Kontrakt om økonomi- og lønsystem på servicebureauvilkår

Hillerød Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem som servicebureauløsninger.
Økonomisystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem.
Den 1.10.2012 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for 2013. Den 1.12.2012 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1.1.2013 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem:
— Debitor.
— Ressourcestyring.
— Anlægsstyring og anlægsaktiver.
— Indkøb.
— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab, omkostningsregnskab.
— Økonomi og budget.
— Kontoplan.
— Betaling (bank, kasse og e-faktura) og kreditor.
— Rapportering og analyse.
— Likviditetsstyring.
Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering af data (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.
Løns-, personale og vagtplansystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning.
Løn-, personale- og vagtplanssystemet skal være klar til drift i hele kundens organisation senest den 1.4.2013, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at udlevere/offentliggøre vagtplaner fra senest den 1.3.2013. På det tidspunkt skal løn- og personalesystemet og vagtplansystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver samt vagtplanlægningsopgaver (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte lønsystem:
— Lønadministration.
— Personaleadministration, herunder lønsimulering.
— Tjenestemandspensionsområdet.
— Økonomi og lønbudgettering.
— Vagtplanlægning.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde systemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne.
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering af data (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Lønadministrationen varetages af en ekstern leverandør. Lønsystemet skal således kunne anvendes af tredjemand på vegne af kunden.
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-10-24. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-09-01.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2011-09-01 Udbudsbekendtgørelse
2012-01-23 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2011-09-01)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:
Økonomisystemet:Det forventede antal brugere er:— Systemadministratorer: Ca. 5.— Superbrugere: Ca. 15.— Brugere: Ca. 400.— Brugere af ressourcestyring: ca. 10.Lønsystemet:Der anvises løn til ca. 5 800 lønmodtagere månedligt. I 2010 blev der i alt udskrevet ca. 70 000 lønanvisninger, fordelt på omkring 7 600 lønmodtagere (årsopgørelser).Der laves vagtplanlægning for ca. 1 000 personer på månedsløn og 440 personer på timeløn.Lønsystemet:— Antal brugere i den centrale administration og decentrale støttefunktioner (konsulenter): ca. 20 brugere.— Antal brugere på institutioner o.l. (registrering af sygefravær): Ca. 400 brugere.Vagtplansystemet:— Antal brugere i centrale og decentrale støttefunktioner, herunder brugere på institutioner o.l.: Ca. 90 brugere inkl. administratorer.
Vis mere
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Postadresse: Trollesmindeallé 27
Postnummer: 3400
Postby: Hillerød
Kontakt
Internetadresse: http://www.hillerod.dk 🌏
E-mail: digit@hillerod.dk 📧
Telefon: +45 72329145 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-09-01 📅
Tilbudsfrist: 2011-10-24 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-09-03 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 169-278661
EUT-S-nummer: 169
Yderligere oplysninger
Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside: www.hillerod.dk/udbud. Ordregiver ser gerne, at tilbud afgives i ét underskrevet eksemplar, 6 kopier + en elektronisk version (DC, USB stick eller lignende. Den elektroniske version skal være i en åben dokumentstandard (docx eller ODF). Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som tilbudsgivere kan rekvirere fra ordregiver forud for fremsendelse af tilbud, jf. punkt I.1. relation til pkt. II.3 forventes driftsstart at være den 1.1.2013 for økonomisystemet og den 1.4.2013 for lønsystemet. Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af tilbud vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem som servicebureauløsninger.
Økonomisystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem.
Den 1.10.2012 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for 2013. Den 1.12.2012 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1.1.2013 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav).
Vis mere
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem:
— Debitor.
— Ressourcestyring.
— Anlægsstyring og anlægsaktiver.
— Indkøb.
— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab, omkostningsregnskab.
— Økonomi og budget.
— Kontoplan.
— Betaling (bank, kasse og e-faktura) og kreditor.
— Rapportering og analyse.
— Likviditetsstyring.
Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering af data (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.
Løns-, personale og vagtplansystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning.
Løn-, personale- og vagtplanssystemet skal være klar til drift i hele kundens organisation senest den 1.4.2013, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at udlevere/offentliggøre vagtplaner fra senest den 1.3.2013. På det tidspunkt skal løn- og personalesystemet og vagtplansystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver samt vagtplanlægningsopgaver (mindstekrav).
Vis mere
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte lønsystem:
— Lønadministration.
— Personaleadministration, herunder lønsimulering.
— Tjenestemandspensionsområdet.
— Økonomi og lønbudgettering.
— Vagtplanlægning.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde systemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne.
Vis mere
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Vis mere
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Lønadministrationen varetages af en ekstern leverandør. Lønsystemet skal således kunne anvendes af tredjemand på vegne af kunden.
Mængde eller omfang:
Økonomisystemet:
Det forventede antal brugere er:
— Systemadministratorer: Ca. 5.
— Superbrugere: Ca. 15.
— Brugere: Ca. 400.
— Brugere af ressourcestyring: ca. 10.
Lønsystemet:
Der anvises løn til ca. 5 800 lønmodtagere månedligt. I 2010 blev der i alt udskrevet ca. 70 000 lønanvisninger, fordelt på omkring 7 600 lønmodtagere (årsopgørelser).
Der laves vagtplanlægning for ca. 1 000 personer på månedsløn og 440 personer på timeløn.
— Antal brugere i den centrale administration og decentrale støttefunktioner (konsulenter): ca. 20 brugere.
— Antal brugere på institutioner o.l. (registrering af sygefravær): Ca. 400 brugere.
Vagtplansystemet:
— Antal brugere i centrale og decentrale støttefunktioner, herunder brugere på institutioner o.l.: Ca. 90 brugere inkl. administratorer.
Beskrivelse af mulighederne:
Der er følgende optioner, der, jf. udbudsmaterialets krav hertil, skal gives tilbud på i forhold til begge systemer:
— Regnskabsafslutning og læseadgang til historiske data.
— Uddannelse.
— Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø.
— Konvertering af data.
— Tilgængeliggørelse af ikke-konverterede data.
— Data til ledelsesinformation.
— Option på forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen.
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 60 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hos leverandøren.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Ifølge bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal tilbudsgiver afgive en erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne både i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark.
Vis mere
Danske virksomheder kan som et alternativ til en tro og love erklæring vedlægge en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Udenlandske virksomheder, der ikke er etableret i Danmark, skal vedlægge en tilsvarende autoritativ attest fra den relevante myndighed i det land, hvor den udenlandske virksomhed er etableret. Udenlandske virksomheder skal herudover vedlægge en tro og love erklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark. Såfremt tilbudsgiver ikke er eller har været forpligtet til at betale af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i Danmark, skal dette eksplicit anføres som begrundelse for, at en sådan tro og love erklæring ikke er vedlagt.
Vis mere
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Økonomisk og finansiel stilling:
En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal tilbudsgivergodtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 47, stk. 2. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Mindstekrav til niveauet:
Det er i forhold til den årlige omsætning et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere en samlet årlig omsætning på minimum 5 000 000 DKK i gennemsnit i de tre seneste disponible regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
Teknisk og faglig kompetence:
Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år, eventuelt med angivelse af beløb og tidspunkter.
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, jf. udbudsdirektivets art. 48, stk. 3. Dette kan f.eks. ske ved en erklæring eller ved fremlæggelse af dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.
Vis mere
Mindstekrav til niveauet:
Det er i forhold til tilbudsgivers forelæggelse af listen over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser et mindstekrav for at kunne komme i betragtning som egnet leverandør, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med levering af tilsvarende ydelser til offentlige myndigheder.
Vis mere
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Eventuelle krav til sikkerhedsstillelse og garantier vil fremgå af udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af leverandører, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en hovedleverandør. Såfremt tilbudsgiver benytter sig af underleverandører, skal dette fremgå af tilbuddet, og det skal præciseres, at hovedleverandøren har ansvaret for leverancens endelige tilstand.
Vis mere

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Hillerød Kommune
Kontakt
Enhed: Michael Krakauer

Reference
Yderligere oplysninger
Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside: www.hillerod.dk/udbud.
Ordregiver ser gerne, at tilbud afgives i ét underskrevet eksemplar, 6 kopier + en elektronisk version (DC, USB stick eller lignende. Den elektroniske version skal være i en åben dokumentstandard (docx eller ODF). Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail.
Der foreligger ikke yderligere dokumentation, som tilbudsgivere kan rekvirere fra ordregiver forud for fremsendelse af tilbud, jf. punkt I.1. relation til pkt. II.3 forventes driftsstart at være den 1.1.2013 for økonomisystemet og den 1.4.2013 for lønsystemet.
Vis mere
Eventuelle spørgsmål og svar i forbindelse med afgivelse af tilbud vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark)
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der gælder visse lovbestemte frister for indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Center for Udbudsregler
Postadresse: Nyropsgade 30
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 72268000 📞
Internetadresse: http://www.ks.dk 🌏
Fax: +45 33326144 📠
Tilbagevendende udbud
Kontrakten forventes genudbudt ved kontraktophør.
Kilde: OJS 2011/S 169-278661 (2011-09-01)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2012-01-23)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-01-23 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-01-26 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 17-026442
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 169-278661
EUT-S-nummer: 17
Yderligere oplysninger
Offentliggørelse af kontraktsummen er undladt af hensyn til leverandørens økonomiske og konkurrencemæssige interesser.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Funktionalitet (40)
2. Pris (30)
3. Tidsplan og krav til samt omfang af kundens medvirken (10)
4. Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål (10)
5. Leveringssikkerhed og kontraktlige forbehold (10)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2011-12-15 📅
Navn: Kmd a/s
Postadresse: Lautrupparken 40-42
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: info@kmd.dk 📧
Internetadresse: www.kmd.dk 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 1

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Navn: (Der er ikke noget mæglingsorgan i Danmark)
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Fax: +45 41715100 📠
Kilde: OJS 2012/S 017-026442 (2012-01-23)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Produkter/tjenester:
It-tjenester: rådgivning,... Programmering af software og konsulentvirksomhed System- og supporttjenester Help-desk og støttetjenester Systemsupport Programmeltestning Systemafprøvning Programmelrelaterede tjenester Programmelsupport Konfigurering af programmel