Kontrakt om økonomi- og lønsystem på servicebureauvilkår

Lemvig Kommune

Udbuddet omfatter anskaffelse af henholdsvis et økonomi- og et lønsystem som servicebureauløsninger.
Kunden er underlagt krav om løbende effektivisering af administrationen og har en forventning om, at de administrative processer i større grad kan digitaliseres og derved effektiviseres ved ibrugtagning af nye tidssvarende systemer.
Leverandøren skal derfor som option angive, hvorledes leverandøren kan medvirke til at realisere effektiviseringspotentialet, herunder anføre pris for udarbejdelse af en konkret handlingsplan samt angive det forventede effektiviseringspotentiale.
Kunden er interesseret i at arbejdet med realisering af gevinster indarbejdes og igangsættes allerede i 2013 og integreres i hele driftsperioden. Kunden er ligeledes meget interesseret i at gevinsterne står mål med omkostninger til effektiviseringsindsatsen.
Økonomisystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem.
Den 1.10.2012 økonomisystemet skal være klar til indberetning af budgettet for 2013. Den 1.12.2012 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1.1.2013 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte økonomisystem:
— Debitor.
— Ressourcestyring.
— Anlægsstyring og anlægsaktiver.
— Indkøb.
— Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab, omkostningsregnskab.
— Økonomi og budget.
— Kontoplan.
— Betaling (bank, kasse og e-faktura).
— Rapportering og analyse.
Økonomisystemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en lang række øvrige it-løsninger, som leverer og trækker økonomidata. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.
Lønsystemet:
Udbuddet omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration og et standard vagtplansystem.
Kunden ønsker at kunne vælge imellem 2 tidspunkter for driftsstart af den tilbudte løsning, afhængigt af hvilken tidsplan der passer kundens processer bedst.
Leverandøren skal give tilbud på 2 sideordnede tidsplaner for implementering af løn-, personale- og vagtplansystemet: En tidsplan med driftsstart den 1.1.2013 og en tidsplan med driftsstart den 1.4.2013. I begge tilfælde skal det være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner fra senest den 1. i måneden før driftsstart. På det tidspunkt skal løn- og personalesystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver. Det foretrækkes at systemet er klar til drift i hele kundens organisation senest den 1.1.2013 (mindstekrav).
Følgende opgaveområder og processer skal understøttes af det tilbudte lønsystem:
— Lønadministration.
— Personaleadministration, herunder lønsimulering.
— Tjenestemandspensionsområdet.
— Økonomi og lønbudgettering.
— Vagtplanlægning.
Leverandøren skal have et indgående kendskab til og være fortrolig med kundens overenskomster. Det er leverandørens opgave løbende at indhente tolkning af gældende overenskomster hos KL og vedligeholde lønsystemet i overensstemmelse hermed. Leverandøren skal således kunne rådgive og uddanne kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne.
Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunens virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen samt vagtplanlægning kan foregå uden problemer.
Leverandøren skal i kontraktperioden holde systemet funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold.
Systemet skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning mv. De relevante integrationer fremgår af udbudsmaterialet.
Udover systemet skal leverandøren levere følgende ydelser:
— Projektledelse.
— Opsætning og konfigurering.
— Konvertering (option).
— Implementeringsbistand.
— Testplanlægning og afprøvning.
— Uddannelse (option).
Lønadministrationen varetages af en ekstern leverandør. Lønsystemet skal således kunne anvendes af tredjemand på vegne af kunden.
Der henvises i øvrigt til optionerne i pkt. II.2.2.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-08-15. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-05-18.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• • KMD A/S

Hvem?

• • Lemvig Kommune

Hvad?

• • Help-desk og støttetjenester › Systemsupport
• • Programmeltestning › Systemafprøvning
• • Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• • Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• • Behandling og tabulering af data › Konvertering af data
• • Servicebureauvirksomhed i forbindelse med databehandling › Servicebureauvirksomhed i forbindelse med drift af datamater