Leverance og drift af AV-udstyr til brug for det danske EU-formandskab 2012

Udenrigsministeriet

Danmark skal i første halvår af 2012 (1.1.2012 - 30.6.2012) varetage formandskabet for EU med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes 7 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, Europa-Parlamentets formandskonference samt op til ca. 90 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 15 000 personer, hvortil skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl.
Mødeaktiviteterne forudses afholdt på et konferencested i København i første halvdel af perioden og på et konferencested i Jylland eller på Fyn i anden halvdel af perioden. Herudover forventes en række af embedsmandsmøderne afviklet i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. De endelige konferencesteder forventes at være kendt inden udsendelse af udbudsmaterialet.
Udenrigsministeriet udbyder leverance og drift af konferenceudstyr i hele perioden. Det udstyr, der anvendes i centraladministrationens konferencecenter vil være stationært i hele perioden. Det udstyr, der anvendes på de øvrige nævnte konferencesteder skal forventeligt flyttes fra det første sted (København) til det andet sted (Jylland/Fyn) ved udgangen af marts/starten af april.
Leverandøren skal stille det nødvendige konferenceudstyr til rådighed i hele perioden. Leverandøren skal forestå opsætning og nedtagning af alt udstyr, transporten af udstyret samt forestå drift af udstyr.
Leverandøren skal sikre et effektivt teknisk og organisatorisk samarbejde om lyd og belysning med den host broadcaster, som udvælges i en parallel udbudsproces. Perioden omfatter ud over selve formandskabet en installations- og testperiode i december 2011 og en nedtagningsperiode, der forventeligt vil strække sig ind i juli 2012.
Det konferenceudstyr der skal stilles til rådighed i perioden vil omfatte følgende hovedelementer:
— Et antal mobile tolkebokse (anslået 30 stk.) med plads to 2, 3 og 4 tolke efter nærmere angivelse. Tolkeregimerne går op til 22/6. Boksene skal være fuldt udstyrede, og der skal være tilhørende teknikerpaneler eller teknikerbokse i op til 5 lokaler.
— Bordmikrofoner, håndholdte mikrofoner, knaphulsmikrofoner og særlige mikrofoner til levering af lyd til host broadcaster fra pressebriefinglokaler med tilhørende lydkontrolpulte.
— Et antal høretelefoner eller øresnegle med tilhørende kanalvælgere til lokaler med tolkning.
— Et antal mobile højttalere.
— 1 mobil teleslynge.
— Et antal bokse med XLR-stik forbundet med lydanlæggene i to pressebriefinglokaler.
— Et antal robotkameraer med høj opløsning og tilhørende styrepulte. Robotkameraernes optagelser skal vises lokalt på 52” fladskærme.
— Mobil rumbelysning til supplement af konferencestedernes belysning. I enkelte lokaler skal belysningens temperatur kunne reguleres med henblik på tilpasning til host broadcasters optageudstyr.
— En timer til visning af taletid på de skærme, der viser robotkameraernes optagelser.
— Infrastruktur til CCTV inklusive styringspanel og kanalvælgere.
— Nødvendig kabling, herunder CCTV-kabling til bl.a. ca. 30 mediebokse.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-04-29. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-03-29.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Teletech Konferencekommunikation A/S

Hvem?

• Udenrigsministeriet

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2011-03-29	Udbudsbekendtgørelse
2011-04-15	Supplerende oplysninger
2011-10-12	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2011-03-29)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Installation af radio- og fjernsynsapparatur, lydtekniske anlæg og videoanlæg
Mængde eller omfang: Der henvises til pkt. II.1.5).
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Installation af radio- og fjernsynsapparatur, lydtekniske anlæg og videoanlæg 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Postadresse: Asiatisk Plads 2
Postnummer: 1448
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.um.dk 🌏
E-mail: svebjo@um.dk 📧
Telefon: +45 33921048 📞
Fax: +45 32540533 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-03-29 📅
Tilbudsfrist: 2011-04-29 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-04-01 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 64-104246
EUT-S-nummer: 64
Yderligere oplysninger

1) Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som tjenesteydere kan rekvirere forud for fremsendelse af anmodning om deltagelse (prækvalifikation). Udbudsmaterialet vil blive tilsendt de tjenesteydere, der udvælges til at deltage i udbudsforretningen. 2) En ansøger kan basere sig på andres økonomiske, finansielle og/eller tekniske formåen, uanset juridisk karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Ansøgeren skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andres forpligtelser i så henseende. En ansøger kan således basere sig på en underleverandørs erfaringer, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra underleverandøren indeholdende tilsagn om, at underleverandøren vil og skal stille de pågældende ressourcer til rådighed for ansøgeren. 3) Datoen i punkt II.3) gælder fra underskrift af kontrakt. Hovedparten af leverandørens ydelser under kontrakten vil være inden for den i pkt. II.1.5 anførte periode. 4) Datoen i punkt IV.3.5) er en anslået dato. 5) Ordregiver ser gerne, at anmodning om deltagelse fremsendes i 3 papireksemplarer samt gerne i elektronisk form (f.eks. CD-rom), mærket ”Udbud AV-ydelser”. Anmodningen skal indleveres/sendes til kontaktpersonen angivet i punkt I.1. Anmodninger kan ikke afgives pr. e-mail. 6) Hver ansøger kan alene indgive én anmodning om prækvalifikation.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Mødeaktiviteterne forudses afholdt på et konferencested i København i første halvdel af perioden og på et konferencested i Jylland eller på Fyn i anden halvdel af perioden. Herudover forventes en række af embedsmandsmøderne afviklet i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. De endelige konferencesteder forventes at være kendt inden udsendelse af udbudsmaterialet.

Udenrigsministeriet udbyder leverance og drift af konferenceudstyr i hele perioden. Det udstyr, der anvendes i centraladministrationens konferencecenter vil være stationært i hele perioden. Det udstyr, der anvendes på de øvrige nævnte konferencesteder skal forventeligt flyttes fra det første sted (København) til det andet sted (Jylland/Fyn) ved udgangen af marts/starten af april.

Leverandøren skal stille det nødvendige konferenceudstyr til rådighed i hele perioden. Leverandøren skal forestå opsætning og nedtagning af alt udstyr, transporten af udstyret samt forestå drift af udstyr.

Leverandøren skal sikre et effektivt teknisk og organisatorisk samarbejde om lyd og belysning med den host broadcaster, som udvælges i en parallel udbudsproces. Perioden omfatter ud over selve formandskabet en installations- og testperiode i december 2011 og en nedtagningsperiode, der forventeligt vil strække sig ind i juli 2012.

Det konferenceudstyr der skal stilles til rådighed i perioden vil omfatte følgende hovedelementer:

— Et antal mobile tolkebokse (anslået 30 stk.) med plads to 2, 3 og 4 tolke efter nærmere angivelse. Tolkeregimerne går op til 22/6. Boksene skal være fuldt udstyrede, og der skal være tilhørende teknikerpaneler eller teknikerbokse i op til 5 lokaler.

— Bordmikrofoner, håndholdte mikrofoner, knaphulsmikrofoner og særlige mikrofoner til levering af lyd til host broadcaster fra pressebriefinglokaler med tilhørende lydkontrolpulte.

— Et antal høretelefoner eller øresnegle med tilhørende kanalvælgere til lokaler med tolkning.

— Et antal mobile højttalere.

— 1 mobil teleslynge.

— Et antal bokse med XLR-stik forbundet med lydanlæggene i to pressebriefinglokaler.

— Et antal robotkameraer med høj opløsning og tilhørende styrepulte. Robotkameraernes optagelser skal vises lokalt på 52” fladskærme.

— Mobil rumbelysning til supplement af konferencestedernes belysning. I enkelte lokaler skal belysningens temperatur kunne reguleres med henblik på tilpasning til host broadcasters optageudstyr.

— En timer til visning af taletid på de skærme, der viser robotkameraernes optagelser.

— Infrastruktur til CCTV inklusive styringspanel og kanalvælgere.

— Nødvendig kabling, herunder CCTV-kabling til bl.a. ca. 30 mediebokse.

Beskrivelse af mulighederne:

— Et antal højkvalitets 32” fladskærme til CCTV (anslået ca. 100).

— Et antal højkvalitets 52” fladskærme (anslået ca. 15) til visning af robotkameraers optagelser.

Udenrigsministeriet forsøger at tilvejebringe de nævnte skærme gennem et sponsorat, i så fald vil AV-leverandøren være forpligtet til at anvende de skærme, der tilvejebringes ved sponsorat.

— Et antal mobile projektorer med lærred.

— En teleprompter.

Varighed: 12 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøgeren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøgeren er etableret, og i Danmark, samt om, hvorvidt ansøgeren har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøgeren er etableret, og i Danmark.

Som alternativ til tro- og loveerklæring kan indsendes serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen indeholdende de samme oplysninger.

Det er vigtigt, at tro- og loveerklæringen (eller attesten) vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver anmodningen. Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattesten fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro- og loveerklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver deltager.

Økonomisk og finansiel stilling:

Fremlæggelse af virksomhedens seneste balance eller uddrag heraf (egenkapitalen), hvis offentliggørelsen af balancen er lovpligtig i det land, hvor virksomheden er etableret.

Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, skal virksomheden godtgøre, at virksomheden fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed eller lignende. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal oplysninger gives for hver enkelt leverandør.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at virksomheden dokumenterer en positiv egenkapital.

Ved en sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal hver enkelt deltager dokumentere en positiv egenkapital.

Teknisk og faglig kompetence:

1.Oplysning om de betydeligste leverancer af tilsvarende art og størrelsesorden udført i løbet af de seneste tre år, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed.Ordregiver ser gerne, at ansøger herunder oplyser omfang af tidligere leverancer samt type og karakter af de pågældende ydelser.

2. Oplysninger om tilbudsgivers gennemsnitlige årlige antal ansatte inden for de seneste tre år inden for forskellige relevante medarbejderkategorier, der er nødvendige til opfyldelse af den udbudte opgave.

3.Oplysninger om tilbudsgivers tekniske kapacitet med angivelse af omfanget af materiel og teknisk udstyr der står til tilbudsgivers rådighed i den i punkt II.1.5) angivne periode.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at virksomheden dokumenterer mindst 1 relevant reference om leverance og drift af det i pkt. II.1.5 nævnte AV-udstyr, dog undtaget referance om leverence og drift af robotkameraer.

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:

I det omfang, der vil ske forudbetaling vil dette skulle ske mod uigenkaldelig anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut eller garant. Nærmere beskrivelse heraf vil fremgår af udbudsmaterialet.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår mv. vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne ved kontraktindgåelse påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til ordregiver.

Andre særlige vilkår:

Leverandøren og dennes personale skal kunne godkendes af de nationale sikkerhedsmyndigheder. De nærmere vilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.

Procedure
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

De bedste og mest relevante referencer for opgaver af tilsvarende art og størrelsesorden, hvorved navnlig store internationale politiske konferencer og møder tillægges positiv vægt. Den bedste kapacitet til at udføre den her omhandlede opgave baseret på en vurdering af tilbudsgivers oplysning om gennemsnitlig antal årlige ansatte, indenfor de relevante medarbejderkategorier. Den bedste tekniske kapacitet til at udføre den udbudte opgave baseret på en vurdering af tilbudsgivers materiel samt teknisk udstyr.

Dato for afsendelse af opfordringer: 2011-05-13 📅
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
engelsk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Kontakt
Enhed: EU2012 - Europapolitisk kontor
Mødekoordinator Sven Bjødstrup

Reference
Yderligere oplysninger

2) En ansøger kan basere sig på andres økonomiske, finansielle og/eller tekniske formåen, uanset juridisk karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Ansøgeren skal i prækvalifikationsanmodningen i givet fald godtgøre, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andres forpligtelser i så henseende. En ansøger kan således basere sig på en underleverandørs erfaringer, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3. I så fald skal ansøgeren fremlægge dokumentation fra underleverandøren indeholdende tilsagn om, at underleverandøren vil og skal stille de pågældende ressourcer til rådighed for ansøgeren.

3) Datoen i punkt II.3) gælder fra underskrift af kontrakt. Hovedparten af leverandørens ydelser under kontrakten vil være inden for den i pkt. II.1.5 anførte periode.

4) Datoen i punkt IV.3.5) er en anslået dato.

5) Ordregiver ser gerne, at anmodning om deltagelse fremsendes i 3 papireksemplarer samt gerne i elektronisk form (f.eks. CD-rom), mærket ”Udbud AV-ydelser”. Anmodningen skal indleveres/sendes til kontaktpersonen angivet i punkt I.1. Anmodninger kan ikke afgives pr. e-mail.

6) Hver ansøger kan alene indgive én anmodning om prækvalifikation.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klager over prækvalifikation skal indgives inden 30 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning til ansøgerne. Klager vedrørende andre beslutninger i relation til udbuddet skal være indgivet inden seks måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende om at ordregiveren har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.

Kilde: OJS 2011/S 064-104246 (2011-03-29)

Supplerende oplysninger (2011-04-15)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-04-15 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-04-20 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 77-125297
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 64-104246
EUT-S-nummer: 77
Kilde: OJS 2011/S 077-125297 (2011-04-15)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2011-10-12)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-10-12 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-10-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 199-323750
EUT-S-nummer: 199

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Pris (45)
2. Kvalitet (30)
3. Proces (25)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2011-09-20 📅
Navn: Teletech Konferencekommunikation A/S
Postadresse: Generatorvej 9
Postby: Herlev
Postnummer: 2730
Land: Danmark 🇩🇰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 5

Ordregivende myndighed
Kontakt
Land: Danmark 🇩🇰

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307799 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klager vedrørende beslutninger i relation til udbuddet skal være indgivet inden seks måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2011/S 199-323750 (2011-10-12)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Installationstjenester (undtagen programmel)

Installation af kommunikationsudstyr

Installation af radio- og fjernsynsapparatur, lydtekniske anlæg og videoanlæg