Kontrakt om økonomi- og lønsystem på servicebureauvilkår

Ikast-Brande Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem som servicebureauløsninger.
Ikast-Brande Kommune er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen. Kunden har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af et nyt tidssvarende system. Derfor ønsker kunden effektiviseringsperspektivet medtaget i udbuddet af kommunens løn-, personale- samt vagtplanssystem og økonomisystem.
Kommunen ønsker, at leverandøren som option angiver, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet.
Kommunen er interesseret i effektiviseringer, der kan give en direkte økonomisk effekt for kommunen. Leverandøren skal ligeledes angive det forventede effektiviseringspotentiale. Kommunen er interesseret i at arbejdet med realisering af gevinster indarbejdes og igangsættes allerede i år 2013 og integreres i hele driftsperioden. Kommunen er ligeledes meget interesseret i at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Økonomisystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem.
Den 1.12.2012 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1.1.2013 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen. Senest den 1.4.2013 skal systemet være integreret med kommunens nye e-handels- og aftalesystem, så der sker den nødvendige udveksling af data og originalfakturaer samt i videst muligt omfang automatisk bogføring. Implementeringen af enkelte delmoduler kan udskydes til den 1.4.2013, dog må kunden ikke miste funktionalitet i forhold til den nuværende løsning (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem:
— Kontoplan.
— Økonomi og budget.
— Debitor.
— Ressourcestyring.
— Anlægsstyring og anlægsregnskab.
— Betalinger (bank, kasse og E-fakturaer) og kreditor.
— Rapportering og analyse.
— Økonomi og regnskab, herunder årsafslutning, omkostningsregnskab.
— Likviditetsstyring.
— Beboerbetaling.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold.
Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.
Lønsystemet:
Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration og et standard vagtplansystem som servicebureauløsning.
Løn-, personale- og vagtplanssystem skal være klar til drift i hele kundens organisation den 1.1.2013, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner fra senest den 1.12.2012. På det tidspunkt skal løn-, personale- og vagtplanssystemet kunne anvendes til de daglige løn-, personale- samt vagtplansopgaver (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte system:
— Lønadministration.
— Personaleadministration, herunder lønsimulering.
— Tjenestemandspensionsområdet.
— Økonomi og lønbudgettering.
— Vagtplanlægning.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne.
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2012-01-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-12-05.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • EG A/S

Hvem?

• • Ikast-Brande Kommune

Hvad?

• • Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• • Programmeltestning › Systemafprøvning
• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• • Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• • Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater