Host Broadcaster til brug for det danske EU-Formandskab 2012
Danmark skal i første halvår af 2012 (1.1.2012 - 30.6.2012) varetage formandskabet for Rådet for Den Europæiske Union med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes 7 uformelle ministermøder, et møde mellem regeringen og EU-Kommissionen samt et antal embedsmandsmøder og -konferencer. Deltagerne vil være ministre, embedsmænd og pressefolk fra medlemslandene i EU samt en række kandidatlande. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 15 000 personer, hvortil skal lægges støttepersonel i form af eksempelvis chauffører, tolke, forbindelsesofficerer, politi m.fl.
Mødeaktiviteterne afholdes i Bella Centret i København i første halvdel af perioden og i Forum Horsens i anden halvdel af perioden. Herudover afvikles en række af embedsmandsmøderne i Eigtveds Pakhus, centraladministrationens eget konferencested, i hele formandskabsperioden. Disse møder skal dog kun dækkes af host broadcaster, hvis Udenrigsministeriet udnytter option herpå, jf. pkt. II.2.2. Forud for formandskabsperioden afholdes Europa-Parlamentets formandskonference, som skal dækkes af Host broadcaster, hvis Udenrigsministeriet udnytter optionen herpå, jf. pkt. II.2.2.
Udenrigsministeriet udbyder leverance af ydelsen host broadcaster i hele perioden. Host broadcaster skal levere:
TV-dækning. Direkte transmission vil finde sted fra officielle pressekonferencer i forbindelse med de syv ministermøder, som hver især strækker sig over flere dage og kan have deltagelse af flere ministre i det enkelte møde, samt fra den officielle pressekonference i forbindelse med Kommissionens besøg og fra stand-up positioner, som kan anvendes af de akkrediterede TV-stationer i forbindelse med de samme møder.
Billed- og lydoptagelser til akkrediterede TV-stationer på konferencestederne og på bestilling til andre TV-stationer. Optagelser skal leveres uden omkostninger for bestillerne (dog skal national og international distribution ske på kommercielle vilkår). Host broadcaster skal ud over pressekonferencerne optage tour de table og familiefoto ved ministermøderne og mødet med Kommissionen samt i nogle tilfælde ministrenes ankomst.
Den tekniske infrastruktur herunder forudsætningerne for input til CCTV og webcast. Infrastrukturen omfatter bla. etablering af MCR (evt. i OB-vogn), kabling af et antal mediebokse med henblik på levering af digitale billed- og lydsignaler samt forbindelse til maksimalt 6 SNG-vogne, levering af billed- og lydsignal til CCTV, levering af videostream til webcast og kabling til 3 standup-positioner. Udenrigsministeriet leverer strømforsyning i nødvendigt omfang, men sikring af ubrudt og konstant strømforsyning til elektronisk udstyr er host broadcasters eget ansvar.
International og national distribution af direkte TV og optagelser på bestilling fra de bestillende TV-stationer. Signaler til de akkrediterede TV-stationers egne SNG-vogne skal leveres uden omkostninger for TV-stationerne. Den internationale og nationale distribution via satellit og kabel skal tilbydes af host broadcaster på kommercielle vilkår.
Et booking office, hvor radio- og TV-stationer kan booke mediebokse, tid til national og international distribution via kabel eller satellit og bestille digitale kopier af optagelser foretaget af host broadcaster samt reservere stand-up positioner.
Udlejning af kameraer og betjeningspersonale til stand-up positioner på bestilling fra de bestillende TV-stationer. Host broadcaster skal tilbyde kameraer, teknisk assistance og operatørassistance til stand-up positionerne på kommercielle vilkår og kan vælge at tilbyde udlejning af andet udstyr samt ENG-teams på kommercielle vilkår.
Host broadcaster skal arbejde tæt sammen med konferencestederne og den valgte leverandør af AV-ydelser, som vil stå for lyd, lys og CCTV på konferencestederne. Samarbejdet vil blive indledt i en planlægningsfase forud for formandskabets start og fortsat bl.a. ved etablering af en styregruppe, som vil være fælles for host broadcaster, AV-leverandøren og konferencestederne.
Host broadcaster er ansvarlig for opsætning, flytning af udstyr og infrastruktur mellem de to konferencesteder og nedtagning af udstyret.
Det bemærkes, at der generelt er tale om en relativt begrænset host broadcaster-ydelse ved de 7 uformelle ministermøder og Kommissionens besøg, og at denne (og presseinteressen) vil varierer en del fra møde til møde. Generelt er der tale om mindre eller mellemstore møder, og der forventes ikke topmøder eller lignende på dansk jord i perioden.
Det er en overordnet rammebetingelse, at EU-formandskabet i 2012 afholdes med særlig vægt på omkostningseffektivitet.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2011-08-25.
Indkøbet blev offentliggjort på 2011-06-17.
Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2011-06-17
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2011-09-30
|
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
|