Kontrakt om anskaffelse og vedligeholdelse af elektronisk sags- og dokument håndteringssystem (ESDH-system) inkl. dagsordenfunktionalitet
Udbuddet, der gennemføres som begrænset udbud, omfatter anskaffelse, implementering og vedligeholdelse af et elektronisk sags- og dokument-håndteringssystem (ESDH-system) med dagsordensfunktionalitet. Systemet, der skal omfatte ca. 450 brugere, skal afløse det nuværende ESDH-system, OPUS, som har været i brug siden 2003. Udbuddet omfatter desuden migrering (import) af ca. 150 000 sager og 1.5 millioner dokumenter fra det gamle ESDH-system.
Udbudet indeholder endvidere følgende optioner:
— Uddannelse af ca. 450 slutbrugere.
— Forlængelse af kontrakten med indtil 2 år ud over kontraktperiode.
Der ønskes et standardsystem, der i videst mulig omfang overholder OIO-standarderne, og som i videst muligt omfang er baseret på SharePoint MSS. Systemet skal være hurtigt, stabilt, fleksibelt og muliggøre en fremtidig udvikling og integrationer til KL’s øvrige it-systemer.
ESDH-systemet skal.
— være velegnet til både central og decentral journalisering, hvor sidstnævnte foregår hos den enkelte sagsbehandler både med hensyn til oprettelse af sager, journalisering og afslutning af sager,
— indeholde en dagsordensfunktionalitet, der på en smidig, enkel og sikker måde understøtter udarbejdelse og anmeldelse af dagsordenpunkter, samling af dagsorden og referater til møder i organisationens politiske og administrative organer,
— indeholde en fuldstændig og smidig integration til MS Outlook og MS Office, hvorfra en stor del af dokumenterne journaliseres,
— være velegnet til at understøtte samarbejde om sager og projekter mellem flere medarbejdere,
— indeholde en simpel workflowfunktionalitet til understøttelse af review- og godkendelsesprocedurer i organisationen i forbindelse med elektronisk sparring og godkendelse,
— have korte svartider og være driftsikkert,
— være smidigt og hensigtsmæssigt med hensyn til tværgående referencer til andre sager og/eller dokumenter,
— Det skal være muligt at tilgå ESDH-systemet fra mobile platforme, så som smartphones eller tablets (tavle-pc’er).
KL bliver forventelig omfattet af den kommende reviderede offentlighedslov, og det er derfor vigtigt at sager og dokumenter hurtigt kan fremfindes i forhold til anmodninger om aktindsigt.
Som aftalegrundlag for leverancen vil blive anvendt en standard K 01, Standardkontrakt for kortvarigt it-projekt med enkelte ændringer/tilføjelser. Standardkontrakten kan hentes på udbudsportalen:
http://www.udbudsportalen.dk/Ret-og-regler/standardkontrakter/it-standardkontrakter/.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-07-11.
Indkøbet blev offentliggjort på 2011-06-06.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2011-06-06
|
Udbudsbekendtgørelse
|