Kontrakt om anskaffelse og vedligeholdelse af elektronisk sags- og dokument håndteringssystem (ESDH-system) inkl. dagsordenfunktionalitet

KL - Kommunernes Landsforening

Udbuddet, der gennemføres som begrænset udbud, omfatter anskaffelse, implementering og vedligeholdelse af et elektronisk sags- og dokument-håndteringssystem (ESDH-system) med dagsordensfunktionalitet. Systemet, der skal omfatte ca. 450 brugere, skal afløse det nuværende ESDH-system, OPUS, som har været i brug siden 2003. Udbuddet omfatter desuden migrering (import) af ca. 150 000 sager og 1.5 millioner dokumenter fra det gamle ESDH-system.
Udbudet indeholder endvidere følgende optioner:
— Uddannelse af ca. 450 slutbrugere.
— Forlængelse af kontrakten med indtil 2 år ud over kontraktperiode.
Der ønskes et standardsystem, der i videst mulig omfang overholder OIO-standarderne, og som i videst muligt omfang er baseret på SharePoint MSS. Systemet skal være hurtigt, stabilt, fleksibelt og muliggøre en fremtidig udvikling og integrationer til KL’s øvrige it-systemer.
ESDH-systemet skal.
— være velegnet til både central og decentral journalisering, hvor sidstnævnte foregår hos den enkelte sagsbehandler både med hensyn til oprettelse af sager, journalisering og afslutning af sager,
— indeholde en dagsordensfunktionalitet, der på en smidig, enkel og sikker måde understøtter udarbejdelse og anmeldelse af dagsordenpunkter, samling af dagsorden og referater til møder i organisationens politiske og administrative organer,
— indeholde en fuldstændig og smidig integration til MS Outlook og MS Office, hvorfra en stor del af dokumenterne journaliseres,
— være velegnet til at understøtte samarbejde om sager og projekter mellem flere medarbejdere,
— indeholde en simpel workflowfunktionalitet til understøttelse af review- og godkendelsesprocedurer i organisationen i forbindelse med elektronisk sparring og godkendelse,
— have korte svartider og være driftsikkert,
— være smidigt og hensigtsmæssigt med hensyn til tværgående referencer til andre sager og/eller dokumenter,
— Det skal være muligt at tilgå ESDH-systemet fra mobile platforme, så som smartphones eller tablets (tavle-pc’er).
KL bliver forventelig omfattet af den kommende reviderede offentlighedslov, og det er derfor vigtigt at sager og dokumenter hurtigt kan fremfindes i forhold til anmodninger om aktindsigt.
Som aftalegrundlag for leverancen vil blive anvendt en standard K 01, Standardkontrakt for kortvarigt it-projekt med enkelte ændringer/tilføjelser. Standardkontrakten kan hentes på udbudsportalen: http://www.udbudsportalen.dk/Ret-og-regler/standardkontrakter/it-standardkontrakter/.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-07-11. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-06-06.

Hvem?

• KL - Kommunernes Landsforening

Hvad?

• Programpakke til dokumentforvaltning › Dokumentforvaltningssystem

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2011-06-06	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2011-06-06)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Dokumentforvaltningssystem
Mængde eller omfang:

Udbuddet vedrører et ESDH-system til ca. 450 brugere. Udbuddet omfatter anskaffelse, implementering, vedligehold, opsætning af standardsystem og tilpasninger, dagsordenmodul og licenser samt migrering af data (ca. 150.000 sager og 1 500 000 dokumenter). Udbuddet omfatter ikke indkøb af hardware.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Dokumentforvaltningssystem 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Postadresse: Weidekampsgade 10
Postnummer: 2300
Postby: København S
Kontakt
Internetadresse: http://www.kl.dk 🌏
E-mail: cak@kl.dk 📧
Telefon: +45 33703520 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-06-06 📅
Tilbudsfrist: 2011-07-11 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-06-09 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 110-181842
EUT-S-nummer: 110

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbudet indeholder endvidere følgende optioner:

— Uddannelse af ca. 450 slutbrugere.

— Forlængelse af kontrakten med indtil 2 år ud over kontraktperiode.

Der ønskes et standardsystem, der i videst mulig omfang overholder OIO-standarderne, og som i videst muligt omfang er baseret på SharePoint MSS. Systemet skal være hurtigt, stabilt, fleksibelt og muliggøre en fremtidig udvikling og integrationer til KL’s øvrige it-systemer.

ESDH-systemet skal.

— være velegnet til både central og decentral journalisering, hvor sidstnævnte foregår hos den enkelte sagsbehandler både med hensyn til oprettelse af sager, journalisering og afslutning af sager,

— indeholde en dagsordensfunktionalitet, der på en smidig, enkel og sikker måde understøtter udarbejdelse og anmeldelse af dagsordenpunkter, samling af dagsorden og referater til møder i organisationens politiske og administrative organer,

— indeholde en fuldstændig og smidig integration til MS Outlook og MS Office, hvorfra en stor del af dokumenterne journaliseres,

— være velegnet til at understøtte samarbejde om sager og projekter mellem flere medarbejdere,

— indeholde en simpel workflowfunktionalitet til understøttelse af review- og godkendelsesprocedurer i organisationen i forbindelse med elektronisk sparring og godkendelse,

— have korte svartider og være driftsikkert,

— være smidigt og hensigtsmæssigt med hensyn til tværgående referencer til andre sager og/eller dokumenter,

— Det skal være muligt at tilgå ESDH-systemet fra mobile platforme, så som smartphones eller tablets (tavle-pc’er).

KL bliver forventelig omfattet af den kommende reviderede offentlighedslov, og det er derfor vigtigt at sager og dokumenter hurtigt kan fremfindes i forhold til anmodninger om aktindsigt.

Som aftalegrundlag for leverancen vil blive anvendt en standard K 01, Standardkontrakt for kortvarigt it-projekt med enkelte ændringer/tilføjelser. Standardkontrakten kan hentes på udbudsportalen: http://www.udbudsportalen.dk/Ret-og-regler/standardkontrakter/it-standardkontrakter/.

Beskrivelse af mulighederne:

1. Undervisning af slutbrugere i løsningen

2. Forlængelse af ESDH-kontrakten i indtil 2 år

Antal mulige forlængelser: 2
Tidsramme for efterfølgende kontrakter: 12 måneder
Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

KL- Kommunernes Landsforening.

Weidekampsgade 10.

2300 København S.

DANMARK.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Ansøgere skal sammen med deres ansøgning indsende serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation for, at ansøgeren ikke er ramt af nogen af de i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a), b), c), e) og f) anførte udelukkelsesgrunde. Serviceattesten eller den tilsvarende dokumentation må højst være 6 måneder gammel ved udløbet af fristen for indlevering af ansøgningen. Ved "tilsvarende dokumentation" forstås dokumenter udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, jf. Udbudsdirektivets art. 45, stk. 3, sidste afsnit.

Økonomisk og finansiel stilling:

Fremlæggelse af virksomhedens seneste ballance eller uddrag heraf (egenkapital).

Tro og love erklæring angående omsætning inden for området udvikling og vedligehold af ESDH-løsninger.

Mindstekrav til niveauet:

Positiv egenkapital.

Omsætning på mindst 5 000 000 DKK i seneste regnskabsår inden for området ESDH udvikling implementering og vedligehold.

Teknisk og faglig kompetence:

Der ønskes følgende oplysninger om ansøgerens tekniske formåen.

1. En liste over de betydeligste afsluttede leveringer af ESDH systemer, der er gennemført de sidste tre år, med angivelse af omfang, tidspunkter og den offentlige eller private modtager

2. Angivelse af, hvilke af de under pkt. 1 nævnte ESDH- projekter der er baseret på SharePoint teknologi samt hvilken og hvordan.

3. Oplysninger om antal beskæftigede eller tilknyttede medarbejdere og ledere, der arbejder med udvikling og implementering af ESDH systemer.

4. Oplysning om antallet af beskæftigede eller tilknyttede medarbejdere, der er beskæftiget med vedligeholdelse og support af de implementerede systemer.

5. Oplysninger om de faglige kvalifikationer vedr udvikling, implementering og drift af ESDH-systemer (herunder Sharepoint teknologi) hos de medarbejdere, der i givet fald skal udføre og være ansvarlige for opgavens udførelse.

Mindstekrav til niveauet:

1. Mindst to afsluttede projekter med levering af ESDH-systemer inden for de sidste tre år.

2. Mindst leveret (eller tilpasset) et ESDH-system, der er baseret på SharePoint teknologi inden for de sidste 3 år.

3. Leverandøren har mindst 10 medarbejdere ansat eller tilknyttet, der er beskæftiget med ESDH udvikling, implementering, vedligeholdelse og support.

Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:

Udførelsen af den tilbudte opgave vil skulle ske i henhold til en tilpasset standardkontrakt K 01 og betalingsvilkår vil være i overenstemmelse hermed og vil være nærmere beskrevet i udbudsmaterialet.

Procedure
Mindste antal ansøgere: 5
Største antal ansøgere: 6
Objektive kriterier for udvælgelse:

Udvælgelsen af ansøgere, der opfordres til at give tilbud, vil ske ved en vurdering af, hvilke ansøgere, der har de bedste og mest relevante referencer og kvalifikationer inden for ESDH-løsninger, jfr. oplysningerne i pkt III.2.3.

Sprog
Sprog: dansk 🗣️
Andre sprog: Produktblade, fortrykte informationer og brochurer kan afleveres på engelsk, norsk eller svensk.

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: KL - Kommunernes Landsforening
Kontakt
Enhed: KL - Kommunernes Landsforening
Camilla Kronborg

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
Postadresse: Kampmandsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@ogs.dk 📧
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om frister for klager findes i lov nr. 492 af 12.5.2010.

Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal indgives til Klagenævnet for Udbud inden 30 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret.

Klagefristen for klage over ordregivers tildeling af kontrakt er 6 måneder, regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Nyrupsgade 30
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 72268020 📞
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2011/S 110-181842 (2011-06-06)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Programpakker og informationssystemer (3 nye indkøb)

Programpakke til oprettelse af dokumenter, tegning, billedbehandling, tidsplanlægning og produktivitetsovervågning

Programpakke til oprettelse af dokumenter

Programpakke til dokumentforvaltning

Dokumentforvaltningssystem