Framework contract for the provision of booking of flights, hotels and car rentals for EEA staff and meeting participants

EEA Procurement Services

The purpose of this call for tenders is to conclude a contract with a travel agency capable of providing the services and handling the number of travel arrangements — mainly flight tickets but also hotel bookings and car rentals for both the EEA staff members and invitees to EEA meetings as stated below.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2011-05-03. Indkøbet blev offentliggjort på 2011-03-16.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2011-03-16 Udbudsbekendtgørelse
2011-07-20 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2011-03-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Rammekontrakt vedrørende booking af flyrejser, hotelværelser og udlejningsbiler til ansatte og mødedeltagere ved EEA
Mængde eller omfang:
Den samlede anslåede værdi af rammekontrakten for en periode på op til 48 måneder er 4 500 000 EUR.4 500 000
Den samlede værdi af udbuddet: 4 500 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: engelsk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Europæisk institution/agentur eller international organisation
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Hjælpevirksomhed i forbindelse med transport; rejsebureauvirksomhed 📦

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Europæisk institution/agentur eller international organisation
Postadresse: Kongens Nytorv 6
Postnummer: 1050
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: http://www.eea.europa.eu 🌏
E-mail: olivier.cornu@eea.europa.eu 📧
Telefon: +45 33367246 📞
Fax: +45 33367273 📠

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-03-16 📅
Tilbudsfrist: 2011-05-03 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-03-26 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 60-096435
EUT-S-nummer: 60
Yderligere oplysninger
Alle udbudsdokumenter og eventuelle yderligere oplysninger kan downloades fra EEA's eksterne websted på følgende adresse: http://www.europa.eu/about-us/tenders

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Formålet med dette udbud er at indgå en kontrakt med et rejsebureau, der kan levere tjenesteydelser og forestå rejsearrangementer — hovedsageligt reservering af flybilletter, men også booking af hotelværelser og udlejningsbiler — for både ansatte og mødedeltagere ved EEA, som anført nedenfor.
Vis mere
Mængde eller omfang:
Den samlede anslåede værdi af rammekontrakten for en periode på op til 48 måneder er 4 500 000 EUR.
Referencenummer: EEA/ADS/11/002.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: I kontrahentens lokaler.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:
Udelukkelseskriterier — For at være valgbare til at deltage i denne udbudsprocedure må tilbudsgiverne ikke befinde sig i nogen af de udelukkelsessituationer, der er anført i artikel 93 og 94 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25.6.2002, EFT L 248 af 16.9.2002, senest ændret ved Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1575/2007 af 17.12.2007, EUT L 343/9 af 27.12.2007. Til godtgørelse heraf skal tilbudsgiverne indgive en tro og love-erklæring (jf. bilag 2 til udbudsmaterialet) i overensstemmelse med artikel 134 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23.12.2002, EUT L 357/1 af 31.12.2002, senest ændret ved Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 478/2007, EUT L 111/13 af 28.4.2007. I henhold til de samme bestemmelser skal tilbudsgiveren, som kontrakten tildeles, fremlægge bevis, der bekræfter ovennævnte erklæring, medmindre EEA giver afkald på denne forpligtelse.
Vis mere
Juridisk kapacitet — Tilbudsgiverne skal dokumentere, at de er autoriserede til at udføre kontrakten i henhold til national lovgivning, ved at fremlægge bevis for optagelse i handels- eller erhvervsregister eller bevis for momsregistrering. Til godtgørelse af dette skal tilbudsgiveren vedlægge et behørigt udfyldt og underskrevet skema om juridisk status (jf. bilag 3 til udbudsmaterialet), vedlagt en kopi af registrering i handelsregistret og/eller, i givet fald, en kopi af registrering i momsregistret. Ydermere skal tilbudsgivere angive den stat, hvori de har deres hovedsæde, registrerede forretnings- eller hjemsted, ved fremlæggelse af de nødvendige støttedokumenter i overensstemmelse med den pågældende nationale lovgivning.
Vis mere
Økonomisk og finansiel stilling:
Dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet skal fremlægges i form af (et eller flere af) følgende dokumenter:
— behørige bankerklæringer eller bevis for erhvervsansvarsforsikring
— balancer eller uddrag heraf for mindst de seneste 2 år, for hvilke regnskabet er afsluttet, hvis offentliggørelse af balancer er pligtig i henhold til selskabslovgivningen i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret
— en erklæring om den samlede omsætning og omsætningen vedrørende tjenester, som er omfattet af kontrakten, udført i løbet af de seneste 2 regnskabsår.
Hvis, af en særlig grund som EEA finder begrundet, en tilbudsgiver ikke er i stand til at fremlægge de ovenfor anførte referencer, kan den økonomiske og finansielle kapacitet godtgøres ved et hvilket som helst andet middel, som EEA finder tilstrækkeligt.
Vis mere
En økonomisk aktør kan, hvor det er passende og i forbindelse med en bestemt kontrakt, gøre andre enheders kapacitet gældende, uanset den juridiske art af aktørens forbindelse med disse enheder. I så fald skal denne over for agenturet godtgøre sin adgang til de fornødne ressourcer til at udføre kontrakten, for eksempel ved at fremlægge en erklæring fra disse enheder om at stille de pågældende ressourcer til rådighed.
Vis mere
Teknisk og faglig kompetence:
Dokumentation for teknisk og faglig kapacitet skal ske ved fremlæggelse af følgende dokumenter:
1) cv'er med oplysning om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer for virksomhedens ledende medarbejdere og for bookingansvarlige, der er udpeget til at udføre tjenesterne, med påvisning af den ønskede faglige erfaring, jf. nedenstående:
ledende medarbejdere: mindst 1 cv (kontraktforvalter) til påvisning af mindst 5 års relevant erfaring
personer med ansvar for udførelse af tjenesterne: mindst 3 cv'er for bookingansvarlige, med påvisning af mindst 1 års erfaring og dokumentation af sprogkundskaber
2) en liste over tilsvarende tjenester udført i løbet af seneste 3 år, med angivelse af beløb, datoer og modtagere af tjenesterne (offentlige eller private)
3) en angivelse af andelen og omfanget af den del af kontrakten, som tjenesteyderen påtænker at give i underentreprise, inklusive en beskrivelse af tjenesteydelserne i underentreprise og deres omfang Hvis underentreprise ikke påtænkes skal tilbudsgiveren tydeligt anføre dette i budafgivelsesformularen (jf. bilag 1 til udbudsmaterialet)
Vis mere
4) bevis på tilknytning til en rejsegarantiordning som dækker rejsende i tilfælde af virksomhedsafbrydelse eller -ophør ved det pågældende rejsebureau.
Kontraktens udførelse
Krav om deponering og sikkerhedsstillelse:
Som anført i udkastet til rammekontrakt om tjenesteydelser, der er vedlagt udbudsmaterialet som bilag 6.
De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem:
Som anført i udkastet til rammekontrakt om tjenesteydelser, der er vedlagt udbudsmaterialet som bilag 6.
Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have:
Bud kan afgives af konsortier af økonomiske aktører. Hvis et konsortium tildeles en kontrakt, kan det blive anmodet om at antage en bestemt retlig form, inden kontrakten underskrives, hvis en sådan ændring er nødvendig for kontraktens behørige udførelse. Dette kan være i form af en enhed med eller uden juridisk person, men som giver den samme tilstrækkelige beskyttelse af EEA's kontraktlige interesser (afhængigt af de pågældende medlemslande kunne dette eksempelvis være selskabsdannelse eller partnerskab eller en midlertidig sammenslutning). Konsortier skal udpege 1 af deres medlemmer som koordinator, der skal samarbejde med EEA.
Vis mere
Hver konsortiedeltager eller deltager i en sammenslutning skal opfylde de i punkt III.2 anførte betingelser for deltagelse.

Procedure
Rammeaftalens varighed i måneder: 48
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2011-05-10 📅
Oplysninger om autoriserede personer og åbningsprocedure:
Tilbudsgivernes repræsentanter (1 pr. tilbudsgiver) kan deltage i åbningen. Meddelelse herom bedes indgivet senest 6.5.2011 til EEA's indkøbsansvarlige tjenestegrene på e-mail-adressen procurement@eea.europa.eu eller pr. fax til nummer +45 33367273.
Sprog
Sprog: spansk 🗣️
dansk 🗣️
+ 21 mere tysk 🗣️
græsk 🗣️
engelsk 🗣️
fransk 🗣️
italiensk 🗣️
nederlandsk 🗣️
portugisisk 🗣️
finsk 🗣️
svensk 🗣️
tjekkisk 🗣️
estisk 🗣️
ungarsk 🗣️
litauisk 🗣️
lettisk 🗣️
maltesisk 🗣️
polsk 🗣️
slovakisk 🗣️
slovensk 🗣️
irsk 🗣️
bulgarsk 🗣️
rumænsk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Navn på ordregivende myndighed: EEA's indkøbstjeneste
Kontakt
Enhed: hr. Olivier Cornu
Køberprofilens adresse: http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders 🌏
Land: Luxembourg 🇱🇺

Reference
Identifikatorer
Referencenummer tildelt af den ordregivende myndighed: EEA/ADS/11/002.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Retten
Postadresse: rue du Fort Niedergrünewald
Postby: Luxembourg
Postnummer: 2925
Land: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: cfi.registry@curia.europa.eu 📧
Telefon: +352 4303-1 📞
Internetadresse: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Der kan indgives klage til Retten senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren (modtagelsesdato) eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, den dag, den pågældende person fik kendskab til de relevante oplysninger. En klage til Den Europæiske Ombudsmand har ingen opsættende virkning på ovennævnte sidste frist for indgivelse af en klage.
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Samme som: Gennemgå organ
Kilde: OJS 2011/S 060-096435 (2011-03-16)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2011-07-20)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 4 500 000 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: procurement@eea.europa.eu 📧

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2011-07-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2011-07-30 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2011/S 145-239854
Henviser til bekendtgørelse: 2011/S 60-096435
EUT-S-nummer: 145
Yderligere oplysninger
Rammekontrakten er gyldig for en indledende periode på 24 måneder, at regne fra datoen for underskrivelse, med mulighed for 1 forlængelse for en periode på 24 måneder.

Objekt
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: i kontrahentens lokaler.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kriterium: 1. Forståelse af kontraktens omfang og foreslået metodologi (kriterium 1.1): Bud vil blive evalueret på grundlag af forståelsen af udbuddets mål og den overordnede kvalitet, fuldstændighed, klarhed og præsentation (10.)
2. Forståelse af kontraktens omfang og foreslået metodologi (kriterium 1.2): Bud vil blive evalueret på grundlag af den foreslåede tilgang, metodologi og værktøjer, der vil blive anvendt til booking, og på grundlag af de foranstaltninger til sikring af tjenesteydelsernes kvalitet, som godtgjort i en kort præsentation (højst 3 A4-sider) (30.)
3. Ledelsestilgang (kriterium 2): Bud vil blive evalueret på grundlag af organisation, fleksibilitet, serviceorientering (f.eks. åbningstider, serviceniveau, bistand, tilpasningskapacitet til skiftende omstændigheder osv.), som godtgjort i en kort præsentation (højst 2 A4-sider) (10.)
4. Miljøpolitik (kriterium 3): beskrivelse af tilbudsgiverens miljøpolitik med angivelse af status for implementering samt beskrivelse af mekanismer og mulige projekter for direkte udligning af CO2-emissioner (højst 2 A4-sider) (10.)
5. Pris (40.)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2011-06-14 📅
Postadresse: via Antonio Gramsci 72, Guardiagrele
Postby: Chieti
Postnummer: 66016
Land: Italien 🇮🇹
Internetadresse: http://www.senecabtc.com 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 1

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Kilde: OJS 2011/S 145-239854 (2011-07-20)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Produkter/tjenester:
Tjenester i forbindelse med hotel,... Hotelvirksomhed Transporttjenester (ikke affaldstransport) Vejtransport Jernbanetransport Lufttransport Hjælpevirksomhed i forbindelse med...