Leverance og drift af AV-udstyr til brug for det danske EU-formandskab 2012
Danmark skal i første halvår af 2012 (1.1.2012 - 30.6.2012) varetage formandskabet for EU med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes 7 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, Europa-Parlamentets formandskonference samt op til ca. 90 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 15 000 personer, hvortil skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl.
Mødeaktiviteterne forudses afholdt på et konferencested i København i første halvdel af perioden og på et konferencested i Jylland eller på Fyn i anden halvdel af perioden. Herudover forventes en række af embedsmandsmøderne afviklet i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. De endelige konferencesteder forventes at være kendt inden udsendelse af udbudsmaterialet.
Udenrigsministeriet udbyder leverance og drift af konferenceudstyr i hele perioden. Det udstyr, der anvendes i centraladministrationens konferencecenter vil være stationært i hele perioden. Det udstyr, der anvendes på de øvrige nævnte konferencesteder skal forventeligt flyttes fra det første sted (København) til det andet sted (Jylland/Fyn) ved udgangen af marts/starten af april.
Leverandøren skal stille det nødvendige konferenceudstyr til rådighed i hele perioden. Leverandøren skal forestå opsætning og nedtagning af alt udstyr, transporten af udstyret samt forestå drift af udstyr.
Leverandøren skal sikre et effektivt teknisk og organisatorisk samarbejde om lyd og belysning med den host broadcaster, som udvælges i en parallel udbudsproces. Perioden omfatter ud over selve formandskabet en installations- og testperiode i december 2011 og en nedtagningsperiode, der forventeligt vil strække sig ind i juli 2012.
Det konferenceudstyr der skal stilles til rådighed i perioden vil omfatte følgende hovedelementer:
— Et antal mobile tolkebokse (anslået 30 stk.) med plads to 2, 3 og 4 tolke efter nærmere angivelse. Tolkeregimerne går op til 22/6. Boksene skal være fuldt udstyrede, og der skal være tilhørende teknikerpaneler eller teknikerbokse i op til 5 lokaler.
— Bordmikrofoner, håndholdte mikrofoner, knaphulsmikrofoner og særlige mikrofoner til levering af lyd til host broadcaster fra pressebriefinglokaler med tilhørende lydkontrolpulte.
— Et antal høretelefoner eller øresnegle med tilhørende kanalvælgere til lokaler med tolkning.
— Et antal mobile højttalere.
— 1 mobil teleslynge.
— Et antal bokse med XLR-stik forbundet med lydanlæggene i to pressebriefinglokaler.
— Et antal robotkameraer med høj opløsning og tilhørende styrepulte. Robotkameraernes optagelser skal vises lokalt på 52” fladskærme.
— Mobil rumbelysning til supplement af konferencestedernes belysning. I enkelte lokaler skal belysningens temperatur kunne reguleres med henblik på tilpasning til host broadcasters optageudstyr.
— En timer til visning af taletid på de skærme, der viser robotkameraernes optagelser.
— Infrastruktur til CCTV inklusive styringspanel og kanalvælgere.
— Nødvendig kabling, herunder CCTV-kabling til bl.a. ca. 30 mediebokse.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-04-29.
Indkøbet blev offentliggjort på 2011-03-29.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2011-03-29
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2011-04-15
|
Supplerende oplysninger
|
| 2011-10-12
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|