Intelligent Materialestyring (IMS)

Københavns Kommune

Anskaffelse og implementering af en systemkomponent til intelligent materialestyring med efterfølgende vedligeholdelse, support, driftsafvikling og tilknyttede konsultentydelser.
Systemkomponenten til materialestyring skal gerne kunne understøtte, og i videst muligt omfang automatisere, bibliotekernes ressourceplanlægning (på materialeniveau), materialelagring og -håndtering, -sporing og -transport samt sikre fleksible rapporteringsmuligheder. Systemkomponenten er at sammenligne med et avanceret lagerstyringssystem, som disse anvendes i tidssvarende produktions- og handelsvirksomheder, men tilpasset de forretningsmæssige og operationelle vilkår, der gør sig gældende i bibliotekssektoren.
Med en effektiv logistik og professionel, intelligent lagerstyring forventes bibliotekerne at kunne opnå store besparelser i forhold til den tid, der pt. anvendes på den manuelle del af materialehåndteringen (aflevering, modtagelse, påpladssætning, fremfinding, mv.). Udover ressourcebesparelser forventes implementering af denne systemkomponent at medføre store fordele i forhold til bedre udnyttelse af materialesamlinger og følgelig bedre borgerbetjening.
Systemkomponenten skal indgå i en it-arkitektur, hvor de primære komponenter udgøres af bibliotekernes eksisterende bibliotekssystemer. For Københavns og Aarhus Kommuners vedkommende er der tale om DDElibra, men begge kommuner planlægger et udbud af bibliotekssystemet i kontraktperioden. Bibliotekssystemerne varetager den grundlæggende funktionalitet i forhold til biblioteksdrift (udlån, materialestamdata, grove lokationsstamdata, mv.). Den udbudte systemkomponent forventes at udveksle data med bibliotekssystemer via gængse interface-standarder. Der er en forventning om, at leverandøren varetager den fremtidige vedligeholdelse af systemkomponenten. Driftsafvikling og uddannelse indgår som optioner.
Som option udbydes endvidere simuleringsfunktionalitet.
Som option udbydes endvidere mobilt udstyr og tilhørende programmel til registrering og læsning af materialer.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-05-10. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-04-08.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Lyngsoe Systems A/S

Hvem?

• Københavns Kommune

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2011-04-08	Udbudsbekendtgørelse
2012-05-16	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
2019-11-22	Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed

Udbudsbekendtgørelse (2011-04-08)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Mængde eller omfang:

Aarhus Kommune og Københavns Kommune har givet tilsagn om at købe ind på rammeaftalen.Andre danske kommuner får mulighed for at købe ind på rammeaftalen.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦

Procedure
Procedureform: Begrænset udbud
Bud-type: Uspecificeret
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Postadresse: Nyropsgade 1, 3.
Postnummer: 1602
Postby: København V
Kontakt
Internetadresse: http://kk.dk 🌏
E-mail: jettes@kff.kk.dk 📧

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-04-08 📅
Tilbudsfrist: 2011-05-10 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-04-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 72-118420
EUT-S-nummer: 72
Yderligere oplysninger

Ansøgning om prækvalifikation bedes både sendt pr. e-mail og afleveret i seks papir-eksemplarer.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 7 600 000,00 💰
76 000 000,00 💰
Kort beskrivelse:

Anskaffelse og implementering af en systemkomponent til intelligent materialestyring med efterfølgende vedligeholdelse, support, driftsafvikling og tilknyttede konsultentydelser.

Systemkomponenten til materialestyring skal gerne kunne understøtte, og i videst muligt omfang automatisere, bibliotekernes ressourceplanlægning (på materialeniveau), materialelagring og -håndtering, -sporing og -transport samt sikre fleksible rapporteringsmuligheder. Systemkomponenten er at sammenligne med et avanceret lagerstyringssystem, som disse anvendes i tidssvarende produktions- og handelsvirksomheder, men tilpasset de forretningsmæssige og operationelle vilkår, der gør sig gældende i bibliotekssektoren.

Med en effektiv logistik og professionel, intelligent lagerstyring forventes bibliotekerne at kunne opnå store besparelser i forhold til den tid, der pt. anvendes på den manuelle del af materialehåndteringen (aflevering, modtagelse, påpladssætning, fremfinding, mv.). Udover ressourcebesparelser forventes implementering af denne systemkomponent at medføre store fordele i forhold til bedre udnyttelse af materialesamlinger og følgelig bedre borgerbetjening.

Systemkomponenten skal indgå i en it-arkitektur, hvor de primære komponenter udgøres af bibliotekernes eksisterende bibliotekssystemer. For Københavns og Aarhus Kommuners vedkommende er der tale om DDElibra, men begge kommuner planlægger et udbud af bibliotekssystemet i kontraktperioden. Bibliotekssystemerne varetager den grundlæggende funktionalitet i forhold til biblioteksdrift (udlån, materialestamdata, grove lokationsstamdata, mv.). Den udbudte systemkomponent forventes at udveksle data med bibliotekssystemer via gængse interface-standarder. Der er en forventning om, at leverandøren varetager den fremtidige vedligeholdelse af systemkomponenten. Driftsafvikling og uddannelse indgår som optioner.

Som option udbydes endvidere simuleringsfunktionalitet.

Som option udbydes endvidere mobilt udstyr og tilhørende programmel til registrering og læsning af materialer.

Mængde eller omfang:

Aarhus Kommune og Københavns Kommune har givet tilsagn om at købe ind på rammeaftalen.

Andre danske kommuner får mulighed for at købe ind på rammeaftalen.

Beskrivelse af mulighederne:

1. Gennem rammeaftalen gives kunderne mulighed for at tilvælge drift af den leverede systemkomponent.

De nærmere krav til driftsydelserne vil blive beskrevet i udbudsmaterialet. Det er hensigten, at driftsydelserne skal være lig med normalt forekommende opgaver inkl. opgaver til etablering, gennemførelse og opretholdelse af drift.

2. Simuleringsfunktionalitet

De nærmere krav til simuleringsfunktionalitet vil blive beskrevet i udbudsmaterialet. Simuleringsfunktionaliteten skal give mulighed for at foretage simuleringer på basis af historiske data (afleveringer, udlån etc.), således at man kan se konsekvenserne af det planlagte setup (f.eks. bestående af fysiske lokationer, sorteringsfaciliteter, bemanding etc.).

3. Udstyr/programmel til registrering og læsning af materialer, mv.

De nærmere krav til udstyr/programmel til registrering og læsning af materialer, mv. vil blive beskrevet i udbudsmaterialet. Udstyr/programmel til registrering og læsning af materialer, mv. skal give mulighed for at registrere og læse materialer, lokationer, mv. mobilt.

4) Uddannelse af brugere af systemkomponenten ønskes også som en option. Det nærmere omfang fastsættes i udbudsmaterialet.

Varighed: 48 måneder
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Levering (eventuelt inkl. optioner jf. pkt. II.2.2 nedenfor) sker i første omgang i Aarhus og København, men kan senere ske i hele Danmark.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Anmodning om prækvalifikation skal vedlægges en erklæring på tro og love om, at ansøgeren ikke har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder i Danmark på over 100 000 DKK, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsninger af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv.

Såfremt anmodning afgives af en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal oplysningerne i dette punkt afgives for hver enkelt økonomisk aktør.

Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøgning om prækvalifikation skal vedlægges ansøgerens reviderede årsregnskaber med oplysninger om omsætning og resultat for de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.

Såfremt anmodning afgives af en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal oplysningerne i dette punkt afgives for hver enkelt økonomisk aktør.

Teknisk og faglig kompetence:

Dokumenteret erfaring og gode resultater med levering, implementering, vedligeholdelse og drift af it-systemer til brug for lager- eller materialestyring, gerne på biblioteker.

Ansøgerens erfaring og opnåede resultater dokumenteres ved at vedlægge prækvalifikations-ansøgningen en referenceliste over maksimalt fem væsentlige, lignende leverancer, som ansøgeren har gennemført i løbet af de seneste tre år. Hvis der fremsendes en liste med flere end fem referencer, vurderes kun de øverste fem på listen.

Ansøgeren bedes inkludere følgende seks punkter i referencelisten:

1) Leverancens indhold og omfang (bedst, hvis lignende leverancer med godt resultat)

2) Materialetyper, som kunden anvender leverancen til (bedst, hvis alle materialetyper, som forekommer i et bibliotek dækkes)

3) Antal materialer pr. materialetype, som kunden anvender leverancen til (et stort antal er bedst)

4) Tidspunkter for projektforløb og overtagelsesdag (skal være indenfor de seneste 3 år jf. ovenfor, men vurderes ikke derudover)

5) Kundenavn (offentlige kunder vægtes tungere end private kunder)

6) Om muligt ønskes direkte telefonnummer og e-mail-adresse til en kontaktperson hos kunden, som har godt kendskab til leverancen, og som fortsat er tilknyttet kunden, hvormed leverancen og beskrivelsen af den jf. punkterne ovenfor kan bekræftes. (indgår ikke i vurderingen under pkt. IV.1.2 nedenfor).

For hver reference bør beskrivelserne under pkt. 1 begrænses til 200 ord.

Som udtryk for leverancesikkerhed, bør ansøgningen endvidere indeholde oplysning om det gennemsnitlige antal ansatte i Danmark over de seneste tre år. (Et stort antal er bedst).

Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse: Der henvises til udbudsmaterialet.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Der henvises til udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:

Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere i konsortiet.

Andre særlige vilkår: Der henvises til udbudsmaterialet.

Procedure
Rammeaftalens varighed i år: 4
Påtænkt antal ansøgere: 5
Objektive kriterier for udvælgelse:

Udvælgelse af egnede ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud (prækvalificeres), vil ske gennem en vurdering af:

1) hvilke ansøgere, der har den største omsætning og det største resultat på baggrund af oplysningerne i de 3 seneste årsregnskaber jf. pkt. lll.2.2 ovenfor, og,

2) hvilke ansøgere, der har de bedste og mest relevante referencer fra lignende leverancer på baggrund af oplysningerne i referencelistens pkt. 1, 2, 3 og 5 jf. pkt. lll.2.3 ovenfor, og,

3) antal ansatte i Danmark jf. pkt. lll.2.3 ovenfor De syv underpunkter vægter lige tungt.

Sprog
Sprog: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Kommune
Udbuddet gennemføres på vegne af andre ordregivende myndigheder ✅
Kontakt
Enhed: Digitaliseringsafdelingen
Jette Sørensen

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævn for Udbud, Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
Postadresse: Kampmannsgade 1
Postby: København
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@eogs.dk 📧
Telefon: +45 33307700 📞
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Fax: +45 33307600 📠
Navn: [Der er intet organ med ansvar for mælingsprocedurer i Danmark]
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage over udbudsproceduren skal indgives til Klagenævnet for Udbud i henhold til § 7 i lov nr. 492 af 12.5.2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. som følger:

1) Klage over prækvalifikationsbeslutninger: 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens §2, stk. 1 nr. 1, hvis der ved underretningen er angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

2) Klage over øvrige beslutninger: 6 måneder efter ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt, regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence - og Forbrugerstyrelsen, Center for Jura og Udbud
Postadresse: Nyropsgade 30
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 72268000 📞
Internetadresse: http://www.ks.dk 🌏
Fax: +45 33326144 📠
Kilde: OJS 2011/S 072-118420 (2011-04-08)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2012-05-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Udvikling af programmel til transaktionsbehandling og kundespecificeret programmel
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Udvikling af programmel til transaktionsbehandling og kundespecificeret programmel 📦

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Københavns Kommune, KFF
Postadresse: Nyrupsgade 1
Postby: København
Kontakt
Internetadresse: http://www.kk.dk 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2012-05-16 📅
Offentliggørelsesdato: 2012-05-22 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2012/S 96-159461
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 72-118420
EUT-S-nummer: 96

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Økonomi (35)
2. Funktionalitet (30)
3. Tidsplan (20)
4. Arkitektur (15)

Tildeling af kontrakt
Navn: Lyngsøe Systems A/S
Postadresse: Lyngsøe allé 3
Postby: Aars
Postnummer: 9600
Land: Danmark 🇩🇰

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Aarhus kommune
Postadresse: Rådhuspladsen 2
Postby: Aarhus
Postnummer: 8000
Kilde: OJS 2012/S 096-159461 (2012-05-16)

Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (2019-11-22)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: System til biblioteksstyring
Kort beskrivelse:

Kontrakt om vedligeholdelse og support af It-system (IMS) til central- og folkebiblioteker til styring af materialernes placering og understøttelse af øvrige arbejdsprocesser i forbindelse med administration af biblioteksmaterialer.

Den samlede værdi af udbuddet: 6 515 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: System til biblioteksstyring 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: V: Tildeling af kontrakt uden forudgående offentliggørelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: pischa@kk.dk 📧
Telefon: +45 21654015 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2019-11-22 📅
Offentliggørelsesdato: 2019-11-25 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2019/S 227-558010
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 072-118420
EUT-S-nummer: 227
Yderligere oplysninger

Der afholdes en frivillig standstill, som udløber 2.12.2019. Første dag der kan indgås kontrakt er 3.12.2019.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Københavns Kommune agter at indgå kontrakt med Lyngsø Systems efter udbudslovens § 80, stk. 3 nr. 2) om udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager.

Beskrivelse af mulighederne: Option om forlængelse af kontraktperioden med 2 x 1år.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Københavns Kommune

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Udbudslovens § 80, stk. 3 nr. 2) om udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager
Kvalitetskriterium (vægtning): 50 %
Pris (justeringskoefficient): 50 %

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2019-11-22 📅
Nationalt registreringsnummer: 17702785
Postadresse: Lyngsø Alle 3
Land: Nordjylland 🏙️
Internetadresse: https://lyngsoesystems.com/ 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 6 515 000 DKK 💰

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 64942212
Kontakt
Enhed: Pia Schack Pedersen
Køberprofilens adresse: https://www.kk.dk/kff 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage skal være indgivet 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Samme som: Gennemgå organ
Kilde: OJS 2019/S 227-558010 (2019-11-22)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)