Kontrakt om levering af tjenesteydelser til varetagelse af møderegistrering og akkreditering samt tilvejebringelse og administration af hotelværelser i forbindelse med det danske EU-formandskab 2012
Danmark skal i første halvår af 2012 (1.1.2012 - 30.6.2012) varetage formandskabet for EU med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes 7 uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, Europa-Parlamentets formandskabskonference samt op til ca. 90 embedsmandsmøder- og konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 15 000 personer, hvortil skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl.
Mødeaktiviteterne skal afholdes på et konferencested i København i første halvdel af perioden og på et konferencested i Jylland eller på Fyn i anden halvdel af perioden. Herudover forventes en række af embedsmandsmøderne afviklet i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. De endelige konferencesteder forventes at være kendt inden udsendelse af udbudsmaterialet forventet primo maj 2011.
I den forbindelse søger Udenrigsministeriet en Professional Congress Organizer (PCO) til varetagelse af møderegistrering og akkreditering samt tilvejebringelse og administration af hotelværelser. PCO'en skal endvidere stille en IT-løsning til håndtering af møderegistrering, akkreditering, hotelreservationer m.v. til rådighed, der er baseret på standardløsninger/-systemer. Det er et krav, at PCO'en har eller etablerer et driftscenter i København i hele aftaleperioden samt et akkrediteringscenter på konferencestedet i København i første halvdel af formandskabsperioden samt på konferencestedet i Jylland/Fyn i sidste halvdel af formandskabsperioden, og at PCO'en forestår bemandingen heraf.Det bemærkes, at der kun vil være brug for akkrediteringscenter i forbindelse med afholdelse af anslået 9 højniveaumøder.
Udenrigsministeriet er opmærksom på, at den ønskede ydelse formentlig ikke vil kunne leveres af én tjenesteyder. Udenrigsministeriet ser derfor gerne, at tjenesteydere indgår samarbejde f.eks. i konsortium eller ved anvendelse af underleverandører.
Registrering og akkreditering:
Til møder under hele formandskabet er der krav om møderegistrering og eventuelt akkreditering af delegerede/mødedeltagere, journalister og støttepersonel m.v. PCO'ens opgave består overordnet i at modtage og registrere mødetilmeldinger og udstede adgangskort samt at være til stede på mødestedet i forbindelse med visse møder. Der skelnes mellem 4 forskellige mødetyper, og hver mødetype vil være underlagt forskellige krav i forhold til registrering, udstedelse af adgangskort og PCO'ens tilstedeværelse på mødestedet. Ved visse møder (anslået 9 højniveaumøder) er der krav om skærpet adgangskontrol, og PCO'en skal derfor kunne udstede adgangskort med farvebillede, farvekode, stregkode og hologram samt stille udstyr og bemanding til rådighed til brug for aflæsning heraf på såvel driftscenteret i København som på akkrediteringscentrene, jf. ovenfor.
Tilvejebringelse og administration af hotelværelser:
I forbindelse med møderne vil der være behov for hotelindkvartering af passende standard i forhold til konferencedeltagerne. PCO'ens opgave består overordnet i at tilvejebringe og administrere hotelværelser. PCO'en skal derfor sikre, at der er hotelværelser til rådighed tæt på de 2 konferencesteder i henholdsvis København og Jylland/Fyn. Der vil under hele formandskabsperioden være behov for hotelindkvartering i København, mens der kun vil være behov for hotelindkvartering i Jylland/Fyn i de sidste 3 måneder af perioden. Behovet for hotelværelser vil være afhængigt af det konkrete møde, og vil ligge i størrelsesordenen 60-600 hotelværelser pr. møde. Det forventes, at behovet for de fleste møders vedkommende vil ligge i nederste del af intervallet.
IT-løsningen:
PCO'en skal stille en it-løsning til rådighed, hvor data vedrørende mødedeltagere og andre personer administreres. IT-løsningen skal bl.a. kunne håndtere on-line registrering, opdatering af informationer vedrørende akkreditering, transport og hotelindkvartering. IT-løsningen skal endvidere indeholde en mødeoversigt over møder i formandskabsperioden, der kan synkroniseres med mødekalenderen på formandskabets officielle hjemmeside. Det er derfor et krav, at IT-løsningen kan kryptere kommunikation og data og udveksle data med formandskabets officielle hjemmeside via webservices. Ligeledes skal IT-løsningen via webservices kunne sende notifikation via e-mail og sms.
IT-løsningen skal være fuldt funktionsduelig 1.11.2011, og det forventes derfor, at IT-løsningen er klar til aftestning 1.9.2011.
De nærmere krav til PCO'en er specificeret i udbudsmaterialet.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-04-15.
Indkøbet blev offentliggjort på 2011-03-15.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2011-03-15
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2011-08-03
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|