Host Broadcaster til brug for det danske EU-Formandskab 2012

Udenrigsministeriet

Danmark skal i første halvår af 2012 (1.1.2012 - 30.6.2012) varetage formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes 7 uformelle ministermøder, et møde mellem regeringen og EU-Kommissionen samt et antal embedsmandsmøder og -konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 15 000 personer, hvortil skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl.
Mødeaktiviteterne afholdes i Bella Centret i København i første halvdel af perioden og i Forum Horsens i anden halvdel af perioden. Herudover afvikles en række af embedsmandsmøderne i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. Disse møder skal dog kun dækkes af host broadcaster, hvis Udenrigsministeriet udnytter option herpå, jf. pkt. II.2.2. Forud for formandskabsperioden afholdes Europa-Parlamentets formandskonference, som skal dækkes af Host broadcaster, hvis Udenrigsministeriet udnytter optionen herpå, jf. pkt. II.2.2.
Udenrigsministeriet udbyder leverance af ydelsen host broadcaster i hele perioden. Host broadcaster skal levere:
TV-dækning. Direkte transmission vil finde sted fra officielle pressekonferencer i forbindelse med de syv ministermøder, som hver især strækker sig over flere dage og kan have deltagelse af flere ministre i det enkelte møde, samt fra den officielle pressekonference i forbindelse med Kommissionens besøg og fra stand-up positioner, som kan anvendes af de akkrediterede TV-stationer i forbindelse med de samme møder.
Billed- og lydoptagelser til akkrediterede TV-stationer på konferencestederne og på bestilling til andre TV-stationer. Optagelser skal leveres uden omkostninger for bestillerne (dog skal national og international distribution ske på kommercielle vilkår). Host broadcaster skal ud over pressekonferencerne optage tour de table og familiefoto ved ministermøderne og mødet med Kommissionen samt i nogle tilfælde ministrenes ankomst.
Den tekniske infrastruktur herunder forudsætningerne for input til CCTV og webcast. Infrastrukturen omfatter bla. etablering af MCR (evt. i OB-vogn), kabling af et antal mediebokse med henblik på levering af digitale billed- og lydsignaler samt forbindelse til maksimalt 6 SNG-vogne, levering af billed- og lydsignal til CCTV, levering af videostream til webcast og kabling til 3 standup-positioner. Udenrigsministeriet leverer strømforsyning i nødvendigt omfang, men sikring af ubrudt og konstant strømforsyning til elektronisk udstyr er host broadcasters eget ansvar.
International og national distribution af direkte TV og optagelser på bestilling fra de bestillende TV-stationer. Signaler til de akkrediterede TV-stationers egne SNG-vogne skal leveres uden omkostninger for TV-stationerne. Den internationale og nationale distribution via satellit og kabel skal tilbydes af host broadcaster på kommercielle vilkår.
Et booking office, hvor radio- og TV-stationer kan booke mediebokse, tid til national og international distribution via kabel eller satellit og bestille digitale kopier af optagelser foretaget af host broadcaster samt reservere stand-up positioner.
Udlejning af kameraer og betjeningspersonale til stand-up positioner på bestilling fra de bestillende TV-stationer. Host broadcaster skal tilbyde kameraer, teknisk assistance og operatørassistance til stand-up positionerne på kommercielle vilkår og kan vælge at tilbyde udlejning af andet udstyr samt ENG-teams på kommercielle vilkår.
Host broadcaster skal arbejde tæt sammen med konferencestederne og den valgte leverandør af AV-ydelser, som vil stå for lyd, lys og CCTV på konferencestederne. Samarbejdet vil blive indledt i en planlægningsfase forud for formandskabets start og fortsat bl.a. ved etablering af en styregruppe, som vil være fælles for host broadcaster, AV-leverandøren og konferencestederne.
Host broadcaster er ansvarlig for opsætning, flytning af udstyr og infrastruktur mellem de to konferencesteder og nedtagning af udstyret.
Det bemærkes, at der generelt er tale om en relativt begrænset host broadcaster-ydelse ved de 7 uformelle ministermøder og Kommissionens besøg, og at denne (og presseinteressen) vil varierer en del fra møde til møde. Generelt er der tale om mindre eller mellemstore møder, og der forventes ikke topmøder eller lignende på dansk jord i perioden.
Det er en overordnet rammebetingelse, at EU-formandskabet i 2012 afholdes med særlig vægt på omkostningseffektivitet.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-08-25. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-06-17.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2011-06-17 Udbudsbekendtgørelse
2011-09-30 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2011-06-17)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Transmission af tv- og radioprogrammer
Mængde eller omfang: Der henvises til pkt. II.1.5.
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Transmission af tv- og radioprogrammer 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Postadresse: Asiatisk Plads 2
Postnummer: 1448
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.um.dk 🌏
E-mail: rinras@um.dk 📧
Telefon: +45 33920924 📞
Fax: +45 32540533 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-06-17 📅
Tilbudsfrist: 2011-08-25 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-06-22 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 118-194947
EUT-S-nummer: 118
Yderligere oplysninger
1) Ordregiver giver fra datoen for denne bekendtgørelses afsendelse fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet på ordregivers hjemmeside http://www.um.dk/da/menu/EU/DetdanskeEU-formandskabi2012/UdbudOgSponsorater/ 2) Ad punkt III.2.3) bemærkes, at tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders tekniske formåen, uanset juridisk karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiveren og disse andre. Tilbudsgiveren skal i givet fald godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andres forpligtelser i så henseende. En tilbudsgiver kan således basere sig på en underleverandørs erfaringer, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3. I så fald skal tilbudsgiver fremlægge dokumentation fra underleverandøren indeholdende tilsagn om, at underleverandøren vil og skal stille de pågældende ressourcer til rådighed for tilbudsgiver. 3) Perioden i punkt II.3) gælder fra underskrift af kontrakt og er den skønnede periode for kontraktens varighed. Hovedparten af leverandørens ydelser under kontrakten vil være inden for den i punkt II.1.5) anførte periode for formandsskabet samt den forudgående planlægningsperiode.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Danmark skal i første halvår af 2012 (1.1.2012 - 30.6.2012) varetage formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes 7 uformelle ministermøder, et møde mellem regeringen og EU-Kommissionen samt et antal embedsmandsmøder og -konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 15 000 personer, hvortil skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl.
Vis mere
Mødeaktiviteterne afholdes i Bella Centret i København i første halvdel af perioden og i Forum Horsens i anden halvdel af perioden. Herudover afvikles en række af embedsmandsmøderne i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. Disse møder skal dog kun dækkes af host broadcaster, hvis Udenrigsministeriet udnytter option herpå, jf. pkt. II.2.2. Forud for formandskabsperioden afholdes Europa-Parlamentets formandskonference, som skal dækkes af Host broadcaster, hvis Udenrigsministeriet udnytter optionen herpå, jf. pkt. II.2.2.
Vis mere
Udenrigsministeriet udbyder leverance af ydelsen host broadcaster i hele perioden. Host broadcaster skal levere:
TV-dækning. Direkte transmission vil finde sted fra officielle pressekonferencer i forbindelse med de syv ministermøder, som hver især strækker sig over flere dage og kan have deltagelse af flere ministre i det enkelte møde, samt fra den officielle pressekonference i forbindelse med Kommissionens besøg og fra stand-up positioner, som kan anvendes af de akkrediterede TV-stationer i forbindelse med de samme møder.
Vis mere
Billed- og lydoptagelser til akkrediterede TV-stationer på konferencestederne og på bestilling til andre TV-stationer. Optagelser skal leveres uden omkostninger for bestillerne (dog skal national og international distribution ske på kommercielle vilkår). Host broadcaster skal ud over pressekonferencerne optage tour de table og familiefoto ved ministermøderne og mødet med Kommissionen samt i nogle tilfælde ministrenes ankomst.
Vis mere
Den tekniske infrastruktur herunder forudsætningerne for input til CCTV og webcast. Infrastrukturen omfatter bla. etablering af MCR (evt. i OB-vogn), kabling af et antal mediebokse med henblik på levering af digitale billed- og lydsignaler samt forbindelse til maksimalt 6 SNG-vogne, levering af billed- og lydsignal til CCTV, levering af videostream til webcast og kabling til 3 standup-positioner. Udenrigsministeriet leverer strømforsyning i nødvendigt omfang, men sikring af ubrudt og konstant strømforsyning til elektronisk udstyr er host broadcasters eget ansvar.
Vis mere
International og national distribution af direkte TV og optagelser på bestilling fra de bestillende TV-stationer. Signaler til de akkrediterede TV-stationers egne SNG-vogne skal leveres uden omkostninger for TV-stationerne. Den internationale og nationale distribution via satellit og kabel skal tilbydes af host broadcaster på kommercielle vilkår.
Vis mere
Et booking office, hvor radio- og TV-stationer kan booke mediebokse, tid til national og international distribution via kabel eller satellit og bestille digitale kopier af optagelser foretaget af host broadcaster samt reservere stand-up positioner.
Udlejning af kameraer og betjeningspersonale til stand-up positioner på bestilling fra de bestillende TV-stationer. Host broadcaster skal tilbyde kameraer, teknisk assistance og operatørassistance til stand-up positionerne på kommercielle vilkår og kan vælge at tilbyde udlejning af andet udstyr samt ENG-teams på kommercielle vilkår.
Vis mere
Host broadcaster skal arbejde tæt sammen med konferencestederne og den valgte leverandør af AV-ydelser, som vil stå for lyd, lys og CCTV på konferencestederne. Samarbejdet vil blive indledt i en planlægningsfase forud for formandskabets start og fortsat bl.a. ved etablering af en styregruppe, som vil være fælles for host broadcaster, AV-leverandøren og konferencestederne.
Vis mere
Host broadcaster er ansvarlig for opsætning, flytning af udstyr og infrastruktur mellem de to konferencesteder og nedtagning af udstyret.
Det bemærkes, at der generelt er tale om en relativt begrænset host broadcaster-ydelse ved de 7 uformelle ministermøder og Kommissionens besøg, og at denne (og presseinteressen) vil varierer en del fra møde til møde. Generelt er der tale om mindre eller mellemstore møder, og der forventes ikke topmøder eller lignende på dansk jord i perioden.
Vis mere
Det er en overordnet rammebetingelse, at EU-formandskabet i 2012 afholdes med særlig vægt på omkostningseffektivitet.
Beskrivelse af mulighederne:
Leverandørens tilbud skal omfatte følgende optioner:
— Dækning af Europa-Parlamentets formandskonference.
— Live streaming af pressekonferencer.
— Dækning af et ekstra uformelt ministermøde.
— Dækning af embedsmandsmøder.
— Ad hoc optagelse (dækbilleder).
Varsler for Udenrigsministeriets bestilling af de forskellige optioner fremgår af kravspecifikationens pkt. 4.4.
Varighed: 12 måneder

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Tilbudsgiveren skal vedlægge erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger (dvs. erklæring skal omfatte både Danmark samt i et eventuelt andet hjemland).
Vis mere
Som alternativ til tro- og loveerklæring kan indsendes serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen indeholdende de samme oplysninger.
Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattesten fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro- og loveerklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark. Det er vigtigt, at tro- og loveerklæringen (eller attesten) vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver anmodningen. Ved sammenslutningen af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver deltager.
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling: Ingen oplysninger påkrævet.
Teknisk og faglig kompetence:
1. Oplysning om de betydeligste Host broadcaster-ydelser udført i løbet af de seneste 3 år, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver herunder oplyser type og karakter af de pågældende ydelser.
Vis mere
2. Oplysninger om uddannelse og professionelle kvalifikationer for en nøglemedarbejder, der skal udføre opgaven som autoriseret repræsentant, jf. kravspecifikationen pkt. 3.11.
Ad 1 og 2. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, skal virksomheden godtgøre, at virksomheden fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed eller lignende.
Vis mere
Mindstekrav til niveauet:
Ad 1) Det er et mindstekrav, at virksomheden dokumenterer mindst 1 relevant reference om lignende Host broadcast-ydelser.
Med "lignende Host broadcaster-ydelser" menes, at virksomheden har varetaget Host broadcaster-ansvaret i forbindelse med et internationalt politisk møde eller konference.
Ad 2) Det er et mindstekrav, at virksomheden råder over en nøglemedarbejder (til varetagelse af opgaven som autoriseret repræsentant), der har dokumenteret erfaring med varetagelse af tilsvarende opgaver (overordnede ansvarlig) i forbindelse med lignende Host broadcaster-ydelser, jf. ovenfor.
Vis mere
Kontraktens udførelse
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem: Betalingsvilkår mv. vil fremgå af udbudsmaterialet.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Der kræves ingen særlig retlig form. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne ved kontraktindgåelse påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til ordregiver.
Vis mere
Andre særlige vilkår:
Leverandøren og dennes personale skal kunne godkendes af de nationale sikkerhedsmyndigheder. De nærmere vilkår fremgår af udbudsmaterialet.
Personalets navne og faglige kvalifikationer

Procedure
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder
Sprog
Sprog: dansk 🗣️
engelsk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Kontakt
Enhed: EU-Formandskab 2012
Rina Valeur Rasmussen

Reference
Yderligere oplysninger
1) Ordregiver giver fra datoen for denne bekendtgørelses afsendelse fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet på ordregivers hjemmeside http://www.um.dk/da/menu/EU/DetdanskeEU-formandskabi2012/UdbudOgSponsorater/
2) Ad punkt III.2.3) bemærkes, at tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders tekniske formåen, uanset juridisk karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiveren og disse andre. Tilbudsgiveren skal i givet fald godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for de andres forpligtelser i så henseende. En tilbudsgiver kan således basere sig på en underleverandørs erfaringer, jf. udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3. I så fald skal tilbudsgiver fremlægge dokumentation fra underleverandøren indeholdende tilsagn om, at underleverandøren vil og skal stille de pågældende ressourcer til rådighed for tilbudsgiver.
Vis mere
3) Perioden i punkt II.3) gælder fra underskrift af kontrakt og er den skønnede periode for kontraktens varighed. Hovedparten af leverandørens ydelser under kontrakten vil være inden for den i punkt II.1.5) anførte periode for formandsskabet samt den forudgående planlægningsperiode.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, Kampmannsgade 1
Postby: København V
Postnummer: 1780
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 33307700 📞
Fax: +45 33307600 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klager vedrørende beslutninger i relation til udbuddet skal være indgivet inden seks måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende, om at ordregiveren har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Nyropsgade 30
Telefon: +45 72268000 📞
Fax: +45 33326144 📠
Kilde: OJS 2011/S 118-194947 (2011-06-17)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2011-09-30)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-09-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-10-05 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 191-311009
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 118-194947
EUT-S-nummer: 191

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Pris (45)
2. Kvalitet (30)
3. Proces (25)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2011-09-12 📅
Navn: Best Flow Factory ApS og Best Broadcast Hire A/S i konsortium
Postadresse: BFF ApS, Lautruphøj 1-3, 2750 Ballerup BBH A/S, Teglholmsgade 27, 2450 København

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: kfst@kfst.dk 📧

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Postby: København
E-mail: klfu@eogs.dk 📧
Telefon: +45 33307000 📞
Internetadresse: www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klager vedrørende beslutninger i relation til udbuddet skal være indgivet inden seks måneder efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende, om at ordregiveren har indgået kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag,hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2011/S 191-311009 (2011-09-30)