Såfremt tjenesteyder ikke selv besidder den nødvendige kapacitet, kan tjenesteyder basere sig på andre enheders økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre enheder. Tjenesteyder skal i sit tilbud i givet fald godtgøre, at tjenesteyder er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for andre enheders tilsagn i så henseende. Tjenesteyder skal i så fald fremlægge samme typer af informationer om andre enheders finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet, som tjenesteyder, i henhold til punkt III.2.2 og punkt III.2.3, skal fremlægge vedrørende egen finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet.

3. Udbudsmaterialet kan downloades på www.sofartsstyrelsen.dk/tema/udbud/sider/ESDH

4. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på www.sofartsstyrelsen.dk/tema/udbud/sider/ESDH.

Tilbudsgivere skal derfor selv holde sig orienteret om spørgsmål og svar ved regelmæssigt at besøge denne hjemmeside.

5. Tilbud skal sendes eller indleveres til Søfartsstyrelsen, att. Chefkonsulent/IT-koordinator Kenneth Roslind.

6. Tilbud ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket ESDH -tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på USB-nøgle, Cd-rom eller andet elektronisk medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. e-mail.

7. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet og udbudsbetingelserne.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Den nye ESDH løsning er én blandt flere komponenter i en serviceorienteret arkitektur, som Søfartsstyrelsen er ved at opbygge. ESDH-komponentens primære funktion og rolle i den nye arkitektur bliver at lagre og håndtere dokumenter efter en sagsstruktur.

Formålet med systemanskaffelsen er at implementere et system, der.

1. Simpelt og enkelt håndterer styrelsens administrative sagsbehandling, eksempelvis personalesager, ministerbetjening, klagebehandling, generel administration.

2. Agerer dokumentcontainer for alle dokumenter, der produceres og behandles af fagkomponenterne i den øvrige arkitektur, eksempelvis modtagelse af indberetninger og ansøgninger, bevis- og certifikat-udstedelser.

3. Udgør et driftsikkert miljø til registrering af sager og dokumenter, der samtidigt performer godt.

Søfartsstyrelsen ønsker, at behov og krav så vidt muligt håndteres gennem en standard ESDH-løsning. Søfartsstyrelsen ønsker dog en enkelt specialtilpasning, idet Søfartsstyrelsen ønsker, at der etableres en ”dokumentservice”, der kommunikerer (modtager dokumenter og stiller sager/dokumenter til rådighed) med Søfartsstyrelsens fagsystem platform.

Løsningen forventes at håndtere ovennævnte behov og herudover ønsker Søfartsstyrelsen, at følgende ydelser er en del af kontrakten og dermed implementeringen og leveringen af et nyt ESDH-system til Søfartsstyrelsen og Den Maritime Havarikommission:

— Uddannelse af brugere og superbrugere/administratorer i forbindelse med implementering.

— Konvertering af data (option).

— Support og vedligehold af den samlede ESDH-løsning.

Anslået værdi uden moms: 1 000 000,00 💰
2 000 000,00 💰
Beskrivelse af mulighederne:

Søfartsstyrelsen har optioneret følgende krav i udbudsmaterialet, jf. bilag 2 afsnit 3.7.1, 3.7.2 og 5.12:

— Sag og fakturering, markering - Det skal på en sag være muligt at kunne påføre, at der skal faktureres på sagen.

— Sag og fakturering, service - ESDH-løsningen skal gennem en service udstille sager, der er markeret med ”Fakturerbar”. Servicen skal returnere de sager, der er markeret med ”Fakturerbar” indenfor et givent datointerval.

— Outlook og Sharepoint markør - ESDH-systemet skal stille en markør til rådighed for Exchange/Outlook og SharePoint, så det er synligt for brugeren, at en given mail eller et dokument på en SharePointliste er journaliseret.

— Konvertering af data fra eksisterende ESDH til ny ESDH. Vederlag beregnes på basis af leverandørens tilbudte timepris herfor og ressourcerne til konvertering vil blive afklaret som en del af afklaringsfase.

Varighed: 48 måneder
Referencenummer: 201105908
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Danmark.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger:

— En underskrevet erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336/1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Gives nævnte oplysninger i form af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, skal denne være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal erklæringen med de anførte oplysninger afgives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Om tilbudsgivers mulighed for at basere sig på andre virksomheders formåen henvises til bemærkningerne i punkt VI.3).

Økonomisk og finansiel stilling:

Oplysning om tjenesteyderens samlede egenkapital i de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af, hvornår tjenesteyderen blev etableret eller startede sin virksomhed.

Ved sammenslutning af tjenesteydere (f.eks. et konsortium) skal de anførte oplysninger afgives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Mindstekrav til niveauet:

Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiver dokumenterer at have haft en positiv egenkapital i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår.

Ved sammenslutning af tjenesteydere kræves, at mindstekravet er opfyldt for de deltagende virksomheder tilsammen.

Teknisk og faglig kompetence:

Der skal som dokumentation vedlægges en refe-renceliste vedrørende tilbudsgivers erfaring med den ESDH-løsning, som tilbudsgiver agter at tilbyde:

En liste der angiver samtlige leverancer på den tilbudte ESDH-løsning de seneste 3 år. Listen bør begrænses til alene at indeholde:

— Projekt-/systemnavn o Kunde o Årstal for færdiggørelse af leverancen,— Versionsnummer af den anvendte ESDH-løsning.

Ved sammenslutning af tjenesteydere (f.eks. et konsortium) skal de anførte oplysninger afgives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Mindstekrav til niveauet:

Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiver skal dokumentere at have tidligere erfaring med 3 leverancer af den tilbudte ESDH-løsning indenfor de seneste 3 år.

Ved sammenslutning af tjenesteydere (f.eks. et konsortium) kræves, at mindstekravet er opfyldt for de deltagende virksomheder tilsammen.

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:

For betalinger, som erlægges forud for overtagelsesdagen, bortset fra vederlag for ibrugtagning forud for overtagelsesdagen, er det en betingelse for betaling, at leverandøren har stillet en uigenkaldelig anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut eller forsikringsselskab til sikkerhed for tilbagebetaling af beløbet.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Fakturering skal ske elektronisk i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af den 28.6.2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet vedrørende betalingsbetingelser.

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (f.eks. et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Der skal afgives virksomhedsoplysninger, jf. punkt III.2 nedenfor, for hver af de deltagende tjenesteydere i sammenslutningen.

Personalets navne og faglige kvalifikationer ✅

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2011-09-02 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Tilbud skal afgives på dansk. Eventuelle licensbetingelser til standardprodukter, som måtte være en del af tilbudsgivers tilbud, kan dog vedlægges på engelsk.

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Søfartsstyrelsen
Udbuddet gennemføres på vegne af andre ordregivende myndigheder ✅
Kontakt
Enhed: Kenneth Roslind
Internetadresse: www.soefartsstyrelsen.dk 🌏
Køberprofilens adresse: www.dma.dk 🌏

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: 201105908
Yderligere oplysninger

1. Ved sammenslutninger af tjenesteydere (konsortier) skal oplysninger, der udbedes i punkt III.2, afgives for samtlige tjenesteydere.

2. Såfremt tjenesteyder ikke selv besidder den nødvendige kapacitet, kan tjenesteyder basere sig på andre enheders økonomiske, finansielle og/eller tekniske kapacitet, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre enheder. Tjenesteyder skal i sit tilbud i givet fald godtgøre, at tjenesteyder er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for andre enheders tilsagn i så henseende. Tjenesteyder skal i så fald fremlægge samme typer af informationer om andre enheders finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet, som tjenesteyder, i henhold til punkt III.2.2 og punkt III.2.3, skal fremlægge vedrørende egen finansielle, økonomiske og tekniske kapacitet.

3. Udbudsmaterialet kan downloades på www.sofartsstyrelsen.dk/tema/udbud/sider/ESDH

4. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på www.sofartsstyrelsen.dk/tema/udbud/sider/ESDH.

Tilbudsgivere skal derfor selv holde sig orienteret om spørgsmål og svar ved regelmæssigt at besøge denne hjemmeside.

5. Tilbud skal sendes eller indleveres til Søfartsstyrelsen, att. Chefkonsulent/IT-koordinator Kenneth Roslind.

6. Tilbud ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket ESDH -tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på USB-nøgle, Cd-rom eller andet elektronisk medie. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. e-mail.

7. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet og udbudsbetingelserne.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
Postadresse: Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@eogs.dk 📧
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. håndhævelseslovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. håndhævelseslovens § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Nyropsgade 30
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 72268000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2011/S 127-211148 (2011-07-01)

Supplerende oplysninger (2011-07-08)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-07-08 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-07-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 132-218290
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 127-211148
EUT-S-nummer: 132
Kilde: OJS 2011/S 132-218290 (2011-07-08)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2012-01-12)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 1 800 000,00 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-01-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-01-17 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 10-014505
EUT-S-nummer: 10
Yderligere oplysninger
Kontrakten blev indgået den 23.11.2011.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Kvalitet (50)
2. Pris (25)
3. Tidsplan og samarbejdsorganisation (25)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2011-09-23 📅
Navn: Software Innovation A/S
Postadresse: Nærum Hovedgade 10
Postby: Nærum
Postnummer: 2850
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: info@software-innovation.dk 📧
Internetadresse: http://www.software-innovation.dk 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 6

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: Danmark
Navn på ordregivende myndighed: Den Maritime Havarikommision
Postadresse: Vermundsgade 38A, 1. tv.
Postby: København Ø.
Kontakt
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 6 måneder efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2012/S 010-014505 (2012-01-12)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (7 nye indkøb)

Programmering af software og konsulentvirksomhed (2)

Programmelrelaterede tjenester